UNIVERSIDAD DE NARIÑO
SECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Y MANTENIMIENTO
CIRCULAR No. 001
Para:
UNIDADES ACADEMICAS Y ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE NARIÑO
De:
OSVALDO INSUASTY IBARRA
Director Sección de Servicios Generales y Mantenimiento
Fecha:
01 de febrero de 2017
Asunto:
SOLICITUD DE TRANSPORTE PARA PRÁCTICAS ACADÉMICAS Y COMISIONES ADMINISTRATIVAS – SEMESTRE A DE 2017.
Cordial saludo,
Con el objeto de brindar un servicio de transporte eficiente y oportuno a las diferentes unidades académicas y administrativas de la Universidad de Nariño, para el semestre A de 2017, agradecemos se sirvan tener en cuenta las siguientes recomendaciones; adicionalmente lo establecido en los acuerdos No. 041 de Mayo 16 de 2000 y No. 165 de Noviembre 04 de 2014 emanados por el Honorable Consejo Académico.
“Se recomienda a las diferentes unidades académicas en lo posible programar y ejecutar las salidas de campo a inicios de semestre, a fin de evitar acumulación de prácticas académicas, generando inconvenientes en la prestación eficiente y oportuna del servicio al final del periodo”
- La Sección de Servicios Generales y Mantenimiento suministrará el servicio de transporte para las prácticas académicas previa solicitud efectuada a través de la página web: www.udenar.edu.co, en el link: Dependencias/Servicios Generales y Mantenimiento/ Solicitudes/Practicas académicas, hasta el día 24 de Febrero de 2017.
- En el formato “Solicitud de Transporte”, se deberá relacionar la siguiente información: Datos del responsable de la practica o comisión administrativa, así mismo se debe especificar con claridad la fecha, número de estudiantes y ruta exacta donde se llevará a cabo el desplazamiento, indicando: Departamento, municipio, corregimiento, vereda y kilómetro exacto donde se va a llevar a cabo el desplazamiento; estas indicaciones son necesarias tanto para brindar instrucciones a los conductores así mismo como el suministro de combustible para el vehículo asignado.
- Para los desplazamientos superiores a un (01) día pernoctado se deberá presentar previamente copia del acuerdo del consejo de facultad, en el caso de la comisión administrativa, de servicios y ejecución de proyectos y/o convenios, copia del acto administrativo. Adicionalmente se debe suministrar información con referencia a: Número de estudiantes expedido por la oficina de registro académico (OCARA). Así mismo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que ampare los gastos de desplazamiento: Viáticos conductor, combustible, peajes, parqueadero. Así mismo una vez efectuado el desplazamiento radicar copia de las facturas del gasto de combustible en la Oficina de Servicios Generales y Mantenimiento, con el fin de elaborar balance general del consumo por semestre. Información que debe enviarse al correo: sgenerales@udenar.edu.co
- Toda práctica académica o comisión administrativa debe tener un fundamento académico o misional. La cual debe ejecutarse en compañía del responsable, con el fin de que lleve un estricto control de cumplimiento en el horario, destino, número de estudiantes, así mismo velar por el buen comportamiento de los estudiantes y del conductor durante la realización de la misma; de igual manera por el buen uso y trato del vehículo; principalmente la silletería y aseo del mismo. Por lo anterior cinco (05) minutos antes de la salida el responsable del desplazamiento junto con el representante del grupo firmaran un acta de compromiso a fin de garantizar el buen desarrollo de la actividad académica.
- Todo cambio en los datos registrados en el formato “Solicitud de Transporte” debe ser informado a esta dependencia con la debida anticipación (2 días).
- El responsable de la práctica o comisión administrativa deberá entregar en su totalidad y de manera obligatoria al conductor, al inicio del desplazamiento, los viáticos que legalmente le corresponden de acuerdo a la relación de gastos establecida desde la Sección de Servicios Generales y Mantenimiento.
- Los dineros con destino al pago de combustible, peajes, viáticos de los estudiantes, viáticos del docente, parqueaderos, alojamiento, etc. deben ser administrados única y exclusivamente por el responsable de la práctica o comisión administrativa; por tanto, por ninguna razón estos dineros podrán ser manejados por el conductor; no obstante, es necesario que los recibos de consumo de combustible, peajes, parqueadero u otro gasto relacionado con el desplazamiento de un vehículo, deben estar debidamente firmados por el conductor(es) asignado(s) como comprobante de dichos consumos.
- Por norma legal para los usuarios del servicio de transporte, en los desplazamientos que se realicen en función de las diferentes prácticas académicas o comisiones administrativas se prohíbe el abordaje de personas ajenas a la universidad y estudiantes no matriculados en la asignatura, todo con el fin de evitar contratiempos legales en los procesos de responsabilidad y cubrimiento de pólizas SOAT, contractuales y extracontractuales. De la misma manera, se prohíbe sobrepasar la capacidad máxima permitida para cada vehículo. En los recorridos de un día la hora de llegada a la Ciudad de Pasto, será como máximo a las 7:00
- Las prácticas por fuera del departamento en lo posible se desarrollarán con el servicio de dos (02) conductores; esto con el fin de ofrecer mayor seguridad en el desplazamiento. En ese sentido, es necesario que la facultad, programa o dependencia incluya en el presupuesto de la práctica lo concerniente a viáticos del segundo conductor. En algunos casos cuando no haya disponibilidad de dos (02) conductores, el recorrido se realizará con uno, de acuerdo a rutas previamente establecidas. Los recorridos diarios con un solo conductor no deben superar las 10 horas.
- La salida y llegada, se hará en presencia del responsable y será únicamente desde las instalaciones de la Universidad de Nariño (Centro, Torobajo y VIPRI); Los conductores no tienen autorización para recoger en puntos diferentes o trasladarse a lugares distintos a los autorizados; salvo en los casos de fuerza mayor. Si existe algún cambio en la ruta se debe realizar siguiendo el conducto regular establecido..
- Se recuerda que está terminantemente prohibido el consumo de cigarrillo, licores y sustancias psicoactivas durante el desplazamiento; el docente responsable de la práctica asumirá las consecuencias ante el desacato a esta norma.
- Los horarios de salida y de llegada son de estricto cumplimiento, lo mismo que las fechas programadas para la realización de las prácticas o comisiones académicas; en casos excepcionales los conductores podrán esperar máximo 15 minutos para la hora de partida. La tardanza en el regreso será justificada únicamente por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y/o soportado.
- En caso de que una misma práctica académica se programe para estudiantes de diferentes semestres, se solicita a los docentes programarla para que se realice en una misma fecha, siempre y cuando el número de participantes no sea mayor a 35 estudiantes.
- El responsable de la práctica o comisión administrativa reunirá y verificará los requisitos y documentos necesarios para el desplazamiento (Documentos de identidad, permisos, seguros, carnets, etc.) principalmente en los recorridos fuera de Colombia.
- Los solicitantes del servicio de transporte deben confirmar la realización de sus prácticas: con cinco (05) días de antelación para las prácticas mayores a un día y con tres (03) días para las prácticas de un día; en caso de NO ser confirmadas se entenderá QUE HAN SIDO CANCELADAS y la Sección de Servicios Generales y Mantenimiento dispondrá del transporte para otros desplazamientos.
- Todas las solicitudes que No hayan sido reportadas a comienzo del semestre en el formato “solicitud de transporte”, quedarán sujetas a la disponibilidad de transporte.
- Las prácticas no realizadas en las fechas programadas podrán ser aplazadas para fechas posteriores siempre y cuando exista disponibilidad de transporte.
- Las solicitudes de transporte para asistir a congresos, seminarios, coloquios o eventos diferentes a las prácticas académicas deben contar con el visto bueno del señor Rector de la Universidad y se programarán siempre y cuando exista disponibilidad de vehículos.
- Por razones de seguridad no se autoriza el servicio de transporte a las zonas que presenten problemas de orden público.
- Como parte del proceso de gestión de calidad el docente o responsable del desplazamiento debe calificar el servicio prestado en el formato SSG-REF-FR-17 o “Control de Servicio de Transporte” y si es el caso reportar en el mismo formato las novedades presentadas en la realización de la práctica.
- En el evento que la Sección de Servicios Generales y Mantenimiento, por uno u otro motivo no pueda atender la solicitud de transporte con el parque automotor de la Universidad, la unidad académica o administrativa solicitante gestionará dentro de sus posibilidades la prestación del servicio con transporte externo. En este caso, todos los términos contractuales y legalización del servicio estarán a cargo del responsable de la práctica o comisión administrativa.
- Para el desarrollo de las prácticas académicas o comisiones administrativas se recomienda programar tomando como base la austeridad en el gasto y el uso racional del parque automotor.
Me permito recordarles que la eficiencia y oportunidad en la prestación del servicio de transporte depende de una correcta programación y coordinación de las actividades; por tanto, respetuosamente solicito se sirvan tener en cuenta las anteriores recomendaciones, de igual forma el manual de convivencia de nuestra universidad.
Esta sección atenderá sus observaciones y sugerencias en el horario de oficina: Lunes a Viernes de 8:00-11:00 am y 2:00-5:00 pm o a los teléfonos: 3206752983-3137326179 – 7311880. De igual forma durante todo el desplazamiento cuando así se requiera.
Atentamente,
OSVALDO INSUASTY IBARRA
Director de Servicios Generales y Mantenimiento
