CIRCULAR 001-25
DE:
PARA:
OFICINA DE PRESUPUESTO
DECANATURAS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE CONVENIOS, CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y PROYECTOS FINANCIADOS POR EL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS, JEFES DE DEPENDENCIA Y PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO, ESTUDIANTES Y COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.
FECHA:
ASUNTO:
09 DE ENERO DE 2025
TRÁMITES PRESUPUESTALES
Con el fin de dar estricto cumplimiento a los requerimientos de la Contraloría General de la Nación y demás disposiciones internas, se establece lo siguiente:
- Las solicitudes de CDP remitidas a esta dependencia, deben contar en numeral 2 del “Formato de solicitud de CDP” con el número consecutivo correspondiente.
- Las solicitudes de CDP serán tramitadas dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la recepción del soporte debidamente autorizado por el ordenador del gasto (las solicitudes se tramitarán en orden de recepción). Cabe aclarar que el tiempo de trámite puede ser mayor si se requiere realizar modificaciones presupuestales o si se presentan manifestaciones estudiantiles o actividades que afecten el normal desarrollo laboral de esta dependencia.
En concordancia con la CIRCULAR CONJUNTA 001, expedida el 25 de enero de 2021, de la Vicerrectoría Administrativa, Departamento de Contratación y Control Interno, cuyo asunto es estricta observancia reporte contratos ante plataformas tales como SIA OBSERVA, SECOP y otros existentes según corresponda.
Se recuerda lo siguiente:
- La fecha máxima de recepción de avances para la expedición del Registro presupuestal sin excepción, es hasta el último día hábil de cada mes.
- La fecha máxima de recepción de contratos para la expedición del Registro presupuestal sin excepción, es el 27 de cada mes o día hábil anterior.
Los documentos a anexar deben consolidarse en un solo archivo en formato PDF, en este orden así:
- Contrato o acto administrativo debidamente diligenciado y firmado por las partes.
- Certificado de disponibilidad presupuestal – CDP.
- RUT o cédula del tercero.
- Las solicitudes de registro presupuestal (RP) serán tramitadas dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la recepción del soporte (las solicitudes se tramitarán en orden de recepción). Cabe aclarar que el tiempo de trámite puede ser mayor si se presentan manifestaciones estudiantiles o actividades que afecten el normal desarrollo laboral de esta dependencia.
Nota importante 1: Es indispensable e importante revisar inmediatamente el soporte presupuestal remitido por esta dependencia (CDP y/o Registro presupuestal) e informar máximo hasta el día siguiente de la aceptación del documento o de las inconsistencias que pueda presentar para realizar la corrección correspondiente. Sí pasado este tiempo no se manifiesta ninguna solicitud de corrección, se da por aceptado el soporte presupuestal.
- Para los convenios y contratos interadministrativos que inicien su ejecución en la presente vigencia, se debe remitir los siguientes soportes:
- Copia del contrato interadministrativo o convenio debidamente firmado.
- Hoja de ruta debidamente firmada por el ordenador del gasto (puede solicitar asesoría a la oficina de Convenios adscrita al Departamento de Compras y
Contratación o a la Unidad de Gestión y Soporte a Proyectos de Investigación e Interacción Social – UGP). - Presupuesto homologado a la actual estructura presupuestal (puede solicitar asesoría a la Dirección de Planeación y Desarrollo).
Nota importante 2: Cabe aclarar, que para el inicio de la ejecución presupuestal (trámite de CDP y registro presupuestal) de contratos interadministrativos o convenios, no se requiere del desembolso de los recursos en las cuentas bancarias de la Universidad, lo anterior se menciona con el fin de evitar retrasos en los procesos.
- Para los programas de postgrado que inicien su ejecución en la presente vigencia, se debe remitir la viabilidad financiera aprobada por la Dirección de Planeación y Desarrollo con al menos ocho (08) días hábiles de antelación al inicio de las clases o actividades administrativas.
- Para la ejecución de gastos diferentes de asesorías y jurados de tesis, de programas de postgrado que ya hayan culminado el plan de estudios y se encuentren en proceso de titulación, se debe solicitar con al menos diez (10) días hábiles de antelación el informe financiero que certifique que el programa cuenta con el saldo suficiente para cubrir el gasto, adicionalmente, el gasto debe ser justificado y tener el aval del ordenador del gasto.
Es importante tener en cuenta, que esta dependencia a adaptado varios correos electrónicos para agilizar el trámite de las diferentes solicitudes remitidas, detallados a continuación:
| PROCESO | CORREO ELECTRÓNICO |
| Solicitudes de CDP Administración central (facultades, departamentos, dependencias).
Solicitud de informes de ejecución presupuestal (No correspondientes a liquidación de postgrados, convenios, contrato interadministrativo, proyectos de regalías) |
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| Solicitudes de CDP Vicerrectoría de investigaciones e interacción social – VIIS y Programas de postgrados.
Solicitudes informes de ejecución presupuestal (No correspondientes a liquidación de postgrados, convenios, contrato interadministrativo, proyectos de regalías) |
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| Solicitudes de Registro presupuestal Administración central (facultades, departamentos, dependencias), Vicerrectoría de investigaciones e interacción social – VIIS y Programas de postgrados. | |
| Solicitudes de creación y adición de convenios, contratos interadministrativos en el presupuesto de ingresos y gastos de la universidad de Nariño.
Solicitud de asignación de proyectos de regalías en el Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías – SPGR. Solicitudes de CDP convenios, contratos interadministrativos y proyectos de regalías. Solicitudes de Registro presupuestal convenios, contratos interadministrativos y proyectos de regalías. Solicitudes informes de ejecución presupuestal. |
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| Solicitudes de informes financieros y de liquidación de programas de postgrados.
Solicitudes de revisión y aprobación de informes de triangulación y/o financieros de convenios, contrato interadministrativo y proyectos de regalías. |
Adicionalmente, y en cumplimiento con la CIRCULAR CONJUNTA No. 001, expedida el 15 de noviembre de 2024 por Rectoría, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Dirección Tic, Subdirección SIIT y Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad cuyo asunto corresponde a los lineamientos uso de correo electrónico institucional y almacenamiento en la aplicación de ONEDRIVE.
A partir de la fecha, las solicitudes remitidas a esta dependencia por correo electrónico, que requiera adjuntar archivos, deben realizarse a través de OneDrive. No se procederá con las solicitudes que no cumplan con esta disposición.
Original Firmado
HAROLD HERNÁN SANTACRUZ
Jefe de Presupuesto Universidad de Nariño
