UNIVERSIDAD DE NARIÑO
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y CONTROL INTERNO
CIRCULAR CONJUNTA No. 026
De:
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y CONTROL INTERNO GESTIÓN
Para:
VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTROS, COORDINADORES DE PROYECTOS Y CONVENIOS, JEFES DE DEPENDENCIA, DOCENTES, PERSONAL ADMINISTRATIVO EN GENERAL Y CONTRATISTAS SEGÚN CORRESPONDA.
Fecha:
20 de diciembre de 2016
Asunto:
CUMPLIMIENTO DE CRONOGRAMA DE CIERRE EN LA ENTREGA DE CUENTAS Y LEGALIZACIÓN DE AVANCES Y CAJAS MENORES, RESPECTIVAMENTE.
En atención a las directrices impartidas por la Alta Dirección en cuanto a mejorar de manera permanente todos los trámites administrativos que apoyan en el desarrollo del quehacer institucional, se estableció un cronograma de cierre; sin embargo, se evidenció en reunión sostenida los días 16 y 19 de diciembre, que existe un número significativo de cuentas pendientes de trámite en las diferentes dependencias administrativas, académicas y de convenios.
Por lo anterior, nos permitimos informar que todo el personal que tenga a cargo el trámite de cuentas, pagos, legalización de avances y de cajas menores, son los directamente responsables de entregar de forma obligatoria y oportuna dichos documentos a la Oficina de Revisoría de Cuentas, por lo tanto se dará un último plazo hasta el 23 de diciembre de 2016. Evidenciando el cumplimiento pleno de todos los requisitos según corresponda (contratación, vinculación, documentos presupuestales y demás), más cuando esta información es indispensable para el registro contable y cierre presupuestal del periodo 2016.
La Oficina de Presupuesto y Tesorería únicamente expedirán registros presupuestales y PAC hasta el día 23 de diciembre de 2016.
En vista de lo expuesto, se debe atender a las siguientes consideraciones, a fin de no incurrir en faltas disciplinarias consagradas en el Art. 34 de la Ley 734 de 2002, así:
- La Universidad de Nariño se encuentra en proceso de implementación del Nuevo Marco Normativo Internacional de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) establecido mediante Resolución No. 533 de 2015, emitida por la Contaduría General de la Nación, para lo cual es urgente presentar los estados financieros del año 2016, continuando así con las actividades de convergencia hacia esta nueva norma.
- Es obligatorio presentar el informe de cierre financiero, con el objeto de constituir Recursos de Balance para continuar ejecutando en el año 2017, para lo cual es indispensable que se encuentren registrados todos los gastos contratados en el año 2016.
- En la segunda semana de enero de 2017, se presenta y paga la Declaración de Retención en la Fuente del mes de diciembre de 2016 ante la DIAN, relacionada a todos los descuentos efectuados a las cuentas por concepto de: compras, servicios, honorarios, construcciones, arrendamientos, entre otros. En el mismo sentido, se recalca nuevamente que todos los gastos de dicho periodo deben quedar registrados hasta el 30 de diciembre de 2016.
Es de anotar que una de las consecuencias de registrar cuentas en el mes de enero de 2017, es decir de manera extemporánea, es que los mentados procedimientos retrasan y a su vez modifican la declaración de retención en la fuente, lo cual tiene implicaciones como sanciones económicas e intereses de mora. Estos dineros por ningún motivo pueden ser atribuibles al ente universitario y por tanto estas erogaciones tendrán que ser asumidas por la persona que no presentó a tiempo dichas cuentas.
Por todas las razones anteriores, comedidamente se hace un llamado de atención a: Jefes de Dependencia Académico-Administrativa, secretarias, Auxiliares Administrativos, Docentes y Personal en general que se encargan de trámites de pagos, Órdenes de Pago y Legalización de Avances y Cajas Menores, para que toda actuación se dé con apego a las normas internas y externas y así poder presentar los informes respectivos, evitando incurrir en posibles sanciones por no ser autorizadas estas operaciones por entes de control.
Agradecemos su amable atención y colaboración.
MARCO HUGO RUIZ ERASO
Vicerrector Administrativo
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe de Control Interno