Comunicado público Nº 001 Junta de Compras y Contratación

La Junta de Compras y Contratación de la Universidad de Nariño se permite poner en conocimiento público a través del presente medio, el proceso contractual relativo a la selección del operador logístico encargado del suministro de medicamentos a usuarios del Fondo de Seguridad Social en Salud del Claustro Universitario y hacer de público conocimiento que el actuar de la Junta siempre ha estado revertido por los principios que deben regir la administración pública.

Para ello es necesario señalar que de acuerdo con los procedimientos establecidos en el Manual de Contratación vigente de la Institución, corresponde a la dependencia gestora del negocio jurídico presentar ante la Junta de Compras y Contratación el documento contentivo de los términos de referencia o pliegos de condiciones que servirán de sustento a la relación contractual prevista. Bajo ese orden de ideas, el Fondo de Seguridad Social en Salud remitió con destino a este organismo la proyección de términos de referencia para convocatoria pública tendiente a la contratación del operador logístico encargado del suministro de medicamentos a usuarios del mencionado Fondo para el año 2016. En sesión de Junta de Compras celebrada el día catorce (14) de marzo del mismo año, la Junta de Compras y Contratación determinó que mientras la dependencia gestora adelantaba todos los trámites precontractuales y de estudios previos, sería prudente autorizar una prórroga al contrato de suministro que venía vigente con la compañía Audifarma S.A. por un término máximo de tres (03) meses o antes si se agotaban los recursos destinados para dicha contratación, previendo dentro de dicho término el agotamiento de la convocatoria pública a la que habría lugar.

En consecuencia de lo anterior, a la sesión celebrada por la Junta de Compras el día treinta y uno (31) de marzo de dos mil dieciséis (2016) asistió inclusive el doctor Mauricio Guerrero en calidad de delegado del Director del Fondo de Seguridad Social en Salud y como auditor médico que se encargaría de la supervisión contractual a que hubiere lugar dentro del suministro de medicamentos. En dicha sesión se generó la aprobación al texto contentivo de los denominados “pre-pliegos” o proyecto de términos de referencia, con el objetivo de que los proponentes que tuvieran interés en participar más adelante en el proceso contractual público, pudieran conocer del mismo a través de la página web institucional y eventualmente, si lo estimaran conveniente, proponer algunas modificaciones.

En efecto, mediante oficio recibido virtualmente en el buzón electrónico de la Oficina de Compras y Contratación el día seis (06) de abril de la presente anualidad, la compañía AUDIFARMA S.A. presentó solicitud de modificación al proyecto publicado, su petición se enmarcó en el sentido de modificar uno de los indicadores económicos que los proponentes debían acreditar, esto es, el índice de endeudamiento financiero, toda vez que por políticas previamente trazadas por la Junta de Compras y Contratación, los proponentes no podrían participar en este tipo de procesos si su índice de endeudamiento superaba el 0,3 (30%) o el 0,5 (50%), según la naturaleza del contrato. Es necesario indicar nuevamente, que para esta etapa, aún no se encontraba abierta la recepción de ofertas, sino que únicamente servía como medio de información respecto de la convocatoria que se aperturaría, por lo cual podían solicitar modificaciones a términos de referencia, como lo estaba haciendo la persona jurídica en mención.

Audifarma manifestó de forma literal que “revisando los términos de la convocatoria en referencia, podemos observar que no cumplimos con los promedios financieros solicitados por ustedes en el prepliego. Solicitamos de manera respetuosa se modifique la capacidad financiera ya que estamos muy interesados en participar de ella, pero este tema nos dejaría por fuera de la convocatoria, ya que el pliego dice: los proponentes interesados en el proceso de contratación objeto de esta convocatoria deben acreditar la siguiente capacidad financiera: Patrimonio: El proponente deberá acreditar patrimonio igual o superior al 200% del valor ofertado. Índice de endeudamiento: El proponente deberá tener un índice de endeudamiento igual o menor al 30%. Capital de Trabajo: El proponente deberá demostrar un capital de trabajo igual o mayor al 400% del valor ofertado. Y, nosotros solo cumplimos en el punto 1 y 3 pero, en el punto 2 no se cumple”.

Por haberse presentado dicha observación de forma extemporánea, los pre-pliegos fueron aprobados el siete (07) de abril y publicados como pliegos definitivos el día 15 de abril de 2016. Como consecuencia de lo anterior, el día 22 de abril se recibió propuestas de proponentes Biomédical IPS y Audifarma S.A. Sin embargo, una vez la Junta de Compras y Contratación verificó la concurrencia de requisitos habilitantes, determinó que ninguna de las dos propuestas quedaba habilitada por falta de cumplimiento de algunos requisitos y en consecuencia se procedió a declarar desierta la convocatoria pública. No obstante, la Junta de Compras determinó que por principios de igualdad, moralidad, eficacia, imparcialidad, publicidad, objetividad y transparencia era conveniente abrir nuevamente el proceso a convocatoria pública, procurando que se genere mayor participación de oferentes, para lo cual requirió la presencia del Asesor Financiero de la Oficina de Planeación y Desarrollo, Sr. Hernando Meneses, a efectos de determinar si era viable o no permitir el incremento del índice de endeudamiento en la convocatoria que se volvería a abrir respecto del suministro de medicamentos.

En sesión del día once (11) de mayo, a petición del Director del Fondo de Seguridad Social en Salud, la Junta de Compras determinó nuevamente adicionar el contrato vigente para el suministro de medicamentos, mientras se surtía integra y nuevamente el proceso de convocatoria pública. En dicha sesión se contó con la asesoría del Especialista  Hernando Meneses, producto de la cual se determinó en armonía con las disposiciones de Colombia Compra Eficiente, que sería prudente incrementar el índice de endeudamiento permitido, hasta un máximo de 0.8 (80%), con lo cual se pretendía una mayor concurrencia y en consecuencia, una selección objetiva.

Una vez los términos fueron nuevamente presentados, en sesión del día veintiséis (26) de julio se aprobó nuevamente la publicación de la convocatoria y el día dos (02) de agosto se publicaron pre-pliegos de convocatoria en la página web. Durante el término para presentar observaciones, no se recibió ninguna relacionada con modificaciones a los términos de referencia. Posteriormente en sesión de la Junta de Compras y Contratación del día diecinueve (19) de agosto del hogaño se recomendó la publicación de términos definitivos tal como habían sido publicados en etapa de pre-pliegos.

Habiéndose recibido ofertas durante los días 29 y 30 de agosto, la Junta de Compras y Contratación en sesión del día 30 de agosto revisó las propuestas debidamente registradas encontrando que nuevamente se habían presentado las compañías Biomedical y Audifarma, pero la segunda en mención no cumplía un requisito financiero correspondiente al índice de endeudamiento, pues lo acreditaban por encima del permitido en los términos de la convocatoria. De manera tal que la única propuesta habilitada por cumplimiento de requisitos habilitantes  fue la presentada por Biomedical. Acto seguido la Junta de Compras efectuó remisión de la misma al Fondo de Seguridad Social en Salud, con el propósito de que procediera a evaluar la propuesta de acuerdo con los márgenes de su competencia.

Una vez la Oficina de Compras y Contratación recibió nuevamente la propuesta y su respectiva evaluación por parte del Fondo de Salud, procedió a informarlo a la Junta de Compras, organismo éste que en sesión del día trece (13) de septiembre propuso al ordenador del gasto la adjudicación de la convocatoria pública al proponente Biomedical por cuanto además de haber sido la única propuesta habilitada, recibió valoración por 89 puntos de 100 posibles. Dicha evaluación fue efectuada por la auditora médica, el coordinador médico, la coordinadora odontológica, el abogado asesor del Fondo de Salud y el Director del Fondo de Seguridad Social en Salud, quienes manifestaron que se hizo una revisión comparativa del total de medicamentos considerados de mayor rotación  (1.500) y que se evidenció que la condiciones económicas eran bastante favorables para la contratación por cuanto cerca del 90% del listado de medicamentos se encontraba por debajo del tope establecido habiendo verificado nombres comerciales, laboratorios, concentración y presentaciones. Se informó también que se tuvo en cuenta la certificación expedida por el representante legal del proponente en donde se informaba respecto de la procedencia nacional de los medicamentos y en consecuencia el apoyo a la industria nacional. Se advirtió que el valor agregado se veía reflejado en la dispensación de medicamentos en todo el país. De manera tal que no pueda predicar vicio alguno en el procedimiento contractual, pues ni siquiera normas especiales establecen competencia en cabeza de organismos determinados a efectos de adelantar el proceso contractual.

Con base en lo anterior, la convocatoria fue adjudicada mediante Resolución Rectoral 1846 del día 19 de septiembre de 2016.

Una vez evidenciada la transparencia que permeó el trámite contractual, es necesario poner de presente que el contrato de operación logística para el suministro de medicamentos, forzosamente debía realizarse bajo la modalidad de convocatoria pública, pues si bien el Estatuto de Contratación dispone para los contratos de prestación de servicios de salud que pueden tramitarse por contratación directa, en el caso concreto nos encontrábamos ante un contrato de suministro y no de prestación de servicios. Pues el Decreto 1011 de 2006 dispone cuándo estamos frente a un contrato de prestación de servicios de salud, limitándolos a los que prestan las IPS´s y los servicios de especial de pacientes, no enmarcándose entonces el contrato de suministro de medicamentos.

Tan pronto como el contrato fue adjudicado y suscrito con el contratista, se iniciaron los procesos de instalación del nuevo contratista en el Fondo de Seguridad Social en Salud. No obstante, de acuerdo con las actas de auditoria se pudo evidenciar que no se estaba disponiendo de la totalidad de medicamentos y que algunos tardaban en ser entregados a los usuarios por cuanto no se encontraban en la ciudad de Pasto.

Ello generó que a través de la Junta de Compras y Contratación y el Departamento Jurídico se requiriera al representante legal de Biomedical a efectos de que concurriera a la Universidad de Nariño y generara alternativas inmediatas para solucionar el problema que involucraba evidentemente la vulneración de derechos de carácter fundamental como la vida en condiciones dignas y la salud, entre otros.

Durante los días nueve (09) y diez (10) de noviembre de la presente anualidad se logró la comparecencia de la gerente de Biomedical a la Universidad de Nariño en sesión de la Junta de Compras ante Rectoría y del Consejo del Fondo de Seguridad Social en Salud, respectivamente, donde informó que el problema en la entrega oportuna de medicamentos a usuarios del Fondo se debía en gran medida a la variación de precios en medicamentos que estaba ocasionando un desequilibrio contractual, pero que ese mismo día había llegado un lote de medicamentos de los que estaban pendientes por ser entregados y que los que no habían llegado podían ser contratados alternativamente con otro prestador, tal como el contrato lo establecía. En dicho espacio se informó finalmente que Biomedical, ante la no modificación de precios, no se encontraría en capacidad de continuar con la ejecución contractual.

Ante ello, la Dirección del Fondo de Salud y del Departamento Jurídico iniciaron diálogos con otros prestadores a efectos de gestionar una cesión de la posición contractual de Biomedical, para evitar la interrupción en el suministro de medicamentos pues si el contrato se terminaba, por mandato estatutario como se advirtió con anterioridad, se debía proceder a efectuar nuevamente un proceso de convocatoria pública que podría tardar incluso más de 20 días en finalizar, previendo que si el contrato se cedía no habría que recurrir a convocatorias públicas. Sin embargo, la otra opción correspondía a que el Honorable Consejo Superior modificara la norma aplicable y permitiera en este evento la contratación directa independientemente del monto (como en efecto se materializó al día siguiente). De los prestadores consultados y cotizados, el único que manifestó disponibilidad inmediata de proceder a la entrega de medicamentos fue Audifarma, mientras que los demás requerían de aproximadamente 8 días hábiles contados a partir de la suscripción de contrato para poner a disposición de usuarios los medicamentos. Situación que por la naturaleza del contrato, la Universidad no podría permitir.

Ante ello, en la mencionada sesión del Consejo del Fondo de Salud, se sugirió que bajo el imperio de la normatividad vigente hasta ese entonces, se autorizara una cesión del contrato a un operador que garantizara el inmediato suministro de medicamentos y así evitar mayores perjuicios con la apertura de nuevos procesos contractuales. Con ello, se instó aprovechando la presencia de un delegado del Consejo Superior Universitario, para que en la próxima sesión de dicho organismo se gestionara la modificación al Estatuto de Contratación en el sentido de permitir que incluso los contratos de suministro de medicamentos puedan celebrarse a través de la contratación directa. Siendo ello así, no habría que contemplar una cesión contractual sino una terminación que podría ser incluso bilateral, pues una vez aquella se diera se podía de forma inmediata proceder a contratar directamente a un nuevo operador logístico para el suministro de medicamentos. Frente a esta alternativa hubo acuerdo.

En la misma sesión, el Delegado del Consejo Superior propuso dos fórmulas de arreglo para el problema, a saber: La primera relativa a continuar con la ejecución del contrato durante un (01) mes más, mientras se gestaba la nueva contratación. La segunda, relativa a terminar inmediatamente el contrato y al día siguiente proceder nuevamente a contratar. Ante ello, el Director del Departamento Jurídico advirtió que las dos posiciones podían catalogarse como extremas, por cuanto la primera involucraba extender en el tiempo la posibilidad de afectación de derechos de los usuarios del Fondo de Salud y la segunda daba por sentado que el Consejo Superior modificaría una norma jurídica; por ello recomendó conciliar las dos opciones en el sentido de esperar a que efectivamente se generara la modificación estatutaria pretendida y que facilitaría la contratación directa de otro operador logístico para el suministro de medicamentos y que al mismo tiempo se avanzara por parte del Fondo de Salud en diálogos con otro operador logístico para la celebración del nuevo contrato de manera tal que para el día viernes 18 de noviembre se pudiera dar por terminado de forma bilateral el contrato con Biomedical y la suscripción de uno nuevo con el operador que se encontrara en disposición de hacerlo y cuente con respaldo en virtud de su experiencia y calidad en prestación de sus servicios, como Audifarma. Posición esta última que fuera acogida por el Consejo del Fondo de Salud. Claramente durante este lapso, Biomedical tendría que garantizar la correcta y oportuna ejecución contractual.

En sesión del día once (11) de noviembre de este año, el Consejo Superior Universitario profirió la modificación estatutaria permitiendo que el suministro de medicamentos pueda ser contratado bajo la modalidad de contratación directa.

En razón de lo anterior, la Oficina de Compras y Contratación generó la proyección de actos y contratos relativos al cumplimiento de las disposiciones aquí expuestas.

Finalmente se informa que en cumplimiento de los índices de transparencia, todos los registros y soportes del proceso que nos ocupa,  se encuentran a disposición de cualquier parte interesada.

HUGO RUIZ ERAZO

Vicerrector Administrativo
Presidente Junta de Compras y Contratación