CIRCULAR CONJUNTA No. 001
Año 2026
DE:
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD Y SECCIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS
PARA:
PERSONAL DOCENTE Y ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO QUE CUENTE CON INVENTARIO A CARGO.
DECANATURAS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE CONVENIOS Y PROYECTOS, JEFES DE DEPENDENCIA EN GENERAL
FECHA:
26 DE ENERO DE DOS MIL VEINTISEIS (2026).
ASUNTO:
CONTROL Y ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIO INSTITUCIONAL
Cordial saludo.
En cumplimiento de las funciones de control, vigilancia y administración de los bienes muebles de la Universidad de Nariño y en desarrollo de los procesos de verificación, depuración y actualización del inventario institucional, se informa a todas las dependencias académicas y administrativas que la Sección de Almacén e Inventarios, con el acompañamiento de la Vicerrectoría Administrativa y de la Oficina de Control Interno, adelantará jornadas programadas de revisión física y documental de inventarios.
Estas actividades se realizan en observancia de lo dispuesto en el Acuerdo No. 029 de 2007 (Manual de Almacén), el Acuerdo No. 066 de 2011, modificado por el Acuerdo No. 104 de 2013, así como de los principios de responsabilidad fiscal, eficiencia administrativa y protección del patrimonio público, los cuales obligan a la Universidad y a sus dependencias a garantizar la adecuada custodia, uso y actualización de los bienes asignados.
En el marco de las validaciones preliminares efectuadas en los sistemas de información institucionales, se han identificado registros de bienes asignados a personas que no se encuentran vigentes en la entidad, situación que hace necesaria la verificación conjunta con las dependencias, con el fin de establecer su ubicación, estado, responsable actual y las acciones administrativas a que haya lugar.
En consecuencia, y con el propósito de garantizar el adecuado desarrollo de las jornadas de revisión, se dispone lo siguiente:
- Las dependencias deberán brindar apoyo obligatorio y oportuno a los funcionarios designados para la revisión de inventarios, suministrando la información requerida y facilitando el acceso a los bienes objeto de verificación.
- Previo a la visita programada, cada dependencia deberá adelantar la revisión interna de la información relacionada con:
- Bienes asignados a exfuncionarios, exdocentes o personal no vigente.
- Ubicación física actual de los bienes.
- Responsable funcional del bien dentro de la dependencia.
- Soportes documentales que respalden traslados, entregas o cambios de responsable.
- La inobservancia, omisión o falta de colaboración en estas actividades podrá generar hallazgos administrativos, conforme a las competencias de la Oficina de Control Interno y a las disposiciones que regulan la responsabilidad sobre los bienes públicos.
La fecha específica de la visita a cada dependencia será informada mediante comunicación oficial remitida con la debida antelación. La presente circular tiene carácter general y permanente, y su contenido será exigible para todas las dependencias de la Universidad de Nariño durante el desarrollo de las actividades de revisión de inventarios.
La adecuada gestión de los bienes institucionales es una responsabilidad compartida y constituye un elemento fundamental para la transparencia, el control y la protección del patrimonio de la Universidad.
Para cualquier inquietud, pueden informarse con la Sección de Almacén e Inventarios o comunicarse al teléfono 7244309 Ext. 1136 o al teléfono móvil 3143166239.
Agradecemos su atención y colaboración para llevar a cabo este procedimiento de manera adecuada.
Universitariamente,
ORIGINAL FIRMADO
IVAN ERNESTO MARTÍNEZ GUERRERO
Vicerrector Administrativo y Financiero
ORIGINAL FIRMADO
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe de Control Interno de Gestión y Calidad
ORIGINAL FIRMADO
LUIS ARTURO CEBALLOS ROSERO
Jefe de Almacén e Inventarios
