Circular No. 003

De:

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA

Para:

VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTROS, DIRECTORES DE CONVENIOS Y PROYECTOS, JEFES DE DEPENDENCIA Y PERSONAL DOCENTE, ADMINISTRATIVOS, CONTRATISTAS Y ESTUDIANTES EN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.

Fecha:

12 DE ENERO DE 2018

Asunto:

LEGALIZACIÓN URGENTE DE AVANCES EN OBSERVANCIA A LA NORMATIVIDAD VIGENTE

La Oficina de Control Interno en cumplimiento de su misionalidad institucional y de su labor prioritariamente de carácter preventivo, conjuntamente con la Vicerrectoría Administrativa, solicita a quien se le haya concedido avances y/o el manejo de cajas menores según corresponda, adelantar de manera perentoria la correspondiente legalización, advirtiendo que la omisión de dicho trámite podrá dar lugar a las acciones disciplinarias, penales y fiscales del caso.

En vista de lo expuesto, se indica que todo avance o anticipo debe ser legalizado a más tardar dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha en que fue concedido, salvo aquellos que fuesen otorgados para el desarrollo de proyectos de investigación o convenios suscritos por la universidad, quienes tendrán un plazo máximo de 2 meses. EN CONCLUSIÓN, LOS AVANCES O ANTICIPOS CONCEDIDOS, DEBEN SER DEBIDAMENTE LEGALIZADOS ANTES DEL 15 DE DICIEMBRE DE CADA AÑO, por cierre de la vigencia fiscal.

Por consiguiente, se invita a todo el personal A LEGALIZAR EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE LOS AVANCES PENDIENTES INFORMANDO QUE EL PLAZO MÁXIMO VENCE E DÍA LUNES 15 DE ENERO 4:00 P.M, recordando que los valores concedidos en avance o anticipo a los funcionarios, docentes y contratistas se encuentran respaldados con los salarios y prestaciones sociales. De otro lado, los estudiantes que no se encuentren al día con la legalización serán reportados a la Oficina de OCARA a fin de que no se emita el paz y salvo para el desarrollo de los procedimientos correspondientes a matrícula académica/financiera ó Derecho de Grado. En todo caso, se informa que la universidad está en la obligación de adelantar el trámite correspondiente para hacer efectivo el recobro de los valores adeudados ante el ente universitario; SIN PERJUICIO DE LAS ACCIONES DISCIPLINARIAS A QUE HAYA LUGAR. 

De tener dudas si Usted se encuentra a paz y salvo con la Universidad, consulte el listado adjunto a esta comunicación y revise su certificado a través de la plataforma del sistema financiero. Una vez corroborada la información acérquese inmediatamente a la Oficina de Revisoría de Cuentas para realizar su legalización ó realizar sus observaciones del caso.

Procedimiento para Descargar el paz y salvo de revisoría de cuentas

Para descargar el Paz y Salvo, debe seguir la siguiente ruta: Ingrese al siguiente link http://akane.udenar.edu.co/siweb/recursoshumanos/ enlace “Actualice su hoja de vida” o directamente al link: http://financiera.udenar.edu.co/hojadevida/Seguridad/login.aspx

De Clik en el enlace “Login” e ingrese número de cédula y clave. En caso de no recordar o no tener clave, dirigirse al Centro de Informática para recuperación o asignación de contraseña (Ver imagen No. 01).

Una vez diligenciado usuario y contraseña, de Click en el enlace R. Humanos (Ver imagen No. 02).

Finalmente, Click en Reporte de Avances (Ver imagen No. 03).

Para terminar, se entrega para su conocimiento la Cartilla Pedagógica para la Solicitud y Legalización de Avances en la Versión 2, vigente a partir del mes de septiembre del año 2017, la cual se construyó teniendo como referente lo establecido en la Resolución No. 0167 del 01 de febrero de 2011, por medio del cual se reglamentó el funcionamiento y manejo de las cajas auxiliares, cajas menores, avances o anticipos en la Universidad de Nariño.

Por su atención a la presente, anticipamos agradecimientos.

Atentamente;

JAIRO A. GUERREO GARCÍA
Vicerrector Administrativo

MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Oficina de Control Interno