ALMACÉN Y SUMINSTROS
San Juan de Pasto, 5 de Septiembre de 2016.
Para:
RECTOR, VICERRECTORES, SECRETARIA GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS, JEFES DE DEPENDENCIAS, COORDINADORES DE PROYECTOS Y/O CONVENIOS, PERSONAL DOCENTE, PERSONAL ADMINISTRATIVO EN GENERAL, ESTUDIANTES DE LA SEDE CENTRAL Y EXTENSIONES QUE TENGAN A SU CARGO LA CUSTODIA Y USO DE BIENES DE PROPIEDAD DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
De:
JEFATURA DE ALMACÉN Y SUMINISTROS, VICERRECTORíA ADMINISTRATIVA, CONTROL INTERNO Y GESTIÓN.
Asunto:
CUMPLIMIENTO ESTRICTO A NORMALIDAD EXISTENTE EN REFERENCIA A LA CONSERVACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
Con el propósito de mantener actualizado el inventario de bienes muebles, equipos y enceres al servicio de la Universidad de Nariño y facilitar el manejo y administración del mismo, el Acuerdo Número 029 del 2007 expedido por el Consejo Superior de la Universidad; en el Capítulo III, numeral 3.1 señala:
“Las personas al servicio de la UNIVERSIDAD DE NARIÑO en su carácter de jefes de oficinas o dependencias, empleados, trabajadores de cualquier categoría, o contratistas que tengan a su cargo bienes en uso, administración o custodia, deberán dar cumplimiento a lo siguiente:
b) Los funcionarios designados como jefes de oficinas o dependencias, al tomar posesión de sus cargos exigirán, a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo (…)
c) Cuando una de las personas definidas en los dos literales anteriores cese en sus funciones o sea trasladada a otro empleo o sitio, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tenía a su cargo (…)
3.2. Responsabilidad Administrativa y Disciplinaria
La firma de los inventarios por parte de las personas a que se refiere este Acuerdo, implica responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal por razón de los bienes de los cuales se hagan cargo y, por lo tanto, serán responsables directa e individualmente por la pérdida, daño o deterioro de los mismos, salvo que provengan del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja. (…)
3.2.4. – Cuando por olvido u omisión del jefe de la oficina o dependencia entre en funciones o se retire un empleado, trabajador o un contratista, sin firmar recibo o efectuar devolución de los bienes a su cargo, o comience a trabajar o termine su compromiso cualquiera de esas personas, no firme los inventarios ordenados, los faltantes o daños que posteriormente se encuentren quedarán bajo la responsabilidad del jefe respectivo.
¨ Para la expedición de finiquitos o de certificados de paz y salvo por todo concepto que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar otro empleo o a firmar un contrato con la Nación, será requisito fiscal indispensable que se acredite por el interesado que entregó a satisfacción los bienes públicos que tenía a cualquier título y bajo su responsabilidad, mediante certificado del superior administrativo correspondiente.
Nota. Toda persona que asuma la responsabilidad para el desempeño de un nuevo cargo (nombramiento de contrato o traslado) , como el que cesa de sus funciones , tendrán como máximo 10 días para entregar y recibir mediante acta el inventario de la dependencia o los bienes confiados bajo su responsabilidad. Como también se hace necesario de que los jefes de oficinas o dependencias informen sobre los movimientos del personal a su cargo (jubilados, fallecidos, retirados, o traslados a otras dependencias), esto con el fin de actualizar la base de datos de los inventarios de Almacén.
7.1.2. – Obligación del Jefe de Control Interno de rendir en el informe anual la relación de las personas que no hubieren hecho entrega oportuna de los inventarios.
El Jefe de Control Interno velará por el estricto cumplimiento de este Acuerdo, y queda obligado a rendir en el Informe Ejecutivo Anual de Control Interno, una relación de las personas que no hubieren hecho entrega oportuna de los inventarios con inclusión de los nombres y apellidos completos, cargo que desempeñan y dependencia.
Atentamente
LUIS A. ROSERO CEBALLOS
Jefe de Almacén y Suministros
HUGO RUIZ ERASO
Vicerrector Administrativo
MARIA A. INSUASTY CUELLAR
Control Interno y Gestión