Almacén e Inventarios

Para el ingreso de bienes de consumo y devolutivos, se deberá enviar a la dirección de correo notasdeingreso@udenar.edu.co la siguiente documentación:

Pasos para solicitar Nota de Ingreso

• Factura electrónica
• Orden de pago
• Contrato
• RUT
• CDP
• Recibido a satisfacción
• En caso de no estar creada la unidad deben solicitar su creación en Sistemas de Información.

El objetivo es mantener un registro actualizado de los cambios en los inventarios, garantizando una adecuada trazabilidad y gestión de los bienes. La solicitud podrá realizarse a través de:

Los funcionarios académico-administrativos que tengan bienes inventariados a su cargo, en uno o varios cargos, deberán aprobar semestralmente el inventario y reportar las novedades de cada bien bajo su custodia, utilizando el Sistema Institucional SAPIENS.

El inventario se aprueba siempre y cuando el funcionario esté de acuerdo con la información de cada bien señalado bajo su custodia, lo cual significa que debe revisar la información de manera detallada y precisa de cada bien. Una vez revisado y aprobado el inventario el funcionario asume la responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal sobre los bienes a cargo.

Pasos para Aprobación de Inventario y Reporte de Novedades

1. Ingresar al sistema SAPIENS con su usuario y contraseña.
2. Módulo Almacén, seleccione cargo, si tiene más de un cargo verificar en cada uno de ellos.
3. Sobre cada bien, en la columna de opciones se encuentra “Novedad del Bien”.
4. Revisar la información y seleccionar sí o no está de acuerdo con el bien.
5. En caso de no estar de acuerdo deberá informar con más detalle y guardar la novedad.

Según acuerdo 029 de marzo 20 del 2007, en los artículos:

15.1.3. (…) En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o de la UNIVERSIDAD DE NARIÑO, y con el fin de salvar cualquier responsabilidad futura, deberá presentarse ante la oficina de Almacén a legalizar mediante el documento previamente diseñado para el efecto, la entrega de los bienes que tenía a cargo y así obtener la autorización o el documento que de acuerdo con las normas de control que se tengan al interior le permitan quedar a paz y salvo con la misma.

Pasos para Solicitud de Paz y Salvos

1. Ingrese al sistema SAPIENS con su usuario y contraseña.
2. Módulo Almacén, seleccione cargo y Certificación Paz y Salvos.
3. Indique el Motivo y genere la solicitud.
4. Si no tiene bienes a cargo se descargará automáticamente el Paz y Salvo con Original firmado.
5. En caso de que tenga bienes a cargo por favor revisar su inventario para que realice el proceso de traslado de bienes que lo reemplace o en su defecto al superior inmediato.

Este proceso se lleva a cabo para autorizar la salida de bienes muebles y equipos del campus universitario, con motivos como mantenimiento, prácticas académicas, comodato o garantía. Dicha salida deberá contar con la aprobación del jefe inmediato y del Jefe de Almacén e Inventarios.

Pasos para solicitar salida y reingreso de bienes

1. Diligenciar el formato de salida (AYS-REF-FR-24 Salida de Elementos) y enviarlo al correo almacen@udenar.edu.co, para visto bueno de jefe de Almacén, y sistematizar la novedad en el inventario del funcionario responsable mediante sistema SAPIENS.
2. Una vez el bien mueble o equipo ingrese al campus Universitario diligenciar el formato de reingreso (AYS-REF-FR-24 Reingreso de Elementos) y enviar al correo de almacen@udenar.edu.co, para sistematizar la novedad del bien en el inventario de la persona responsable.

Los funcionarios académico-administrativos que tengan bienes asignados, ya sea en un solo cargo o en varios, pueden descargar su inventario a través del sistema institucional SAPIENS.

Pasos para descargar Inventario

1. Ingrese al sistema SAPIENS con su usuario y contraseña.
2. Módulo Almacén, seleccione cargo, si tiene más de un cargo verificar en cada uno de ellos.
3. En la pestaña “Mis bienes” en la parte superior está la opción Descargar Inventario.
4. Puede escoger descargar el inventario en PDF o Excel.

Toda orden de traslado debe ser informada previamente al jefe superior. Posteriormente, el Acta de Traslado debe enviarse a la Oficina de Almacén e Inventarios para su revisión y registro en el sistema, con el fin de actualizar el inventario correspondiente a cada usuario.

Pasos para solicitar traslado de bienes

1. Diligenciar el formato (AYS-REF-FR-06), con su respectivo código QR, detalle del bien y firmas de funcionario(a) que entrega y de quien recibe. Posterior enviar el Acta al correo almacen@udenar.edu.co.
2. La dependencia de Almacén e Inventarios realizará el proceso en Sistema SAPIENS, y enviará a su correo el Acta Generada por sistema para su archivo.

Toda solicitud de baja de bienes debe ser informada al jefe de la unidad académico-administrativa a la que esté adscrito el funcionario responsable del bien. Asimismo, deberá ser remitida a la Oficina de Almacén e Inventarios para su evaluación y, de ser procedente, su aprobación y registro en el sistema institucional.

Pasos para dar de Baja bienes obsoletos

1. Ingrese al sistema SAPIENS con su usuario y contraseña.
2. Módulo Almacén, seleccione cargo, si tiene más de un cargo verificar en cada uno de ellos.
3. En la pestaña Mis bienes, en la columna “Agregar a Solicitud de baja” seleccionar sobre el bien.
4. En la pestaña Solicitud de baja revisar los bienes seleccionados y una vez diligenciada la información correspondiente, seleccione crear la solicitud.
5. Para equipos tecnológicos recuerde que se requiere concepto técnico de Sección de Infraestructura de Informática y Telecomunicaciones.
6. Una vez creada la solicitud en SAPIENS continuar con lo indicado en la Circular Conjunta No. 001 del 20 de marzo del 2025, para la ubicación de los bienes en bodega y que sea aprobada la solicitud de baja.

La solicitud de elementos de papelería e insumos de aseo debe ser realizada exclusivamente por los jefes de dependencia, de la siguiente manera:

Pasos para solicitar elementos de papelería e insumos de aseo

1. Ingrese al sistema SAPIENS con su usuario y contraseña.
2. Módulo Almacén, seleccione cargo y solicitud de insumos.
3. Indique los elementos de consumo a solicitar, la cantidad y funcionario que lo recibe.
4. Una vez creada la solicitud, acérquese a la bodega de insumos para que el funcionario de Almacén le entregue lo solicitado.

El responsable del cuido o custodia de bienes de la Universidad de Nariño, deberá de manera inmediata informar a sus jefes inmediatos de los hechos, y además deberá presentar de manera simultánea el siguiente procedimiento:

Pasos en caso de hurto o pérdida de elementos

1. Realizar la correspondiente denuncia ante las autoridades competentes.
2. Redactar un oficio relatando los hechos.
3. Entregar denuncia y oficio ante la Oficina de Control Interno Disciplinario.

Se establece un destino final para los bienes que han sido dados de baja. Estos serán clasificados según su estado de conservación en las siguientes categorías:

• Bienes objeto de donación a entidades públicas.
• Bienes objeto de enajenación a título oneroso.
• Bienes para disposición final de residuos no aprovechables.

Pasos para solicitar bienes destinados a enajenación

1. Revisar la publicación de Resolución Rectoral del correspondiente acto administrativo en la página de Almacén e Inventarios https://www.udenar.edu.co/dependencias/vicerrectoriaadministrativa/almacen/.
2. Enviar al correo almacen@udenar.edu.co lo solicitado en la resolución rectoral.
3. La entrega deberá ser documentada a través de una Acta de Entrega firmada por quien recibe quien debe ser representante legal de la entidad que solicitó, por quien entrega, y por control interno quien estará presente durante la actividad.