CIRCULAR CONJUNTA 001



	CIRCULAR CONJUNTA 001 (San Juan de Pasto, 08 de enero de 2008) LAS OFICINAS DE CONTROL INTERNO Y DE REVISORIA DE CUENTAS, se permiten informar a los funcionarios de la Universidad de Nariño que realicen compras, manejen avances, recursos de cajas menores, etc., que al momento de realizar pagos se debe tener en cuenta el cumplimiento de requisitos legales, estatutarios y reglamentarios, como: (Se presentan los casos más comunes, lo no contemplado favor consultar de manera previa) RETENCIONES Y DEDUCCIONES POR - 10% servicios calificados (honorarios) persona natural, sobre cualquier pago. - 11% servicios calificados (honoraros) persona jurídica, sobre cualquier pago. - 6% servicios en general, persona no declarante de renta, pagos iguales o superiores a $88.000 - 4% servicios en general, persona declarante de renta, para pagos iguales o superiores a $88.000. - 3.5% servicios de alojamiento y restaurante, para pagos iguales o superiores a $88.000. - 4% alquiler o arrendamiento de bienes muebles, sobre todo pago. - 3.5% alquiler o arrendamiento de bienes inmuebles, para pagos iguales o superiores a $595.000. - 1% Servicios de transporte de carga, para pagos iguales o superiores a $88.000. - 3.5% Servicios de transporte de pasajeros terrestre, para pagos iguales o superiores a $595.000 - 2% Servicios integrados de Salud, prestados por IPS, para pagos iguales o superiores a $88.000. - 3.5% Compras y otros ingresos tributarios en general, para pagos iguales o superiores a $595.000. Estas retenciones no operan si el proveedor indica en su factura que se encuentra autorizado como AUTORETENEDOR. Cuando no se debe efectuar una retención?. Cuando según la base no aplica de acuerdo a la información suministrada, cuando el pago se hace a una entidad del estado, cuando la DIAN ha catalogado al proveedor como no contribuyente del impuesto, cuando son entidades de control y vigilancia de la superintendencia financiera, cuando son entidades sin ánimo de lucro (fundaciones, Institutos, Corporaciones, etc.). - 50% del valor del IVA facturado, teniendo en cuenta que se haya cumplido la base para practicar retención en la fuente. (Esta retención de IVA, no opera si el proveedor indica en su factura que es GRAN CONTRIBUYENTE). OTRA INFORMACION. - 2% Estampillas del Departamento, para todo pago dentro del Departamento. - 5 x mil estampillas Udenar, para todo pago dentro del Departamento. - Retención de industria y Comercio (pagos a proveedores de la ciudad de Pasto) tarifa general del 6 x mil. - En el caso de realizar pagos por servicios iguales o superiores a un salario mínimo debe anexarse copia de aportes a salud y pensión, Salud 12.5%, pensión 16%, base de cotización para independientes el 40% del valor bruto del contrato, orden o pago. - En los contratos y órdenes de prestación de servicios debe incluirse una cláusula que indique “El contratista se compromete a cumplir con sus obligaciones frente al sistema de seguridad social integral. El incumplimiento de esta obligación será causal para la imposición de multas sucesivas hasta tanto se de el cumplimiento, previa verificación de la mora - Los pagos de retenciones y deducciones deben hacerse en el mismo periodo de la factura o documento soporte, a nombre del beneficiario del pago con su respectiva identificación. - Para los casos de factura que registren IVA, se debe presentar dos fotocopias de la factura a la sección de contabilidad a más tardar en los primeros Díez (10) días del mes siguiente de la fecha de la factura para recuperación del IVA ante la DÏAN, de no hacerse así, será de cargo del responsable del avance los valores de IVA facturados. Los soportes deben ser originales y estar expedidos a nombre de la UNIVERSIDAD DE NARIÑO Nit. 800.118.954 – 1, deben anexarse libres de enmendaduras y tachaduras. Los proveedores del régimen común están obligados a expedir factura la cual debe cumplir con los siguientes requisitos: - Estar denominada expresamente como factura de venta. (preimpreso) - Identificación del proveedor (Apellidos y nombre o razón y nit del proveedor, dirección, teléfono, etc.). (preimpreso) - Apellidos y nombre o razón social y nit del adquiriente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. - Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. (preimpreso) - Fecha de expedición. - Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. - Valor total de la operación. - El nombre o razón social y el nit del impresor de la factura. (preimpreso) - Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. - Resolución de autorización de facturación, rango y fecha de expedición. Los proveedores de Régimen simplificado deben expedir un documento equivalente y aportar copia del RUT. Para la adquisición de elementos controlables o de consumo controlables, se debe gestionar en Almacén la “nota de ingreso”. Legalización de avances: Documentos que se deben presentar. (Original y copia) - Copia del acto administrativo de autorización de avance, con su presupuesto. - Copia del certificado de disponibilidad presupuestal. - Facturas o documentos soporte del gasto de acuerdo al presupuesto aprobado y autorizado en el avance, en originales y pegados en hojas debidamente foliadas. (los soportes no pueden ser de fecha previa a la expedición del avance y su registro presupuestal, deben contar con un sello de cancelado o timbre de maquina registradora), deberán estar firmados por el proveedor y el manejador del avance o caja menor. - Anexar relación de gastos, en la cual se indique fecha, número de documento soporte, nombre del proveedor, número de nit, valor del documento soporte, retenciones y/o deducciones realizadas y valor pagado. - Recibo de pago en tesorería del saldo no utilizado si lo hubiere. (De este recibo sacar 2 copias y entregar una a la persona responsable del PAC y otra a la persona responsable del registro presupuestal, para los correspondientes ajustes), de esta entrega se obtendrá la correspondiente firma en el recibo original. - En los casos de viáticos o gastos de viaje, anexar certificados de participación o asistencia a la comisión, tiquetes de transporte o colillas de pasajes aéreos o pasa bordos, copia del informe rendido al ordenador del gasto, si en el avance se incluyen valores para pago de inscripciones, se anexará la factura o soporte correspondiente. - En el caso de prácticas académicas, anexar: certificados de cumplimiento de la práctica, relación detallada y firmada por los estudiantes que participaron, incluyendo el valor del apoyo económico pagado, soportes de peajes, pago de combustibles, viáticos a conductor, viáticos a docentes, copia del informe de la practica, etc. Ejemplo de retenciones y deducciones en compras, el proveedor no es ni auto retenedor ni gran contribuyente Valor del bien $600.000.00 Valor del iva $ 96.000.00 Valor total de la factura $696.000.00 Valor de la retencion 3.5% sobre $600.000.00 $21.000.00 Valor de reteica 6 x mil sobre $600.000.00 $ 3.600.00 Valor de reteiva 50% sobre $ 96000.00 $48.000.00 Estampilla Departamento 2% $696.000.00 $13.920.00 Estampilla Udenar 5 x mil $696.000.00 $ 3.480.00 Valor a pagar al proveedor: $606.000.00 LOURDES FEUILLET MIGUEL VALENCIA P JEFE DE CONTROL INTERNO REVISOR DE CUENTAS.