Enviar a: notasdeingreso@udenar.edu.co, la siguiente documentación
Procedimientos
- Factura electrónica
- Orden de pago
- Contrato
- Rut
- CDP
- Recibido a satisfacción
Una vez generada la nota de ingreso se carga a OneDrive para verificación por parte de Contabilidad y remite al correo solicitante para continuar con el proceso correspondiente.
El procedimiento que se realiza para entregar PAZ Y SALVO a los funcionarios solicitantes según acuerdo 029 de marzo 20 de 2007, en los artículos 3.2 y 3.2.5
Así:
3.2. Responsabilidad Administrativa y Disciplinaria
La firma de los inventarios por parte de las personas a que se refiere este Acuerdo, implica responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal por razón de los bienes de los cuales se hagan cargo y, por lo tanto, serán responsables directa e individualmente por la pérdida, daño o deterioro de los mismos, salvo que provengan del desgaste natural que sufren las cosas y bienes en servicio o inservibles no dados de baja.
3.2.5 Para la expedición de finiquitos o de certificados de paz y salvo por todo concepto que soliciten quienes hayan cesado en sus funciones o vayan a ocupar otro empleo o a firmar un contrato con la Nación, será requisito fiscal indispensable que se acredite por el interesado que entregó a satisfacción los bienes públicos que tenía a cualquier título y bajo su responsabilidad, mediante certificado del superior administrativo correspondiente.
Procedimiento: El funcionario deberá remitir al correo de almacen@udenar.edu.co el paz y salvo generado en SAPIENS para verificación y firma del jefe de Almacén e Inventarios.
Para traslado:Toda orden de traslado debe informarse al jefe de la unidad académica administrativa donde se encuentra adscrito el funcionario que hace el traslado de elementos y a la oficina de Almacén e Inventarios para su respectiva corrección y verificación dentro del inventario de cada usuario.
Se envía al correo de almacen@udenar.edu.co lo siguiente.
- Diligenciada Acta de Traslado (AYS- REF – FR -06) de los bienes devolutivos con su respectivo código QR, realizado el proceso firman las dos partes, el funcionario(a) que entrega y el que recibe. Posterior enviar acta al correo institucional para el respectivo proceso.
- La dependencia de Almacén e Inventarios procede a realizar el traslado en la plataforma SAPIENS.
Para bajas:Toda orden de baja debe informarse al jefe de la unidad académica administrativa donde se encuentra adscrito el funcionario que hace la baja de elementos y a la oficina de Almacén e Inventarios para su respectiva evaluación y aceptación en el sistema.
- Ingresar al sistema de información sapiens-inventarios http://sapiens.udenar.edu.co:4000/
- Digite su número de identificación y contraseña de sapiens
- Ingrese a la opción de almacén.
- Seleccione la opción de Bienes y consulta de Inventario.
- Elegir el tipo de baja. BAJA
- Seleccionar de la lista de bienes a dar de baja
- Se da clic en el botón realizar baja
- Llevar el elemento dado de baja a la oficina de Almacén e Inventario para que sea aprobado por el Jefe de dependencia y que sean ubicados en los espacios que estipula el Acuerdo 029 de la universidad de Nariño.
El responsable del cuido o custodia de bienes de la Universidad de Nariño, deberá de manera inmediata informar a sus jefes inmediatos de los hechos, y además deberá presentar de manera simultánea el siguiente procedimiento:
- Realizar la correspondiente denuncia ante las autoridades competentes
- Redactar un oficio relatando los hechos
- Entregar denuncia y oficio ante la Oficina de Control Interno Disciplinario
- Entregar copia del denuncio a la Oficina de Almacén e Inventarios
Para generar el reporte de inventario, los funcionarios deben entrar al link: http://sapiens.udenar.edu.co:4000/ y seguir el siguiente procedimiento:
- Digite su número de identificación y contraseña de sapiens
- Ingrese a la opción de almacén
- Seleccione su cargo
- Seleccione la opción de Bienes, Consulta de Inventario
- Si tiene alguna observación o inquietud acercarse a la oficina de Almacén e Inventarios
En el sistema de información SAPIENS, decanos, directores de programa y jefes de dependencia solicitan de acuerdo a su necesidad con el siguiente procedimiento: