Circular Conjunta No. 001 – 2022, Departamento Jurídico

Cordial saldudo,

Con ocasión de la entrada en vigencia de las nuevas reglas establecidas para la publicidad de la contratación estatal que se hicieron extensivas a las entidades con régimen especial y particularmente a los entes universitarios, es deber y obligación de cada ordenador del gasto delegado darle estricto cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 norma que modificó el Artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, por lo que a partir del 18 de Julio de 2022 es obligatorio para la Universidad de Nariño publicar todos y cada uno de los documentos relacionados con la actividad contractual, en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP II o la plataforma transaccional o publicitaria que haga sus veces.

Para efectos de la norma citada se entiende por “actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la postcontractual”.

Por lo tanto, los documentos de los procesos contractuales para la adquisición o contratación de bienes y servicios, que adelante la Universidad de Nariño a partir del 18 de julio de 2022, deberán publicarse en el SECOP II a través del Módulo Régimen Especial – Sin Ofertas – Publicidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su expedición, de conformidad con lo dispuesto en el Artículo 53 de la Ley 2195 de 2022 y el Artículo 2.2.1.1.1.7.1. del Decreto 1082 de 2015.

De conformidad con lo anterior tenemos que la publicación de la actividad contractual se va a llevar cabo en la plataforma del SECOPII en el Módulo Régimen Especial Sin Ofertas- Publicidad de acuerdo con las siguientes etapas del proceso contractual:

1. Precontractual: En el caso de procesos a través de Contratación Directa: Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Formatos de hoja de vida de la Función Pública (SIGEP) del contratista (Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión) con los soportes que acrediten su formación y experiencia, Propuesta Firmada (Con sus respectivos anexos para el caso de proveedores de bienes y servicios). En el caso de Convocatoria Pública o Privada: Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), Términos de Referencia, Resolución de aprobación de los Términos de Referencia y apertura de la Convocatoria, Respuesta a las observaciones presentadas a los Términos de Referencia, Adendas, Formato de recepción de propuestas, Actas de Verificación de Requisitos Habilitantes y de Evaluación de las propuestas, la Propuesta ganadora (Con sus respectivos anexos), Resolución de Adjudicación o de Declaratoria de desierto del proceso.
2. Contractual: Contrato, Compromiso o Registro Presupuestal, Acta de Inicio (En el caso que se haya establecido en el contrato), Póliza aprobada (En el caso que se haya establecido en contrato), modificaciones, adiciones, cesiones, suspensiones, reinicios, Acta de Informe de Cumplimiento y recibido a Satisfacción del supervisor y/o interventor
3. Postcontractual: Acta de Terminación (En el caso que se haya realizado), Acta de Liquidación (En los casos establecidos en el Estatuto de Contratación).

Novedades que solicita el sistema: Cesión, Suspensión, Adición Prórroga, Reinicio, Otrosí y anulación.

Agradecemos a ustedes el cumplimiento de cada requerimiento en los tiempos establecidos por la ley, su incumplimiento además de general sanciones por omisión al deber funcional, el sistema se cierra y no permite cargar la información pasado el tiempo límite establecido.

El Departamento de Contratación de la Universidad de Nariño cuenta con el personal necesario para dar atención inicial a este requerimiento, por lo cual se solicita que todos los documentos de naturaleza contractual que deban ser objeto de publicación por parte de aquellos, sea remitido con destino a dicha Dependencia Administrativa dentro del día siguiente al de sus generación o suscripción, a fin de evitar inconvenientes y disponer del tiempo necesario para proceder con las publicaciones.

De Ustedes,

Atentamente,