Teniendo en cuenta que la Vicerrectoría Académica tiene a su cargo procesos relacionados con DIPLOMADOS COMO OPCIÓN DE GRADO, reglamentado por el Consejo Académico mediante Acuerdo 030 de 16 de abril de 2024, y con el propósito de resolver inquietudes a las unidades gestoras, se dispone a continuación directorio de las dependencias relacionadas con los procesos académico-administrativos:
CONMUTADOR: (602) 7244309
| Trámite | Dependencia | Extensión | Correo electrónico |
|---|---|---|---|
| Viabilidad financiera | Dirección de Planeación y Desarrollo | Ext. 1130 | planeacion@udenar.edu.co |
| Conceptos de aprobación primera y cuarta cohorte. | Dirección de Desarrollo Académico | Ext. 1248 | dda@udenar.edu.co |
| Solicitud creación de centro de costos, estado de cuenta de diplomados | Contabilidad | Ext. 1215 | contabilidad@udenar.edu.co |
| Solicitud habilitar generación de recibo en sistema (código de barras) | Sistemas de Información | Ext. 1100 | ci@udenar.edu.co |
| Solicitud adición de presupuesto diplomado y solicitud de CDP’s | Presupuesto | Ext. 1210 | presupuesto@udenar.edu.co |
| Apertura de las cohortes y designación de docentes | Contratación Vicerrectoría Académica | Ext. 1247 | contratacion.viceacademica@udenar.edu.co |
| Revisión de proposición de designación de personal, revisión de contratos | Talento Humano | Ext. 1282 | juridicatalentohumano@udenar.edu.co |
| Firma de contratos por servicios prestados | Despacho Vicerrectoría Académica | Ext. 1245 | v.academica@udenar.edu.co |
| Solicitud registros presupuestales | Presupuesto | Ext. 1210 | presupuestoregistros@udenar.edu.co |
Los diplomados corresponden a la modalidad profundización del Acuerdo 077 de 2019 expedido por el Consejo Académico; en tal sentido, las propuestas de diplomados como opción de grado de los programas de pregrado, deben estar orientados a la complementación, profundización y perfeccionamiento en las diversas áreas temáticas de los proyectos educativos de los programas de pregrado
1. Formulación académica de la propuesta.
Se realiza en el marco del Acuerdo 030 de 16 de abril de 2024 del Consejo Académico, que reglamenta los diplomados y créditos de posgrado como opción de grado para estudiantes de pregrado.
La formulación de la propuesta de los diplomados debe incluir las condiciones establecidas en el artículo 6 del mencionado acuerdo:
- Denominación
- Justificación
- Aspectos curriculares
- Organización de las actividades académicas y proceso formativo
- Profesores
- Medios educativos
- Infraestructura física y tecnológica
- Presupuesto
2. Viabilidad financiera
El presupuesto del diplomado se proyecta teniendo en cuenta el Capítulo II del Acuerdo 030 de 2024, la unidad gestora solicita a la Dirección de Planeación y Desarrollo la viabilidad financiera, donde se establece el valor de matrícula y el punto de equilibrio.
El valor de la hora de docencia de diplomado es suministrado por la División de Talento Humano mediante circular, si requiere uso de laboratorios la cotización deberá solicitarse a la Sección de Laboratorios de Docencia e Investigación.
3. Trámite inicial
Presentar la propuesta de diplomado acompañada de la viabilidad financiera ante el Comité Curricular quien analiza la pertinencia y cumplimiento de la normatividad vigente, este recomienda su aprobación al Consejo de Facultad mediante Proposición.
4. Concepto Vicerrectoría Académica
El Consejo de Facultad de encontrar la propuesta viable, pertinente y acorde con la normatividad vigente, remite a la Dirección de Desarrollo Académico de Pregrado al correo electrónico dda@udenar.edu.co
- Proposición de Consejo de Facultad recomendando la aprobación del diplomado al Honorable Consejo Académico
- Documento con la propuesta del diplomado
- Viabilidad financiera expedida por la Dirección de Planeación y Desarrollo
Una vez sea emitido el concepto de aprobación, esta dependencia radica directamente los documentos ante el Consejo de Académico.
Nota: En la proposición no se debe incluir fechas del cronograma para la oferta del diplomado, puesto que estas se tramitan posterior a que se emita el Acuerdo del Consejo Académico.
La Dirección de Desarrollo Académico de pregrado, revisará los documentos y si es necesario realizar correcciones, se regresará a la unidad gestora, quien realiza las correcciones pertinentes y remite nuevamente la documentación al correo mencionado.
5. Aprobación y apertura
El Consejo Académico, emite acuerdo aprobando la creación del diplomado y la apertura de la primera cohorte, lo cual habilita los trámites administrativos para su desarrollo.
Para el caso de la segunda y tercera cohorte, corresponde a los Consejos de Facultad proponer a la Vicerrectoría Académica, aprobar la apertura del diplomado. La Vicerrectoría Académica autoriza mediante Resolución la apertura de estas cohortes.
Para el caso de la Cuarta Cohorte, se requiere aprobación por parte del Consejo Académico, para lo cual el Comité Curricular debe presentar una autoevaluación del diplomado y la propuesta con los ajustes correspondientes.
6. Calendario académico-administrativo
El coordinador elabora el calendario y solicita su aval al Comité Curricular correspondiente, este a su vez lo remite a Consejo de Facultad, quien solicita su aprobación mediante proposición únicamente al correo electrónico contratacion.viceacademica@udenar.edu.co
El cronograma deberá contemplar claramente:
Nota: Para segunda y tercera cohorte se puede solicitar en la misma proposición la autorización de apertura de la cohorte correspondiente y la aprobación del calendario.
Para definir la fecha de inscripciones, pago de matrícula e inicio del diplomado se debe tener en cuenta los tiempos para trámites administrativos previos, asociados a viabilizar la matrícula de estudiantes y dar inicio formal al diplomado.
7. Aspectos administrativos
Con la Resolución del calendario aprobado, el coordinador realiza los trámites administrativos pertinentes para viabilizar la inscripción y matrícula de los estudiantes. (Centro de costos, generación de recibos, adición de presupuesto, solicitud de CDP, etc.)
8. Designación de personal
Mediante proposición del consejo de facultad, se solicita la designación de docentes, coordinador y personal administrativo únicamente al correo electrónico contratacion.viceacademica@udenar.edu.co anexando los siguientes documentos:
- Proposición del consejo de facultad solicitando la designación de docentes, coordinador y personal de apoyo, con los valores autorizados en la normatividad vigente. (Debe tramitarse previamente Visto Bueno de Talento Humano)
- CDP
La fecha de inicio de actividades debe ser mínimo 10 días hábiles posteriores a la fecha en que el consejo de facultad radica la proposición ante Talento Humano, con el fin de que puedan tramitar oportunamente el visto bueno para la contratación del personal, revisión de contratos, firma y trámite de registro presupuestal. Asegúrese de recopilar los nombres completos y números de cédula directamente de los documentos oficiales de identificación de cada persona y proyectar las fechas de las actividades considerando el tiempo de cada trámite.
La Proposición debe remitirse en formato Word y PDF, y debe contener claramente la siguiente información:
Nota: Las modificaciones en designación de personal deben tramitarse con el mismo procedimiento, la proposición desde el Consejo de Facultad detallando las modificaciones necesarias y tomando en cuenta los tiempos de trámite de cada proceso.
9. Contratación de personal
- Elaboración de la minuta: Los docentes hora cátedra, hora cátedra por servicios prestados y personal externo, se vinculan mediante contrato de prestación de servicios, la minuta puede solicitarse en Talento Humano.
Para la asignación de número de contrato debe solicitarse a través de la Dirección del Departamento correspondiente, mediante el aplicativo hoja de ruta.
- Revisión de Talento Humano: Los contratos requieren el visto bueno de Talento Humano, para ello se debe tener en cuenta las directrices para revisión y legalización de contratos de prestación de servicio para cursos especiales o diplomados emitidas mediante Circular 051 de 5 de diciembre del 2024 y remitir al correo juridicatalentohumano@udenar.edu.co los archivos:
ARCHIVO PDF No.1: MINUTA Y SOPORTES ADMINISTRATIVOS.
ARCHIVO PDF No. 2: CHECK LIST Y DOCUMENTOS CONTRATISTA.
- Firma de contratos: Con el visto bueno de Talento Humano se envía únicamente el ARCHIVO PDF No.1: MINUTA Y SOPORTES ADMINISTRATIVOS para firma del Vicerrector Académico al correo electrónico v.academica@udenar.edu.co
Nota: Para evitar hechos cumplidos la firma de los contratos se solicita con dos días hábiles antes del inicio de ejecución y para el caso de los periodos de ejecución que tomen días del fin de mes (25, 26, 27, 28, 29, 30 y 31), se remiten máximo un día hábil antes del cierre mensual establecido por la Oficina de Presupuesto.
- Solicitud registro presupuestal: con los actos administrativos se solicita en el mes correspondiente la emisión del RP al correo electrónico presupuestoregistros@udenar.edu.co
Importante: Los docentes tiempo completo designados mediante Resolución no requieren un contrato adicional, el registro presupuestal (RP) se tramita con la resolución de designación.
Con el fin de garantizar la precisión y veracidad de la información proporcionada para los procesos de contratación y prevenir retrasos que puedan surgir por errores de digitación o datos incorrectos, es responsabilidad del Coordinador del Diplomado y Director de Departamento, verificar que la información suministrada para designación y contratación del personal en el diplomado esté correcta.
10. Inicio de actividades
Una vez haya terminado el proceso de contratación de personal, puede iniciar las actividades programadas según el calendario.
Trámite de pago: Se solicita ante la Sección de Talento Humano con los documentos correspondientes.
Para conocer plazos, requisitos y documentos necesarios (incluyendo aportes a seguridad social en salud), pueden comunicarse al teléfono 7244309 ext 1227
Recuerde tramitar oportunamente los pagos correspondientes.
Una vez cuente con el Acuerdo del Consejo Académico y se haya ofertado la primera cohorte, la segunda y tercera cohorte pueden ofertarse realizando la proposición ante la Vicerrectoría Académica, repitiendo los procesos descritos a partir del numeral 6.
Se requiere que la unidad gestora incluya un informe de autoevaluación, acorde con los lineamientos dados, adicional a los requisitos establecidos para la oferta de la primera cohorte.
El proceso se retoma a partir del numeral 2, anexando el informe de autoevaluación en el proceso.
Una vez finalizadas todas las actividades académicas y administrativas derivadas del desarrollo de cada cohorte del diplomado, el coordinador realiza una solicitud a la oficina de presupuesto manifestando la liquidación, y el cierre financiero del diplomado, adjuntando el reporte de ingresos obtenido inicialmente de la oficina de Contabilidad.
En la misma solicitud se puede especificar cómo hacer uso de excedentes del ejercicio a beneficio de la unidad gestora.
