No asumas gastos si no existe una resolución de avance
La resolución es la autorización que respalda el gasto antes de realizar pagos o asumir compromisos.
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Solicitud y legalización de avances
Consulta qué necesitas, cómo presentar tu solicitud y qué soportes debes reunir para legalizar correctamente un avance en la Universidad de Nariño.
5 pasos
para preparar y presentar una solicitud
10 días hábiles
plazo general de legalización
1 archivo PDF
con soportes ordenados y legibles
El IVA no espera el plazo de legalización
Si una factura discrimina IVA, repórtala inmediatamente a reporteiva@udenar.edu.co. Las retenciones deben liquidarse y pagarse en la misma vigencia.
Antes de comenzar
¿Qué es un avance?
Es una suma de dinero entregada para atender gastos que, por su naturaleza, deben efectuarse de inmediato y en efectivo. Su otorgamiento, uso y legalización están sujetos a la normativa institucional.
¿A quién puede otorgarse?
- Funcionarios o docentes de la Universidad.
- Personal vinculado por OPS, en los casos previstos.
- Excepcionalmente, estudiantes debidamente matriculados para movilidad o actividades autorizadas, con los soportes y garantías aplicables.
Antes de asumir un gasto
- Debe existir una resolución de avance.
- El gasto debe corresponder al rubro autorizado.
- Las facturas deben ser posteriores a la resolución.
Ruta de solicitud
Del requerimiento al envío
Reúne cada documento en este orden. Los formatos y actos administrativos deben corresponder a las versiones vigentes.
Solicita el CDP
Diligencia el formato de disponibilidad presupuestal y entrégalo a Presupuesto.
Obtén el paz y salvo
En SAPIENS ingresa a Hoja de vida → Paz y salvo → Reporte de avances.
Pide el número
Solicítalo por correo ante la vicerrectoría correspondiente.
Diligencia la resolución
Completa beneficiario, CDP, valor, recursos, motivación, plazo y datos bancarios.
Envía la solicitud
Adjunta los soportes exigidos para tu tipo de avance y remite el correo.
Consulta personalizada
Encuentra tu tipo de avance
Busca por palabra clave y despliega la opción correspondiente. Encontrarás una síntesis de los soportes habituales para solicitar y legalizar.
No encontramos coincidencias. Prueba con otro término.
Cierre responsable
Legaliza dentro del plazo
El asunto del correo debe indicar “Legalización del avance – Número de resolución”. Incluye en el cuerpo el nombre, identificación y número de resolución del beneficiario.
días hábiles
Plazo general después de concedido el avance. Para proyectos de investigación y convenios: máximo 30 días calendario.
Plazo general después de concedido el avance. Para proyectos de investigación y convenios: máximo 30 días calendario.
El IVA no espera el plazo de legalización
Si una factura discrimina IVA, repórtala inmediatamente a reporteiva@udenar.edu.co . Las retenciones deben liquidarse y pagarse en la misma vigencia.
Un solo PDF
Organiza todos los soportes en un archivo legible y en el orden del trámite.
Facturación correcta
A nombre de la Universidad de Nariño, NIT 800.118.954-1, salvo los casos de apoyo económico.
Gastos autorizados
Deben corresponder al rubro y al objeto aprobado en la resolución.
Impuestos y estampillas
Anexa los recibos de pago cuando existan retenciones, estampillas u otros impuestos.
Nota de ingreso
Tramítala cuando se adquieran elementos controlables o de consumo controlable, según corresponda.
Recursos no utilizados
Deben reintegrarse. Solicita el recibo de código de barras a recibosun@udenar.edu.co.
Dudas habituales
Preguntas frecuentes
Respuestas rápidas a situaciones que suelen presentarse durante la ejecución y legalización.
¿Puedo usar el sobrante de un rubro en otro?
No. Los gastos solo pueden ejecutarse de acuerdo con lo autorizado en cada rubro. Un mayor valor será asumido por la persona responsable del avance.
¿Cómo legalizo transportes en bus urbano?
Elabora una planilla con fecha, actividad, ruta y valor del pasaje; totaliza el gasto y solicita la firma de quien realizó el recorrido. No aplica a funcionarios con viáticos.
¿Debo practicar retención en la fuente por gastos realizados en otro país?
No, de acuerdo con el instructivo, por tratarse de operaciones efectuadas en el exterior.
¿Qué ocurre si no reporto oportunamente una factura con IVA?
El responsable deberá asumir ese valor si la Universidad pierde la posibilidad de solicitar su devolución ante la DIAN.
¿Puedo prestar mi nombre para solicitar un avance?
No. Quien figure como responsable responde pecuniaria y disciplinariamente ante cualquier dificultad relacionada con el avance.
¿Qué sucede si no legalizo a tiempo?
Puede adelantarse descuento por nómina y acciones disciplinarias. Para estudiantes pueden aplicarse bloqueos financieros o de grado y hacerse efectiva la póliza cuando corresponda.
Envía tu trámite al canal correcto
Utiliza Revisoría Central para solicitudes generales y Revisoría VIIS cuando el avance corresponda a un centro de costos de investigación.