Circular 02 de mayo de 2025 Vicerrectoría Administrativa y Financiera

Considerando la responsabilidad de la Universidad de Nariño en la gestión del trámite de recuperación del IVA pagado por la adquisición de bienes y servicios, así como los requisitos de tiempo y forma exigidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, la Sección de Contabilidad recuerda al personal encargado de la legalización de avances, cajas menores, reintegros de gastos y pagos de servicios públicos la importancia de reportar las facturas que incluyan IVA dentro del mismo mes en que se efectúe el pago, independientemente de la fecha límite para la legalización de los avances. Se resalta que, para los casos de planillas de Avianca, el reporte de IVA se debe realizar en el mismo mes que se adquiere hasta el día 27 como fecha máxima por parte de las dependencias del área financiera, los tiquetes adquiridos en los últimos tres días se debe solicitar reporte de IVA de manera inmediata con el fin de legalizar en el mismo mes de adquisición y pago.

A continuación, se presenta las fechas máximas del reporte de facturas según el periodo en el que haya sido adquiridas / pagadas (exceptuando planillas de Avianca):

Las facturas electrónicas deben enviarse al correo reporteiva@udenar.edu.co en formato PDF (no
escaneadas ni en fotografía), junto con la resolución del avance debidamente firmada y con su respectivo número de radicado, así como el RUT actualizado del proveedor. Además, es indispensable solicitar la confirmación de reporte exitoso, ya que este requisito es fundamental para la correspondiente legalización.

Este correo también está habilitado para la recepción de solicitudes y la atención de cualquier inquietud relacionada con dicho trámite.

En caso de no reportar las facturas dentro del plazo establecido o si estas son rechazadas por la DIAN debido a alguna causal, el personal responsable deberá asumir el valor correspondiente y realizar el respectivo reintegro.

Recordar los requisitos de facturación electrónica: según el artículo 11 de la resolución 000165 del 01 de noviembre de 2023 de la DIAN son los siguientes:

1. (…) estar denominada expresamente como factura electrónica de venta.
2. (…) deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT del vendedor o de quien presta el servicio
3. Identificación del adquiriente, según corresponda, así:

3.1 (…) deberá contener: apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del adquiriente de los bienes y servicios.
3.2 Registrar apellidos y nombre y número de identificación del adquiriente de los bienes y/o servicios; para los casos en que el adquiriente no suministre la información del literal a) de este numeral, en relación con el Número de Identificación Tributaria -NIT.
3.3 Registrar la frase «consumidor final» o apellidos y nombre y el número «222222222222» en caso de adquirientes de bienes y/o servicios que no suministren la información de los literales a) o, b) de este numeral. Se debe registrar la dirección del lugar de entrega del bien y/o prestación del servicio, cuando la citada operación de venta se realiza fuera de la sede de negocio, oficina o local del facturador electrónico para los casos en que la identificación del adquiriente corresponda a la señalada en los literales b) y c) de este numeral. Cuando la entrega del bien o el servicio se realice en el exterior, el registro de la dirección no será obligatorio

4. (…), deberá llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura electrónica de venta, indicando el prefijo compuesto por hasta cuatro (4) caracteres alfanuméricos, cuando a ello hubiere lugar, el número consecutivo, la fecha y vigencia de la autorización de numeración generada en el Servicio informático electrónico de numeración de facturación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
5. Fecha y hora de generación.
6. (…), deberá contener la fecha y hora de expedición, la cual corresponde a la validación de que trata el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que se entiende cumplido con lo dispuesto en el numeral 7 del presente artículo.
La factura electrónica de venta se entenderá expedida, en todo caso, cuando sea validada y entregada al adquirente de manera física o electrónica según corresponda, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta Resolución.
Cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN o cuando se utilice el procedimiento de factura electrónica de venta con validación previa con reporte acumulado, se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7. (…), deberá entregarse al adquiriente la factura electrónica de venta en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: «Documento validado por la DIAN», los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando la factura electrónica de venta no pueda ser validada por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
8. (…), indicar el número de registro, línea o ítems, el total de número de líneas o ítems en las cuales se detalle la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos inequívocos que permitan la identificación de los bienes vendidos o servicios prestados. (subrayado fuera de texto)
9. (…), el valor total de la venta de bienes o prestación de servicios, como resultado de la sumatoria de cada una de las líneas o ítems que conforman la factura electrónica de venta.
10. La forma de pago, estableciendo si es de contado o a crédito, en este último caso se debe señalar el plazo.
11. El medio de pago, registrando si se trata de efectivo, tarjeta crédito, tarjeta débito o transferencia electrónica u otro medio que aplique. Este requisito aplica cuando la forma de pago es de contado.
12. (…), indicar la calidad de agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas -IVA, de autorretenedor del Impuesto sobre la Renta y Complementarios, de gran contribuyente y/o de contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, cuando corresponda.
13. (…), la discriminación del Impuesto sobre las Ventas -IVA, Impuesto Nacional al Consumo, Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
14. La firma digital del facturador electrónico de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio de la factura electrónica de venta.
15. El Código Único de Factura Electrónica -CUFE-.
16. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN en la que se encuentra información de la factura electrónica de venta contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el «Anexo técnico de factura electrónica de venta».
17. El contenido del Anexo Técnico de la factura electrónica de venta establecido en el artículo 69 de esta resolución, para la generación, transmisión, validación, expedición y recepción, en relación con los requisitos establecidos en el presente artículo.
18. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria -NIT, del fabricante del software, el nombre del software y del proveedor tecnológico si lo tuviere.

Recordar los requisitos de documento equivalente: según el artículo 19 de la resolución 000165 de 01 de noviembre de 2023

1. Estar denominado utilizando la expresión que identifique el documento, de acuerdo con lo señalado en el artículo 15 de la presente resolución adicionando al final de la denominación la expresión: “electrónico”, excepto en el caso el tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S. el cual se denominará “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S.”.
2. (…), deberá contener apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.
3. La discriminación del Impuesto sobre las Ventas (IVA), impuesto nacional al consumo, impuesto nacional al consumo de bolsas plásticas, otros impuestos que por disposiciones legales así lo exijan, con su correspondiente tarifa aplicable a los bienes y/o servicios que se encuentren gravados con estos impuestos.
4. (…), llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva determinada por el sujeto obligado. Tratándose del documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S., además se debe incluir el número, rango y vigencia autorizada por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
5. Fecha y hora de generación.
6. (…) fecha y hora de expedición.
El documento equivalente electrónico, solo se entenderá expedido cuando sea validado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) y entregado al adquirente, cumpliendo con las condiciones, los términos y los mecanismos técnicos y tecnológicos establecidos en esta resolución Cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), se tendrá como fecha y hora de expedición la indicada en el numeral 5 del presente artículo.
7. (…) deberá entregarse al adquirente documento equivalente electrónico en el formato electrónico de generación, junto con el documento electrónico de validación que contiene el valor: “Documento validado por la Dian”, los cuales se deben incluir en el contenedor electrónico; salvo cuando el documento equivalente electrónico no pueda ser validado por inconvenientes tecnológicos presentados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
8. (…) valor total de la operación.
9. Indicar la calidad del agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA) y autorretenedor en el Impuesto sobre la renta y complementarios, de gran contribuyente o de contribuyentes del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, según corresponda.
10. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT), del fabricante del software y el nombre del software.
11. El Código Único de Documento Equivalente Electrónico (CUDE).
12. La dirección de internet en la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) en la que se encuentra información del documento equivalente electrónico contenida en el código QR de la representación gráfica, que corresponde a la indicada en el “Anexo Técnico de Documento Equivalente Electrónico”.
13. Incluir la firma digital del emisor del documento equivalente electrónico. Al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
14. Cumplir con los requisitos específicos señalados en la presente resolución, que aplican de acuerdo con el documento equivalente que corresponda a la operación que pretende ser soportada.
15. Cumplir con las condiciones técnicas y tecnológicas señaladas en el “Anexo técnico documento equivalente electrónico.” establecido en el Título 10 de la presente resolución.