CIRCULAR 002-25
DE:
PARA:
OFICINA DE PRESUPUESTO
DECANATURAS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE CONVENIOS, CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y PROYECTOS FINANCIADOS POR EL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS, JEFES DE DEPENDENCIA Y PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO, ESTUDIANTES Y COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.
FECHA:
ASUNTO:
10 DE ENERO DE 2025
LINEAMIENTOS EJECUCIÓN PROYECTOS FINANCIADOS CON RECURSOS DEL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS (SGR)
Para la Ejecución de proyectos financiados con recursos del Sistema General de Regalías (SGR), desde la Plataforma SPGR (Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías) y en concordancia con los requerimientos exigidos por el Ministerio de Hacienda, a partir del cambio de versión en la plataforma SPGR realizado el día 11 de julio de 2021 y demás disposiciones internas.
Se recuerda los siguientes aspectos generales:
- Las solicitudes de CDP deben ser diligenciadas únicamente en el formato No. PSP-GEF-FR-05 establecido para dicho trámite.
- Las solicitudes de CDP serán tramitadas dentro de los tres (3) días hábiles posteriores a la recepción del soporte debidamente autorizado por el ordenador del gasto (Se tramitarán en orden de recepción). Cabe aclarar que el tiempo de trámite puede ser mayor si se requiere realizar modificaciones presupuestales o si se presentan manifestaciones estudiantiles o actividades que afecten el normal desarrollo laboral de esta dependencia.
- La fecha máxima de recepción de documentos o actos administrativos para la expedición del Registro presupuestal sin excepción, es el 27 de cada mes o día hábil anterior.
- Para los proyectos que iniciaran su ejecución a partir de esta vigencia, se requiere del Acuerdo de aprobación y adición del proyecto digitalizado (Archivo PDF de máximo 4 megas).
- Para dar inicio a la ejecución de los proyectos de inversión con cargo a los recursos asignados del Sistema General de Regalías, en atención a lo establecido en el artículo 1.2.1.2.22. Ejecución de Proyectos de Inversión del Decreto 1821 de 2020, el cual desarrolla el artículo 37 de la Ley 2056 de 2020, (…) Parágrafo 1°. “El acto administrativo que ordena la apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que decreta el gasto con cargo a los recursos asignados, deberá incluirse dentro del Sistema de Presupuesto y Giro de Regalías – SPGR como un registro previo al Registro Presupuestal del Compromiso y posterior a la expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal”. (…)
El acto administrativo de la primera apertura del proceso de selección o acto administrativo unilateral que decreta el gasto. Para ello se necesita el ID del proceso en SECOP y la fecha en la cual se realizó la apertura del proceso de selección o de la fecha de expedición del acto administrativo que decreta el gasto y el archivo correspondiente en formato PDF no superior a 4 megas. Si este proceso fue publicado a través del SECOP I se debe ingresar el número del proceso o número de constancia de la publicación que arroja el sistema; si fue registrado a través de SECOP II corresponde al ID del proceso asignado.
Lo anterior, es de obligatorio registro para aquellos proyectos de inversión que a la fecha del presente comunicado no hayan registrado compromisos presupuestales con cargo al proyecto de inversión que se va a ejecutar.
Nota importante 1: Si el proyecto de inversión no tiene definida la fecha de publicación del acto administrativo que aprobó el proyecto en SUIFP no aparecerá disponible en el SPGR para realizar el registro de la apertura del proceso de selección o acto administrativo que decreta el gasto. Así mismo, si la instancia que aprobó el proyecto de inversión concedió prórroga para el inició de ejecución del proyecto también debe ser registrada en el SUIFP para que puedan realizar de manera exitosa el registro del acto administrativo de apertura de proceso en el SPGR.
- Las solicitudes de registro presupuestal de los compromisos adquiridos por los proyectos financiados por el SGR, en la plataforma SPGR, deben cumplir con lo siguiente:
- Documento o acto administrativo que respalda el registro de la transacción digitalizado, debidamente diligenciado y firmado (Archivo PDF de máximo 4 megas).
- Código SECOP del documento o acto administrativo.
- Plan de pagos del documento o acto administrativo, el cual debe incluir fecha (día, mes, año) y el valor a pagar (mencionar si alguno de los pagos a realizar es anticipo).
- Certificación bancaria del contratista (no mayor a tres meses).
- RUT del contratista
Si el contratista es persona jurídica, adicionalmente:
- RUT persona jurídica.
- RUT del representante legal.
Si el contratista es un consorcio o unión temporal, adicionalmente:
- RUT del consorcio o unión temporal.
- RUT de los consorciados o participantes de la unión temporal.
- RUT del representante legal del consorcio o unión temporal.
- Porcentaje de participación de los consorciados.
- Las solicitudes de registro presupuestal (RP) serán tramitadas dentro de los dos (2) días hábiles posteriores a la recepción del soporte (Se tramitarán en orden de recepción).
Nota importante 2: Es indispensable e importante revisar inmediatamente el soporte remitido por esta dependencia (CDP y/o Registro presupuestal) e informar máximo hasta el día siguiente de la aceptación del documento o de las inconsistencias que pueda presentar para realizar la corrección correspondiente. Sí pasado este tiempo no se manifiesta ninguna solicitud de corrección, se da por aceptado el documento presupuestal.
Como disposición especial y con el fin de finalizar el Cierre de Ejecución de proyectos financiados con recursos SGR, bienalidad 2023-2024 y dar inicio a la bienalidad 2025-2026 en la Plataforma SPGR, se establece el siguiente cronograma:
INICIO BIENIO 2025-2026:
| ACTIVIDAD | ENTREGA | RECIBE | FECHA |
| Solicitudes de registro del cronograma de flujo | Diferentes dependencias | Oficina de Presupuesto | A partir del jueves 16 de enero de 2025 (Sujeto a revisión y se tramitarán en orden de recepción) |
| Solicitudes de CDP | Diferentes dependencias | Oficina de Presupuesto | A partir del lunes 20 de enero de 2025 (Sujetos a revisión y se tramitarán en orden de recepción) |
Las solicitudes referentes a los proyectos financiados con recursos SGR, deben ser remitidos únicamente al correo presupuestoconvsgr@udenar.edu.co, aclarando en el asunto el proyecto al que correspondan, número de solicitud y/o de contrato.
Adicionalmente, y en cumplimiento con la CIRCULAR CONJUNTA No. 001, expedida el 15 de noviembre de 2024 por Rectoría, Vicerrectoría Administrativa y Financiera, Dirección Tic, Subdirección SIIT y Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad cuyo asunto corresponde a los lineamientos uso de correo electrónico institucional y almacenamiento en la aplicación de ONEDRIVE.
A partir de la fecha, las solicitudes remitidas a esta dependencia por correo electrónico, que requiera adjuntar archivos, deben realizarse a través de OneDrive. No se procederá con las solicitudes que no cumplan con esta disposición.
Original Firmado
HAROLD HERNÁN SANTACRUZ
Jefe de Presupuesto Universidad de Nariño
