Comunicado 001 – 2020, Unidad de Archivo y Correspondencia

PARA:

Comunidad en General – Unidades Académico Administrativas   UDENAR.

ASUNTO:

Información contingencia Coronavirus (COVID-19)
Unidad de Archivo y Correspondencia.

Cordial saludo,

Atendiendo las directrices del Gobierno Nacional y las propias de la Universidad de Nariño, la Unidad de Archivo y Correspondencia, presenta a la comunidad en general y a la comunidad universitaria la siguiente información:

1. El horario de atención será de lunes a viernes de 9:00 a.m. a 1:00 p.m.
2. Las comunicaciones oficiales externas se recepcionarán en la Ventanilla Única de Correspondencia (VUC), éstas se radicarán, escanearán y se enviarán a los correos institucionales de acuerdo a su competencia.

Se solicita muy respetuosamente dar acuso de recibido si por alguna razón llega comunicación oficial y no es de su competencia favor responder haciendo la salvedad de no tramite, para volver a enviar a la oficina competente.

3. Si la V.U.C recibe paquetes o cajas se realizarán las llamadas pertinentes a cada dependencia para la entrega respectiva.
4. Para prevenir el contagio y la proliferación del virus, no se realizarán rutas internas, atendiendo la modalidad de teletrabajo, si por alguna razón extrema es necesario el servicio de mensajería este se puede solicitar al celular; 3136840227 o al correo electrónico; gdccertificada@udenar.edu.co.
5. El mensajero externo diariamente realizará trámites bancarios, y trámites administrativos y pasará por las dependencias que requieran éste servicio a las 9:00 a.m. por cuanto el tiempo de realizar estos trámites se limita a la atención de los bancos, se solicita muy respetosamente tener listos los documentos.
6. El horario de envió de las comunicaciones oficiales a nivel Local, Nacional e Internacional se programó con las empresas de mensajería externa a las 12:00 del día, por tanto, si tiene un documento Urgente deberá hacerlo llegar a la V.U.C antes de las 11: 00 a.m.
7. Las constancias laborales, préstamos de documentos, o consulta se limitarán al máximo a excepción de requerimientos legales o constitucionales, por cuanto no podemos someter al personal de la Unidad de Archivo y Correspondencia al contacto con documentos antiquísimos que puedan provocar alguna infección respiratoria.
8. Se suspenden los trabajos de asesoría y acompañamiento en el proceso de Gestión Documental en las dependencias donde se está llevando este proceso.
9. Se suspenden las pasantías previstas con el SENA.
10. Las rutas de la VIPRI y la Universidad del Centro se limitarán a una vez por semana de acuerdo a la necesidad del servicio.

No siendo otro pendiente se suscribe.

Atentamente,

Mg. LUZ ÁNGELA ORDÓÑEZ GÓMEZ
Jefe de Archivo y Correspondencia