CIRCULAR

 

VAD-CO-004

 

San Juan de Pasto, Abril 29 de 2008.

 

PARA:        

 

COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL

Universidad de Nariño

 

DE:

 

JOSÉ LUÍS BENAVIDES PASSOS

Vicerrector Administrativo

 

ASUNTO:

 

 

Implementación de Formatos del Sistema de Gestión de Calidad – Formato Único de Adquisición de Bienes y Servicios

 

Conforme a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, se informa a toda la Comunidad Universitaria que para cualquier solicitud de adquisición de bienes o servicios cualesquiera que sea su cuantía, deberá adoptarse el FORMATO ÚNICO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS, el cual deberá diligenciarse conforme a su respectivo instructivo.

 

Dicho formato y su respectivo instructivo pueden descargarse en los siguientes links:

 

  1. FORMATO ÚNICO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
  2. INSTRUCTIVO

 

Dicho formato se implementa a partir de la fecha y deberá adoptarse por las dependencias a más tardar hasta el día 04 de Mayo de 2009, toda solicitud que no se presente en el formato en mención, después de esa fecha se tendrá por no escrita.

 

Cualquier inquietud sobre el asunto, la podrán dirigir al correo electrónico gestioncalidadfinanciera@udenar.edu.co, y con gusto será atendida.

 

Atentamente,

 

JOSÉ LUÍS BENAVIDES PASSOS

Vicerrector Administrativo

 

 

CIRCULAR

TEMA: SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE BIENES O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

 Se informa que a partir del fecha en curso, la Vicerrectoría Administrativa, siendo la dependencia responsable de la adquisición de bienes y contratación de servicios, únicamente recibirá las solicitudes que se presenten en medio físico y en medio magnético vía correo electrónico (compras@udenar.edu.co), en el “FORMATO ÚNICO DE SOLICITUD DE BIENES Y/O SERVICIOS - CDP”, código: VAD-REF-FR-01.

 El formato se lo puede descargar del Link, o será entregado por la Vicerrectoría Administrativa, vía correo electrónico (compras@udenar.edu.co).

 Para el diligenciamiento del formato y el trámite de la compra o contratación se debe tener en cuenta que la solicitud esté justificada en una necesidad prioritaria, un Plan de Acción, un Proyecto o un Convenio, de acuerdo al siguiente instructivo:

INSTRUCTIVO PARA ADQUISICIÓN DE BIENES Y/O CONTRATACIÓN DE SERVICIOS

No

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

1

-Si es solicitud de equipo de cómputo o sistemas (Ver listado Comité de Compras), se debe solicitar el visto bueno del Comité de Sistemas, diligenciando el numeral (7) del formato cód. VAD-REF-FR-01

-Solicitar la adquisición de bienes o contratación de servicios, diligenciando desde el numera (1) hasta el (6.4.5.) en el formato cód. VAD-REF-FR-01.

-Las casillas que inician con (*) sólo se diligencia cuando se lo requiera.

Formato único de solicitud de bienes y/o servicios - CDP, cód. VAD-REF-FR-01

Director de Dependencia

2

Autorizar la cotización, o rechazar la solicitud, diligenciando el numeral (9), de acuerdo a la justificación y prioridad de la solicitud.

Formato único de solicitud de bienes y/o servicios - CDP, cód. VAD-REF-FR-01

Vicerrectoría Administrativa

3

Cotizar el valor de la solicitud

Formato único de solicitud de bienes y/o servicios - CDP, cód. VAD-REF-FR-01

Asistente Vicerrectoría Administrativa

4

Verificar la disponibilidad presupuestal para cubrir de la solicitud, diligenciando el numeral (10).

Formato único de solicitud de bienes y/o servicios - CDP, Cod. VAD-REF-FR-01

Asistente Vicerrectoría Administrativa – Oficina de Presupuesto

5

Autorizar la compra o contratación y la expedición del CDP, o rechazar la solicitud, diligenciando el numeral (11), de acuerdo a la viabilidad económica de la solicitud.

Formato único de solicitud de bienes y/o servicios - CDP, cód. VAD-REF-FR-01

Vicerrectoría Administrativa

6

Tramitar la Compra

-Formato único de solicitud de bienes y/o servicios – CDP, Cod. VAD-REF-FR-01

-CDP

-Orden de Compra

Vicerrectoría Administrativa

7

-Cuando es compra recibir y entregar el bien

-Cuando es servicio, recibir a Satisfacción el Servicio

-Nota de Ingreso

-Documento de Entrega

-Recibo a satisfacción

-Almacén y Suministros

 

-Dependencia

8

Tramitar el Pago

Orden de Pago

-Vicerrectoría Administrativa

-Área Financiera

 

Notas aclaratorias:

¨       Las solicitudes de bienes y servicios deben estar justificadas con base en necesidades, Planes de Acción, Proyectos, y Convenios, reales y prioritarios.

¨       El solicitante debe diligenciar únicamente desde la casilla número (1) hasta la (6.4.5.) y cuando son equipos de computo o sistemas, gestionar la aprobación para que se diligencie el numeral (8)

¨       Las casillas que inician con asterisco (*) se diligencian únicamente cuando se requieran.

¨       Los Elementos que no estén correctamente especificados, se eximirán del trámite de compra.

¨       El formato Cod. VAD-REF-FR-01, diligenciado, debe ser enviado al correo compras@udenar.edu.co, para agilizar la cotización; y presentado en medio físico, en la Vicerrectoría Administrativa

DESCARGAR FORMATO PARA SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS