CIRCULAR CONJUNTA N° 031
San Juan de Pasto, 22 de julio 2025.
PARA:
UNIDADES ACADÉMICAS Y ADMINISTRATIVAS UNIVERSIDAD DE NARIÑO
DE:
IVAN MARTINEZ GUERRERO – Vicerrector Administrativo
ALBA PATRICIA URBINA PABÓN – Directora Sección Servicios
Generales
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR– Jefe de Control Interno
ASUNTO:
SOLICITUD DE TRANSPORTE PARA PRACTICAS ACADÉMICAS Y COMISIONES ADMINISTRATIVAS – SEMESTRE B DE 2025 ATENDIENDO EL PRINCIPIO DE PLANIFICACIÓN Y EFICIENCIA DEL GASTO PÚBLICO.
Cordial saludo
Con el objeto de brindar un servicio de transporte eficiente y oportuno a las diferentes unidades académico-administrativas de la Universidad de Nariño para el semestre B de 2025, agradecemos se sirvan tener en cuenta las siguientes recomendaciones; adicionalmente de lo establecido en los Acuerdos No. 041 de mayo 16 de 2000 y No. 165 de noviembre 04 de 2014, emanados por el Honorable Consejo Académico.
Por lo anterior se solicita tener en cuenta lo siguiente:
- La Sección de Servicios Generales suministrará el servicio de transporte para las prácticas académicas solicitadas UNICAMENTE a través de la plataforma SAPIENS, en el link: http://sapiens.udenar.edu.co:4000/: Desde el día 11 de agosto – Hasta el día 12 de septiembre de 2025.
NOTA: LA PLATAFORMA SAPIENS SE VA ENCONTRAR ABIERTA POR UNICA VEZ, DESDE EL DÍA 11 DE AGOSTO HASTA EL DÍA 12 DE SEPTIEMBRE DE 2025, TENGA EN CUENTA QUE PASADO ESTE TIEMPO NO SE ACEPTARAN SOLICITUDES. - En el formato “Solicitud de Transporte”, deberá relacionarse la siguiente información: Datos del responsable de la practica o comisión administrativa, especificar con claridad la fecha de salida y fecha de llegada, número de estudiantes y docentes, recorridos exactos donde se llevará a cabo el desplazamiento, indicando: Departamento, municipio, corregimiento, vereda y “Se recomienda a las diferentes unidades académicoadministrativas programar y ejecutar las salidas de campo de uno y más de un día a inicios de semestre, a fin de evitar acumulación de prácticas académicas, generando inconvenientes en la prestación eficiente y oportuna del servicio de transporte al final del periodo académico” kilómetro puntual de llegada; estas indicaciones son necesarias tanto para brindar instrucciones a los conductores, como también para el suministro de combustible del vehículo asignado. Dentro de lo cual los conductores ingresaran con los vehículos UNICAMENTE hasta los sitios donde no represente ningún riesgo para los ocupantes o daños para el vehículo.
- Para las solicitudes de transporte que abarquen más de un día, los docentes deberán informar con exactitud las rutas seguras que se seguirán desde el día de salida hasta el día de llegada de la práctica académica a las instalaciones de la Universidad de Nariño.
- Todo cambio en los datos registrados en el formato “Solicitud de Transporte” deberá ser informado por el director del programa responsable con la debida anticipación al director de la Sección de Servicios Generales a través del correo electrónico; transporte@udenar.edu.co, con al menos cinco (05) días hábiles antes del traslado.
- Si durante la realización de la práctica se presentan cambios en el recorrido, se deberá contar con la autorización del director del programa y, posteriormente, con el visto bueno de la Sección de Servicios Generales. A su vez, dichos cambios deberán ser informados al conductor asignado para evitar contratiempos
- Una vez guardada la solicitud se deberá confirmarla, la cual quedará en estado de,PENDIENTE, APROBADA, RECHAZADA cada docente debe estar pendiente ingresando a SAPIENS para verificar el estado de su práctica. 7. Como parte del proceso de gestión de calidad el docente o responsable del desplazamiento debe calificar el servicio prestado ingresando nuevamente a SAPIENS – solicitud de transporte – encuesta de satisfacción y calificar el servicio.
- Como parte del proceso de gestión de calidad el docente o responsable del desplazamiento debe calificar el servicio prestado ingresando nuevamente a SAPIENS – solicitud de transporte – encuesta de satisfacción y calificar el servicio.
- Para los desplazamientos superiores a un (01) día pernoctado, se deberá presentar con quince (15) días previos a la salida: Copia del Acuerdo del Consejo de Facultad, en el caso de la comisión administrativa, de servicios y ejecución de proyectos y/o convenios, copia del Acto Administrativo. Adicionalmente se debe suministrar información con referencia a: Número de estudiantes expedido por la oficina de registro académico (OCARA). Así mismo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que ampare los gastos de desplazamiento: Viáticos conductor, combustible, peajes, parqueadero y póliza estudiantil contra riesgo de accidente Información que debe enviarse al correo: sgenerales@udenar.edu.co, transporte@udenar.edu.co Además de la información solicitada, se debe enviar 2 días antes de la salida copia del avance para poder verificar que el docente ya cuenta con el presupuesto para el desarrollo de la práctica programada.
- Se tendrán en cuenta las solicitudes de transporte de más de un día (1) pernoctado, en los vehículos de la universidad con un mínimo de 15 personas.
- Toda práctica académica o comisión administrativa debe tener un fundamento académico o misional y para su ejecución según corresponda debe contar con el acompañamiento del responsable asignado formalmente desde la salida como al lugar de llegada de la universidad (Torobajo, VIIS, centro), con el fin de que lleve un estricto control de cumplimiento en el horario, destino, número de estudiantes, velar por el buen comportamiento de los estudiantesy del conductor durante la realización de la misma, buen uso y trato del vehículo; principalmente la silletería, accesorios internos, (cortinas, vidrios, parlantes, luces, palomeras) y aseo del mismo; la reparación de los daños causados serán asumidos por la Facultad y/o Departamento que solicito el servicio.
- Todo cambio en los datos registrados en el formato “Solicitud de Transporte” debe ser informado a la Sección de Servicios Generales con la debida anticipación por lo menos cinco (05) días hábiles antes del traslado.
- El responsable de la práctica o comisión administrativa deberá entregar en su totalidad y de manera obligatoria al conductor, al inicio del desplazamiento, los viáticos que legalmente le corresponden de acuerdo a la relación de gastos establecida desde la Sección de Servicios Generales (Se recomienda dejar constancia de ello mediante la emisión de un recibo con firma de recibido a satisfacción).
- Los dineros con destino al pago de combustible, peajes, viáticos de los estudiantes, viáticos del docente, parqueaderos, alojamiento, etc. deben ser administrados única y exclusivamente por el responsable de la práctica o comisión administrativa; por tanto, por ninguna razón estos dineros podrán ser manejados directamente por el conductor. Ahora bien, para el caso de los recibos de consumo de combustible, peajes, parqueadero u otro gasto relacionado con el desplazamiento de un vehículo, estos deben ser debidamente firmados por el conductor(es) asignado(s) como comprobante de dichos consumos.
- Se advierte que la adquisición y suministro de combustible para la ejecución de prácticas académicas con una duración superior a un día (1), deberá efectuarse UNICAMENTE en presencia del docente al momento de iniciar el desplazamiento. En caso de que el conductor adquiera este insumo previamente y sin la verificación de la persona garante de la salida, no es responsabilidad del docente u administrativo delegado, efectuar el reintegro de ese dinero. De igual manera se informa que el suministro de combustible, viáticos de conductor para prácticas académicas de un día, será asumido por la Sección de Servicios Generales.
- Por norma legal para los usuarios del servicio de transporte, en los desplazamientos que se realicen en función de las diferentes prácticas académicas o comisiones administrativas se prohíbe el abordaje de personas ajenas a la universidad y estudiantes no matriculados en la asignatura, todo con el fin de evitar contratiempos legales en los procesos de responsabilidad y cubrimiento de pólizas SOAT, contractuales y extracontractuales. De la misma manera, se prohíbe sobrepasar la capacidad máxima permitida para cada vehículo. De otra parte, se advierte, que en los recorridos de un día la hora de llegada a la Ciudad de Pasto, será como máximo a las 6:00 p.m.
- Las prácticas por fuera del departamento que superen las ocho (8) horas de conducción se desarrollarán con el servicio de dos (02) conductores; dando cumplimiento a la Resolución No. 315 de 2013, esto con el fin de ofrecer mayor seguridad en el desplazamiento. En ese sentido, es necesario que la Facultad, Programa Académico o dependencia incluya en el presupuesto de la práctica lo concerniente a viáticos para el segundo conductor asignado. En algunos casos cuando no haya disponibilidad de dos (02) conductores, el recorrido se realizará con uno, de acuerdo a rutas previamente establecidas. Los recorridos diarios con un solo conductor no deben superar las 8 horas de viaje.
- Las practicas académicas se encuentran habilitadas a cualquier lugar del país.
- La salida y llegada, se hará en presencia del responsable asignado y será únicamente desde o a hasta las instalaciones de la Universidad de Nariño (Centro, Torobajo y VIIS); Los conductores no tienen permiso para recoger en puntos diferentes o trasladarse a lugares distintos a los autorizados previamente; salvo en los casos de fuerza mayor. Si existe algún cambio en la ruta este se debe realizar siguiendo el conducto regular establecido, este debe ser autorizado por la Sección de Servicios Generales.
- Se recuerda a todos los que participan de la practica académica; (docentes, estudiantes, conductores y/o responsables), que está terminantemente prohibido el consumo de cigarrillo, licores y sustancias psicoactivas en la duración de la práctica. El docente o persona responsable de la misma asumirá las consecuencias ante el desacato a esta norma.
- Los horarios de salida y de llegada son de estricto cumplimiento, lo mismo que las fechas programadas para la realización de las prácticas o comisiones académicas; en casos excepcionales los conductores podrán esperar máximo 15 minutos para la hora de partida. La tardanza en el regreso será justificada únicamente por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y/o soportado.
- En caso de que una misma práctica académica se programe para estudiantes de diferentes semestres, se solicita a los docentes programarla para que se realice en una misma fecha, siempre y cuando el número de participantes no sea mayor a 35 estudiantes.
- El responsable de la práctica o comisión administrativa reunirá y verificará los requisitos y documentos necesarios para el desplazamiento (Documentos de identidad, permisos, seguros, carnets, etc.) principalmente en los recorridos fuera de la República de Colombia.
- Los solicitantes del servicio de transporte deben confirmar la realización de sus prácticas: Con Quince (15) días de antelación para las prácticas mayores a un día y con ocho (08) días para las prácticas de un día; en caso de NO ser confirmadas se entenderá QUE HAN SIDO CANCELADAS y la Sección de Servicios Generales dispondrá del transporte para otros desplazamientos.
- Las prácticas no realizadas en las fechas programadas por casos de fuerza mayor o inherentes a Servicios Generales, podrán ser aplazadas para fechas posteriores siempre y cuando exista disponibilidad de transporte.
- Las solicitudes de transporte para asistir a congresos, seminarios, coloquios o eventos diferentes a las prácticas académicas deben contar con el visto bueno del Vicerrector Administrativo y se programarán siempre y cuando exista disponibilidad de vehículos.
- En el evento que por algún motivo no se puedan atender las solicitudes de transporte con el parque automotor de la Universidad, la unidad académica o administrativa solicitante gestionará dentro de sus posibilidades la prestación del servicio con transporte externo. En este caso, todos los términos contractuales y legalización del servicio estarán a cargo del responsable de la práctica o comisión administrativa.
- Para el desarrollo de las prácticas académicas o comisiones administrativas se recomienda programar tomando como base la austeridad en el gasto y el uso racional del parque automotor
Finalmente, nos permitimos recordarles que la eficiencia y oportunidad en la prestación del servicio de transporte, depende de una correcta programación y coordinación de las actividades académico administrativas; por tanto, respetuosamente se requiere que se observen las anteriores consideraciones.
En caso de presentarse alguna duda al respecto, la Sección de Servicios Generales atenderá sus observaciones y sugerencias en el horario de oficina: lunes a viernes de 8:00-11:00 am y 2:00-5:00 pm o al teléfono: 6027244309 ext. 1700. De igual manera, durante todo el desplazamiento, cuando así se requiera
Original Firmado
IVAN MARTINEZ GUERRERO
Vicerrector Administrativo y Financiero
Original Firmado
ALBA PATRICIA URBINA PABON
Jefe Sección Servicios Generales
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe de Control Interno
