CIRCULAR CONJUNTA No. 003
San Juan de Pasto, 09 de diciembre de 2025
PARA:
DECANOS, DIRECTORES, UNIDADES ACADÉMICAS, ADMINISTRATIVOS, DOCENTES HORA CÁTEDRA, DOCENTES TIEMPO COMPLETO OCASIONAL, DOCENTES HORA CÁTEDRA POR SERVICIOS PRESTADOS
DE:
ELIZABETH CABRERA RAMOS, Jefe Sección Talento Humano
IVAN ERNESTO MARTÍNEZ, Vicerrector Administrativo y Financiero
GIRALDO JAVIER GÓMEZ, Vicerrector Académico
ASUNTO:
VINCULACIÓN DE DOCENTES HORA CÁTEDRA, TIEMPO COMPLETO OCASIONAL Y HORA CÁTEDRA POR SERVICIOS PRESTADOS SEMESTRE A2026
Cordial saludo
Una vez se haya aprobado la labor académica, para dar cumplimiento al cronograma de vinculación docente aprobado mediante Resolución No. 0451, la cual se puede consultar el link: https://www.udenar.edu.co/resolucion-0451- calendario-de-programacion-academica-semestre-a2026/
Cada docente recibirá una notificación a su correo para iniciar la legalización del contrato a través de la plataforma SAPIENS, cada uno debe legalizar su vinculación antes de iniciar las actividades académicas de su contrato.
El docente registrará la hoja de vida en la plataforma sapiens en modulo hoja de vida, en caso que requiera orientación podrá consultar el video tutorial en el siguiente enlace: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/tutorial_hoja_vida/
En este sentido, se solicita a cada docente registrar los documentos actualizados a la fecha a partir del 15 de diciembre, conforme a los siguientes requisitos:
POR FAVOR CARGAR SOLO LOS DOCUMENTOS LISTADOS A CONTINUACION EN FORMATO PDF:
- Cédula de ciudadanía
- Certificado de cuenta bancaria
- Certificado de afiliación a cesantías
- Certificado de afiliación a salud
Si está afiliado a Emssanar, Mallamas, Asmet Salud o FAMISANAR, debe descargar el formulario de afiliación como trabajador dependiente desde la página web de la EPS correspondiente, completarlo a mano en los campos No. 6, 7, 8, 9, 10, 15, 16, 18 y No.54 firmarlo y adjuntarlo junto con los demás documentos.
Por favor descargar los formatos en los siguientes links:
- Emssanar: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Emsaanar.pdf
- Mallamas: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Mallamas.pdf
- Asmet Salud: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Asmet_Salud.pdf
- Famisanar: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Famisanar.pdf
Si está afiliado a Nueva EPS, Sanitas, Salud Total o Sura, únicamente debe adjuntar el certificado de afiliación.
- Certificado de afiliación a pensión.
- Antecedentes de Procuraduría.
- Antecedentes de Contraloría.
- Antecedentes de Policía.
- Certificado sobre medidas correctivas de Policía.
- Certificado deudores alimentarios REDAM
- Formatodeclaración de bienes y rentas
- Paz Y Salvo De Avances
- Recibo Pago Estampilla Prodesarrollo Universidad De Nariño
En el marco de su misión institucional y conforme al procedimiento DTH-GEH-PR04 (Vinculación del Talento Humano), se informa al personal docente hora catedra vinculado mediante contrato laboral (incluyendo hora cátedra por servicios prestados), que para el proceso previo a la suscripción de contratos correspondiente al semestre A2026, se debe realizar los siguientes procesos, así:
1. PAGO DE ESTAMPILLAS PRO-UNIVERSIDAD DE NARIÑO
Una vez aprobada la solicitud de vinculación, se deberá:
- Revisar instructivo anexo a la presente Circular para facilitar el proceso de generación de recibo de pago de ESTAMPILLAS PRO-UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
- Descargar de la plataforma SAPIENS la certificación expedida por la Sección de Talento Humano de la Universidad de Nariño en donde encontrara el valor base para la liquidación del recibo de pago de estampilla Pro-Universidad de Nariño.
2. PAZ Y SALVO DE REPORTE DE AVANCES POR REVISORÍA DE CUENTAS
- Debe descargar este documento desde la plataforma SAPIENS, debe ingresar a hoja de vida después al botón paz y salvos y seleccionar la opción 2 reporte de avances.
- El documento debe estar actualizado y firmado por el docente.
Comedidamente informamos que las fechas de legalización de vinculación corresponde a:
- Los docentes Departamento de Medicina del 15 de diciembre de 2025 al 10 de enero 2026
- Los docentes hora cátedra de otros programas del 15de diciembre de 2025al 10de enero 2026
- Los docentes hora cátedra por servicios prestados 13 al 24 de enero de 2026
Una vez los docentes realicen el cargue de documentos, la Sección de Talento Humano enviara los contratos para su revisión y firma a los departamentos, por tanto, los departamentos y los docentes deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones al momento de firmar el contrato:
- Verificar que el objeto del contrato corresponda a la labor aprobada en sapiens, con el número total de horas.
- Revisar los datos personales del docente nombre, documento y escalafón estén correctos
En caso que se presente algún error en los contratos cada departamento debe solicitar la corrección a la Sección de Sistemas de Información relacionando los contratos a corregir con las observaciones para los ajustes pertinentes, posteriormente informar a la Sección de Talento Humano para que sean generados nuevamente.
Una vez se firmen los contratos por los docentes y el director, se deben enviar en un solo correo el grupo de contratos en formato PDF Únicamente al correo programacionacademica@udenar.edu.co, para firma del Vicerrector Académico, es importante tener en cuenta que los docentes no deben enviar contratos de manera individual.
Finalizado el proceso de firmas la Vicerrectoría Académica retornará en un solo correo el grupo de contratos firmados a cada departamento para que se radiquen en físico en la Sección de Talento humano.
Recordamos que los docentes que no realicen la legalización de su contrato y la firma del mismo no podrán ser vinculados y no podrán desarrollar ninguna actividad.
Anexo manual pago de estampillas
Muchas gracias por su atención
Atentamente,
Original Firmado
ELIZABETH CABRERA RAMOS
Jefe Sección Talento humano
Original Firmado
IVAN ERNESTO MARTÍNEZ
Vicerrector Administrativo y financiero
Original Firmado
GIRALDO JAVIER GÓMEZ GUERRA
Vicerrector Académico
