Unidad de Gestión Documental y Archivo

• Número de Carpeta en la Gaveta: Corresponde al número que ocupa la carpeta dentro de la gaveta en el archivador (Ejemplo: 1). Durante el tiempo de permanencia en el archivo de gestión, este número se diligencia a lápiz.
• Código y Número: Estos espacios se dejan en blanco.
• FONDO: Nombre de la Institución (UNIVERSIDAD DE NARIÑO)
• SECCIÓN: Nombre de la Dependencia a la que se encuentra adscrita la Unidad (ejemplo: SECRETARIA GENERAL)
• SUBSECCIÓN: Nombre de la Oficina productora de documentos que depende jerárquicamente de la Sección (ejemplo: UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA)
• Unidad Documental: Marque con una X si la Unidad documental es simple o expediente
• SERIE: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. (Ejemplos: HISTORIAS, CONTRATOS, ACTAS, INFORMES, entre otros.)
• SUBSERIE O ASUNTO: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. (Ejemplos 1: SERIE: HISTORIAS -SUBSERIE: HISTORIAS LABORALES;  Ejemplos 2 SERIE: ACTAS – SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉ CURRICULAR)
• Titulo de la Carpeta: Este aspecto aplica en caso de marcar la Unidad documental con X el item Simple;Corresponde al nombre del asunto (Ejemplo 1: SERIE: RESOLUCIONES -SUBSERIE: RESOLUCIONES RECTORÍA; Titulo de la Carpeta: RESOLUCIONES RECTORÍA 2018-01
• Título del Expediente: Este aspecto aplica en caso de marcar la Unidad documental con X el item Expediente; se escribe el nombre del expediente (Ejemplo 1: SERIE: HISTORIAS -SUBSERIE: HISTORIAS LABORALES; Titulo del Expediente: LUZ ANGELA ORDÓÑEZ GÓMEZ)
• Expediente o Carpeta Número: Identificar el número de carpetas de un expediente. (Ejemplo 1 de n)
• Número de Folios: corresponde a la cantidad de folios existentes dentro de un expediente (Ejemplo: del 15 al n)
• Fechas Extremas: Debe escribir la fecha identificada en el primer documento de la carpeta hasta la última fecha identificada en el último documento de la carpeta (Ejemplo: 2018-01-01 hasta 2018-06-30)

• Dependencia: Registrar el nombre de la dependencia o unidad académica o administrativa de la cual dependa la oficina productora de los documentos. (Ejemplo: UNIDAD DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA).
• Serie: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. (Ejemplos: HISTORIAS, CONTRATOS, ACTAS, INFORMES, entre otros.).
• Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. (Ejemplos 1: SERIE: HISTORIAS -SUBSERIE: HISTORIAS LABORALES;  Ejemplos 2 SERIE: ACTAS – SUBSERIE: ACTAS DE COMITÉ CURRICULAR)
• Nombre del Expediente: En este espacio se describe el Título de la carpeta o el Título del expediente que esta previamente identificado en el Formato Rótulo de Carpeta. (ejemplo: INFORME DE GESTIÓN 2018)
• Fecha de Diligenciamiento: Corresponde a la fecha en el orden Año – Mes – Día, en que se diligencia el formato
• FECHA: Registrar la fecha en orden de Año, Mes, Día, tomando como fecha inicial la de radicación del documento, fecha de recibido o la de producción del documento, en caso de no existir fecha registrar “Sin fecha”
• TIPO DOCUMENTAL: Registrar el nombre del documento de acuerdo con la estructura y contenido del mismo
• FOLIOS:  Registrar el número o números de folios que componen cada tipo documental (ejemplo:  1 – 5)
  NOTA: Cuando la hoja tenga contenido escrito por los dos lados, se debe tener en cuenta las convenciones, en este caso se diligencia el número de folio seguido de las letras R/V.
• OBSERVACIONES:   Registrar las novedades que pueda presentar el tipo documental que se está describiendo
  (ejemplo: a.    La segunda hoja se encuentra ilegible, rasgada, incompleta, manchada
  b.    Faltan folios, Tipo documental incompleto)
• Nombre Completo del Funcionario Responsable del Archivo de Gestión:   Escribir el nombre completo del responsable del Archivo de gestión.
• Nombre Competo del jefe de la Dependencia: Escribir el nombre completo del líder del proceso

Nota 1: tenga en cuenta que de acuerdo con el número de folios deberá actualizar en el encabezado el número de página.

• Entidad remitente: Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir, en el caso de donaciones.
• Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produce o produjo los documentos.
• Unidad académica-administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
• Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
• Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales por entrega de cargo.
• Hoja N°. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. De: Se registrara el total de hojas del inventario.
• Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia. No diligenciar.
• Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
• Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
• Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina productora.Cuando se realiza el inventario de fondos acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.
• Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (Asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.
• Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrará las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
• Número de folios. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
• Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la documentación: microfilmes (M), videos (V), casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
• Frecuencia de Consulta. Se debe consignar si la documentación registra un alto, medio, bajo o ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
• Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal.De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo.Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se le asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

  Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tintas, soporte débil), biológico (ataque de hongos, insectos, roedores).

• Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
• Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
• Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.