OFICINA DE CONTROL INTERNO
Reporte diligenciamiento del informe de software legal ante la UAE del Ministerio de Interior: Dirección nacional de derechos de autor, vigencia 2025
GENERALIDADES
La Directiva Presidencial No. 001 de 1999 y la Directiva Presidencial No. 002 de 2002 establecen directrices dirigidas a los representantes legales y ordenadores del gasto de las entidades públicas, orientadas a asegurar que la adquisición y uso de software se realice conforme a la normatividad sobre derechos de autor, exigiendo que todo programa de computador cuente con su respectivo soporte de licenciamiento o título habilitante que acredite la legalidad de su uso.
En este contexto, la Universidad de Nariño, a través de sus buenas prácticas aplicadas a los procesos administrativos y tecnológicos, adopta mecanismos de control y verificación que permiten evidenciar la adquisición, instalación y uso de software legal, garantizando el respeto por los derechos patrimoniales de autor.
El presente informe se elabora en el marco de las funciones de evaluación y seguimiento asignadas a la Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad, con el propósito de verificar el cumplimiento normativo durante la vigencia 2025 y reportar la información correspondiente ante la Dirección Nacional de Derecho de Autor.
JUSTIFICACIÓN
En atención a la comunicación oficial emitida por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, mediante la cual se solicita a las entidades y organismos públicos del orden nacional y territorial realizar la verificación anual del cumplimiento de las normas sobre uso legal de software, la Universidad de Nariño, a través de la Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad, adelantó las actuaciones correspondientes para dar cumplimiento a dicho requerimiento.
En este sentido, y acogiéndose a lo establecido en la Ley 603 de 2000 y a las buenas prácticas institucionales, se procedió al diligenciamiento del Cuestionario Software Legal – Vigencia 2025, instrumento dispuesto por la entidad rectora en materia de derechos de autor, el cual permite reportar el estado actual del licenciamiento, control, adquisición y uso de programas de computador al interior de la Institución.
El presente ejercicio se fundamenta en el principio de legalidad, la responsabilidad administrativa y el fortalecimiento del sistema de control interno de gestión institucional, asegurando la verificación objetiva de la información suministrada por las dependencias competentes, así como la trazabilidad documental que respalda el uso de software conforme a la normatividad vigente en materia de propiedad intelectual.
FECHA DE PRESENTACIÓN DEL INFORME: 13 DE FEBRERO DE 2026
FUENTES DE INFORMACIÓN
Para la elaboración del presente informe se tomó como insumo principal la información oficial remitida el día 11 de febrero de 2025 por la Sección de Infraestructura de Informática y Telecomunicaciones la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) de la Universidad de Nariño, dependencia responsable de la administración, control, soporte técnico y gestión del software institucional.
La información suministrada comprende, entre otros aspectos:
- Inventario actualizado de equipos de cómputo institucionales.
- Relación de software instalado en servidores y estaciones de trabajo.
- Evidencias de adquisición y/o renovación de licencias durante la vigencia 2025.
- Mecanismos de control implementados para la verificación del uso legal de programas de computador.
La documentación aportada fue objeto de revisión y análisis por parte de la Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad, con el fin de verificar su coherencia, trazabilidad y correspondencia con los requerimientos establecidos por la Dirección Nacional de Derecho de Autor en el marco del reporte de Software Legal – Vigencia 2025.
NORMATIVIDAD
El presente informe se fundamenta en el siguiente marco normativo, que regula la protección de la propiedad intelectual y el uso legal del software en las entidades públicas:
1. Constitución Política de Colombia
El artículo 61 de la Constitución Política de Colombia establece que el Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley.
El concepto de propiedad intelectual, en concordancia con el artículo 2 numeral 8 del Convenio que establece la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual, comprende dos grandes ramas:
Propiedad industrial: protección de invenciones, marcas, diseños industriales y competencia desleal.
Derecho de autor y derechos conexos: protección de obras literarias, artísticas, científicas, programas de computador, emisiones de radiodifusión, entre otros.
En este contexto, el software es considerado una obra protegida por el derecho de autor.
2. Ley 23 de 1982 – Sobre Derechos de Autor
Artículo 1: Reconoce protección a los autores de obras literarias, científicas y artísticas, así como a los titulares de derechos conexos.
Artículo 2: Establece que los derechos de autor recaen sobre todas las creaciones del espíritu, independientemente de su forma de expresión, incluyendo expresamente los programas de computador.
3. Directivas y Circulares Aplicables
Circular No. 04 de 2006 – Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno.
Circular No. 12 de 2007 – Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor.
Circular No. 17 de 2011 – Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor.
En consecuencia, la Universidad de Nariño orienta sus actuaciones al cumplimiento integral de este marco normativo, asegurando que la adquisición, instalación y uso de software institucional se realice con el respectivo respaldo de licenciamiento y dentro de los parámetros legales vigentes.
OBJETIVO.
Verificar la eficacia y suficiencia de las medidas de control implementadas por la Universidad de Nariño para garantizar el cumplimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, particularmente en lo relacionado con la adquisición, instalación, uso y administración de software institucional debidamente licenciado.
Asimismo, evaluar el grado de observancia de las disposiciones contenidas en la Ley 603 de 2000 y demás normas concordantes, con el fin de dar respuesta formal al requerimiento efectuado por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, respecto al reporte anual sobre el uso legal de software – Vigencia 2025.
PROCEDIMIENTO.
En cumplimiento de lo establecido en la normatividad vigente en materia de derechos de autor y uso legal de software, especialmente lo dispuesto en la Ley 603 de 2000 y las directrices impartidas por la Dirección Nacional de Derecho de Autor, la Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad solicitó formalmente información a la dependencia responsable de la administración y control del software a nivel institucional, con el propósito de verificar el estado de cumplimiento durante la vigencia 2025.
La información fue requerida de manera directa al área competente, quien suministro los soportes técnicos y administrativos relacionados con el inventario de equipos, software instalado, licencias adquiridas y mecanismos de control implementados para prevenir el uso de programas no autorizados.
Con base en la información recibida y validada, se procedió al diligenciamiento del cuestionario dispuesto en el aplicativo oficial de la Dirección Nacional de Derecho de Autor para el Informe de Software – Entidades Públicas, disponible en el siguiente enlace institucional: https://www.derechodeautor.gov.co/es/informe-de-software-entidades-publicas
A continuación, se relacionan las respuestas reportadas correspondiente a la Vigencia 2025.
Cuestionario:
1. ¿Con cuántos equipos cuenta la entidad?
La Universidad de Nariño dispone de 5.687 Equipos de cómputo, distribuidas entre 2.458 laptops y 3.229 equipos de escritorio, las cuales están asignadas a diferentes facultades, laboratorios, oficinas administrativas y centros de investigación.
2. ¿El software se encuentra debidamente licenciado?
Si, la Universidad de Nariño hace uso de software debidamente licenciado entre los cuales se encuentran agrupadas por categorías operativas así.
Con respecto a Infraestructura TI, Seguridad y Utilidades se cuenta con:
Microsoft OVS que proporciona beneficios académicos para el uso de los recursos en la nube de Microsoft 365. Esto incluye 100 GB de almacenamiento en OneDrive por usuario y acceso a Microsoft Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones a través de Office 365 en la nube.
Además, los sistemas operativos Microsoft Windows 10 y 11, junto con versiones de Microsoft Windows Server para despliegues en Data Center, están cubiertos por este licenciamiento, asegurando compatibilidad y seguridad en la infraestructura tecnológica.
Así mismo, se dispone de herramientas y utilidades como Acronis True Image Cyber Protect, Ease US Data Recovery y Entrust Instant ID Plus, Study Room que apoyan la gestión de aulas y laboratorios informáticos, así como los procesos de identificación de la comunidad académica.
También se cuenta con licencia del software de detección de similitudes e inteligencia artificial, Strike Plagiarism, una herramienta clave para fortalecer la integridad, académica y científica en todos los niveles de producción intelectual. Esta herramienta beneficia a autores, docentes, estudiantes e investigadores, al permitirles verificar la originalidad de sus escritos antes de ser publicados o entregados.
En el ámbito de Diseño, Multimedia y Producción Audiovisual, la universidad cuenta con herramientas especializadas que apoyan el desarrollo de las clases en los diferentes programas académicos que incluyen estos componentes en sus planes de estudio. Para ello, se dispone de software como la suite Adobe Creative Cloud, KeyShot Studio y Pro— Tools.
De manera complementaria, y con el propósito de fortalecer la creación de contenidos digitales de carácter académico, la Universidad cuenta con licencias de diversas herramientas tecnológicas, entre ellas Canva, ChatGPT, Edwiser Bundle, Perplexity, Autocut, Envato Elements, Bit.ly Growth, Trinka, CapCut y Animaker Pro. Este software se encuentra distribuido en las unidades académicas dedicadas al desarrollo de este tipo de actividades. En articulación con la Licencia App Moodle Premium, este software posibilita el diseño, la administración y el seguimiento de cursos virtuales y de entornos de aprendizaje personalizados, en coherencia con el desarrollo de las modalidades virtual e híbrida implementadas por la Universidad de Nariño.
La universidad también cuenta con diversas herramientas que permiten trabajar dentro del ámbito Matemático, Análisis Estadístico e investigativo, dentro de las herramientas con las que se cuenta se encuentra MATLAB y Simulink (Campus), Statgraphics (Campus), SPSS Statistics, Wolfram Mathematica, Cabri II y 3D, SmartPLS, Atlas.ti, STATA, y Overleaf Standard. Estas soluciones de software facilitan la modelación, simulación, procesamiento y análisis de datos, así como el apoyo a procesos de investigación y producción científica y académica.
Respecto a software para ingeniería, arquitectura y geotecnia dispone de un conjunto de herramientas tecnológicas orientadas al desarrollo de actividades académicas, de diseño, modelado, análisis y simulación. Estas soluciones permiten fortalecer los procesos de enseñanza—aprendizaje, así como el desarrollo de proyectos académicos, investigativos y de extensión en dichas áreas del conocimiento entre las herramientas disponibles de encuentran Archicad, Autodesk (licencias educativas), ArcGIS, Pix4D, Rocsience, Rhinoceros 3D.
Para el resto de las necesidades, la universidad promueve de manera activa el uso de software de código abierto (Open Source), como una estrategia orientada a garantizar el acceso equitativo a herramientas tecnológicas.
3. ¿Qué mecanismos de control se han implementado para evitar la instalación de software no licenciado?
Actualmente, la Universidad de Nariño dispone de una amplia variedad de software licenciado, destinado a atender diversas áreas de acción institucional. Asimismo, se complementa su uso con herramientas de software de código abierto (Open Source), con el propósito de mitigar el uso de software no licenciado.
Adicionalmente, la Unidad de Soporte y Mantenimiento, adscrita a la Sección de Infraestructura de Informática y Telecomunicaciones, es la encargada de realizar la instalación del software básico necesario en los equipos nuevos adquiridos por la Universidad de Nariño. Como parte de estas acciones, se implementa un cronograma de mantenimiento preventivo que incluye:
- Eliminación de malware, con el fin de prevenir amenazas a la seguridad de la información.
- Verificación del cumplimiento de las licencias de software en cada equipo.
- Control de la instalación de software, para evitar el uso de programas no autorizados, garantizando el cumplimiento de la normativa vigente en materia de derechos de autor y propiedad intelectual.
4. ¿Cuál es el destino final del software dado de baja en la entidad?
Actualmente, la Universidad adquiere software a través de servicios en la nube (Cloud), lo que elimina la necesidad de almacenamiento físico y facilita la gestión de licencias mediante descargas directas desde plataformas oficiales. Para los casos de las licencias anuales al ser bienes intangibles que necesitan renovación anual, no se realizan procesos de baja sino de renovación anual, para una mejor organización la Universidad realiza las contrataciones cada trimestre es decir se realizan 4 procesos de contratación durante el año referentes a la renovación para así, no saturar a las oficinas encargadas de los procesos contractuales.
CONCLUSIÓN
En cumplimiento de la normatividad vigente sobre derechos de autor y uso legal de software, y con base en la información suministrada por la Sección de Infraestructura de Informática y Telecomunicaciones y la Dirección de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones mediante el Memorando SIIT GIIT – 0024 del 11 de febrero de 2026, la Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad concluye que la Universidad de Nariño cumple adecuadamente con los lineamientos establecidos por la Dirección Nacional de Derecho de Autor y la legislación aplicable.
Se constata que la Universidad mantiene:
- Software debidamente licenciado para todos los equipos institucionales, incluyendo programas operativos, utilidades, herramientas académicas, de diseño, análisis estadístico e ingeniería.
- Mecanismos de control efectivos para la instalación de software, que garantizan la prevención del uso de programas no autorizados.
- Procedimientos claros para la gestión de licencias, incluyendo la renovación anual de software en la nube y la eliminación de programas que no cuenten con respaldo legal.
RECOMENDACIONES
A. Se recomienda continuar con la adquisición y renovación de licencias oficiales de software como Microsoft Windows, Microsoft Office y otras aplicaciones institucionales, asegurando que todos los equipos utilizados en la administración y áreas académicas cuenten con respaldo.
B. Implementar programas periódicos de sensibilización dirigidos a funcionarios, docentes y contratistas, utilizando los canales de comunicación institucional. Los temas a tratar deben incluir:
- Normatividad vigente sobre derechos de autor y propiedad intelectual
- Buenas prácticas de seguridad informática.
- Implicaciones legales derivadas del incumplimiento de la normativa de propiedad intelectual.
C. Adelantar acciones que permitan incorporar oportunamente en la base de datos institucional la totalidad de equipos de cómputo y software adquirido. Esto permitirá llevar un control actualizado de las funcionalidades, licencias y políticas de uso de los programas instalados, fortaleciendo la trazabilidad y la gestión de riesgos.
Para finalizar, la Universidad de Nariño, a través de la Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad y las áreas responsables de tecnologías de la información, mantiene un manejo integral y responsable del software institucional, asegurando la adquisición y uso de licencias legales, la actualización de inventarios y la implementación de controles que previenen la instalación de programas no autorizados. Estas acciones reflejan el compromiso institucional con la legalidad, la seguridad informática y la protección de los derechos de autor, garantizando que los recursos tecnológicos se utilicen de manera eficiente, transparente y conforme a la normatividad vigente, en beneficio de toda la comunidad académica y administrativa durante la vigencia 2025.
Atentamente,
ORIGINAL FIRMADO
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad
Universidad de Nariño