Circular conjunta N° 027 Sección de servicios generales

• La Sección de Servicios Generales suministrará el servicio de transporte para las prácticas académicas solicitadas UNICAMENTE a través de la plataforma SAPIENS, en el link: http://sapiens.udenar.edu.co:4000/: Desde el día 01 de agosto – Hasta el día 01 de septiembre de 2024.
• NOTA: LA PLATAFORMA SAPIENS SE VA ENCONTRAR ABIERTA POR UNICA VEZ, DESDE EL DÍA 01 DE AGOSTO HASTA EL DÍA 01 DE SEPTIEMBRE DE 2024,TENGA EN CUENTA QUE PASADO ESTE TIEMPO NO SE ACEPTARAN SOLICITUDES.
• En el link “Solicitud de Transporte”, deberá relacionarse la siguiente información: Datos del responsable de la practica o comisión administrativa, especificar con claridad la fecha de salida y fecha de llegada, número de estudiantes y docentes, recorridos exactos donde se llevará a cabo el desplazamiento, indicando: Departamento, municipio, corregimiento, vereda y kilómetro puntual de llegada; estas indicaciones son necesarias tanto para brindar instrucciones a los conductores, como también para proyectar el presupuesto necesario para la salida. Dentro de lo cual los conductores ingresaran con los vehículos UNICAMENTE hasta los sitios donde no represente ningún riesgo para los ocupantes o daños para el vehículo.
• Una vez guardada la solicitud se deberá confirmarla, la cual quedará en estado de, PENDIENTE, APROBADA, RECHAZADA cada docente debe estar pendiente ingresando a SAPIENS para verificar el estado de su práctica.

– Para los desplazamientos superiores a un (01) día pernoctado, se deberá presentar con quince (15) días previos a la salida: Copia del Acuerdo del Consejo de Facultad, en el caso de la comisión administrativa, de servicios y ejecución de proyectos y/o convenios, copia del Acto Administrativo. Adicionalmente se debe suministrar información con referencia a: Número de estudiantes expedido por la oficina de registro académico (OCARA). Así mismo Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), que ampare los gastos de desplazamiento: Viáticos conductor, combustible, peajes, parqueadero y póliza estudiantil contra riesgo de accidente Información que debe enviarse al correo: sgenerales@udenar.edu.co, transporte@udenar.edu.co Además de la información solicitada, se debe enviar copia del avance para poder verificar que el docente ya cuenta con el presupuesto para el desarrollo de la práctica programada.

– Para los desplazamientos de un (1) solo día, se deberá presentar la autorización del Director de Programa y el listado de Estudiantes avalado por Ocara.

• Los solicitantes del servicio de transporte deben confirmar la realización de sus prácticas: Con Quince (15) días de antelación para las prácticas mayores a un día y con ocho (08) días para las prácticas de un día; en caso de NO ser confirmadas se entenderá QUE HAN SIDO CANCELADAS y la Sección de Servicios Generales dispondrá del transporte para otros desplazamientos.
• Las prácticas no realizadas en las fechas programadas por casos de fuerza mayor o inherentes a Servicios Generales, podrán ser aplazadas para fechas posteriores siempre y cuando exista disponibilidad de transporte.
• Toda práctica académica o comisión administrativa debe tener un fundamento académico o misional y para su ejecución según corresponda debe contar con el acompañamiento del responsable asignado formalmente desde la salida como al lugar de llegada de la universidad (Torobajo, VIIS, centro), con el fin de que lleve un estricto control de cumplimiento en el horario, destino, número de estudiantes, velar por el buen comportamiento de los estudiantes y del conductor durante la realización de la misma, buen uso y trato del vehículo; principalmente la silletería, accesorios internos, (cortinas, vidrios, parlantes, luces, palomeras) y aseo del mismo; la reparación de los daños causados serán asumidos por la Facultad y/o Departamento que solicito el servicio.
• Todo cambio en los datos registrados en el formato “Solicitud de Transporte” debe ser informado a la Sección de Servicios Generales con la debida anticipación por lo menos cinco (05) días hábiles antes del traslado.
• El responsable de la práctica o comisión administrativa deberá entregar en su totalidad y de manera obligatoria al conductor, al inicio del desplazamiento, los viáticos que legalmente le corresponden de acuerdo a la relación de gastos establecida desde la Sección de Servicios Generales (Se recomienda dejar constancia de ello mediante la emisión de un recibo con firma de recibido a satisfacción).
• Los dineros con destino al pago de combustible, peajes, viáticos de los estudiantes, viáticos del docente, parqueaderos, alojamiento, etc. deben ser administrados única y exclusivamente por el responsable de la práctica o comisión administrativa; por tanto, por ninguna razón estos dineros podrán ser manejados directamente por el conductor. Ahora bien, para el caso de los recibos de consumo de combustible, peajes, parqueadero u otro gasto relacionado con el desplazamiento de un vehículo, estos deben ser debidamente firmados por el conductor(es) asignado(s) como comprobante de dichos consumos.
• Se advierte que la adquisición y suministro de combustible para la ejecución de prácticas académicas con una duración superior a un día (1), deberá efectuarse UNICAMENTE en presencia del docente al momento de iniciar el desplazamiento. En caso de que el conductor adquiera este insumo previamente y sin la verificación de la persona garante de la salida, no es responsabilidad del docente u administrativo delegado, efectuar el reintegro de ese dinero.  De igual manera se informa que el suministro de combustible para prácticas académicas de un (1) día, será asumido por la Sección de Servicios Generales.
• Por norma legal para los usuarios del servicio de transporte, en los desplazamientos que se realicen en función de las diferentes prácticas académicas o comisiones administrativas se prohíbe el abordaje de personas ajenas a la universidad y estudiantes no matriculados en la asignatura, todo con el fin de evitar contratiempos legales en los procesos de responsabilidad y cubrimiento de pólizas SOAT, contractuales y extracontractuales. De la misma manera, se prohíbe sobrepasar la capacidad máxima permitida para cada vehículo. De otra parte, se advierte, que en los recorridos de un día la hora de llegada a la Ciudad de Pasto, será como máximo a las 7:00 p.m.
• Las prácticas por fuera del departamento que superen las ocho (8) horas de conducción se desarrollarán con el servicio de dos (02) conductores; dando cumplimiento a la Resolución No. 315 de 2013, esto con el fin de ofrecer mayor seguridad en el desplazamiento. En ese sentido, es necesario que la Facultad, Programa Académico o dependencia incluya en el presupuesto de la práctica lo concerniente a viáticos para el segundo conductor asignado. En algunos casos cuando no haya disponibilidad de dos (02) conductores, el recorrido se realizará con uno, de acuerdo a rutas previamente establecidas. Los recorridos diarios con un solo conductor no deben superar las 10 horas de viaje.
• La salida y llegada, se hará en presencia del responsable asignado y será únicamente desde o a hasta las instalaciones de la Universidad de Nariño (Centro, Torobajo y VIIS); Los conductores no tienen permiso para recoger en puntos diferentes o trasladarse a lugares distintos a los autorizados previamente; salvo en los casos de fuerza mayor. Si existe algún cambio en la ruta este se debe realizar siguiendo el conducto regular establecido, este debe ser autorizado por la Sección de Servicios Generales.
• Se recuerda a todos los que participan de la practica académica; (docentes, estudiantes, conductores y/o responsables), que está terminantemente prohibido el consumo de cigarrillo, licores y sustancias psicoactivas en la duración de la práctica. El docente o persona responsable de la misma asumirá las consecuencias ante el desacato a esta norma.
• Los horarios de salida y de llegada son de estricto cumplimiento, lo mismo que las fechas programadas para la realización de las prácticas o comisiones académicas; en casos excepcionales los conductores podrán esperar máximo 15 minutos para la hora de partida. La tardanza en el regreso será justificada únicamente por fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado y/o soportado.
• En caso de que una misma práctica académica se programe para estudiantes de diferentes semestres, se solicita a los docentes programarla para que se realice en una misma fecha, siempre y cuando el número de participantes no sea mayor a 35 estudiantes.
• El responsable de la práctica o comisión administrativa reunirá y verificará los requisitos y documentos necesarios para el desplazamiento (Documentos de identidad, permisos, seguros, carnets, etc.) principalmente en los recorridos fuera de la República de Colombia.
• Las solicitudes de transporte para asistir a congresos, seminarios, coloquios o eventos diferentes a las prácticas académicas deben contar con el visto bueno del Vicerrector Administrativo y se programarán siempre y cuando exista disponibilidad de vehículos.
• En el evento que por algún motivo no se puedan atender las solicitudes de transporte con el parque automotor de la Universidad, la unidad académica o administrativa solicitante gestionará dentro de sus posibilidades la prestación del servicio con transporte externo. En este caso, todos los términos contractuales y legalización del servicio estarán a cargo del responsable de la práctica o comisión administrativa.
• Para el desarrollo de las prácticas académicas o comisiones administrativas se recomienda programar tomando como base la austeridad en el gasto y el uso racional del parque automotor.
• Como parte del proceso de gestión de calidad el docente o responsable del desplazamiento debe calificar el servicio prestado ingresando nuevamente a SAPIENS – solicitud de transporte – encuesta de satisfacción y calificar el servicio