UNIVERSIDAD DE NARIÑO
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD
CIRCULAR CONJUNTA No. 011
Año 2023
DE:
VICERRECTORÍA DE INVESTIGACIÓN E INTERACCIÓN SOCIAL, VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y CONTROL INTERNO DE GESTIÒN Y CALIDAD
PARA:
INVESTIGADORES, DIRECTORES Y/O COORDINADORES DE PROYECTOS/CONVENIOS, SUPERVISORES, INTERVENTORES Y PERSONAL VINCULADO AL DESARROLLO DE PROYECTOS/CONVENIOS, POR PARTE DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
FECHA:
20 DE JUNIO DE 2023.
ASUNTO:
ESTRICTO CUMPLIMIENTO SOBRE EL REPORTE DE INFORMACIÓN TECNICA Y FINANCIERA, DURANTE EL CICLO DE EJECUCIÓN DE PROYECTOS/ CONVENIOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS.
La Oficina de Control Interno de Gestión en cumplimiento de su rol de prevención, fundamentado en la observancia de la Ley 87 de 1993 y 1474 de 2011, conjuntamente con la Vicerrectoría de Investigación e Interacción Social y la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, solicita acatar las siguientes recomendaciones frente a la ejecución de las diferentes etapas de los Proyectos y Convenios con financiación externa, así:
GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS PROYECTOS/CONVENIOS/CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS:
La gestión de Proyectos y/o Convenios con financiación externa busca que las personas involucradas en su implementación den cuenta de los procesos y los entregables de cada etapa. Por lo expuesto, se recomienda ejercer controles durante su desarrollo, propendiendo por brindar información que permita a los Coordinadores/Supervisores/Directores de Proyectos/Convenios tomar decisiones oportunas y así mitigar riesgos asociados al reporte de información extemporánea o indebida. Por consiguiente, el objetivo de la dirección de cada proyecto es mantener todo alineado y dentro del alcance, desde el inicio del Proyecto/Convenio, hasta su finalización y cierre.
La Universidad de Nariño vincula personal para el desarrollo de proyectos/convenios celebrados en calidad de Ejecutor u Operador. En vista de lo anterior, la gestión de la información y de documentos tanto en la parte técnico-administrativa, contractual y financiera recae directamente como una responsabilidad que debe asumir la Coordinación, con el acompañamiento del equipo de trabajo vinculado para ello. La supervisión del proyecto será la encargada de requerir el cumplimiento de dicha gestión.
Por lo expuesto, se advierte además que la custodia, organización y archivo de la documentación que refiera al desarrollo y ejecución de cada Proyecto/Convenio en sus diferentes etapas (precontractual, contractual y poscontractual), deberá seguir los lineamientos encaminados a la preservación a largo plazo del archivo físico y/o digital al igual que un respaldo en medio magnético o digital, el cual estará a cargo de los Coordinadores, así como también del personal de apoyo que interviene en dichas actividades de reportes de información.
Al respecto y con al ánimo de custodiar la documentación en debida manera, se sugiere pedir la orientación respectiva a la Unidad de Archivo y Correspondencia de la Universidad de Nariño.
GESTIÓN DE INFORMACIÓN FINANCIERA
La responsabilidad del desarrollo de los proyectos/convenios recae en sus equipos operativos quienes ejercerán los controles a través de la presentación de reportes e informes técnicos y financieros que den cuenta del manejo eficiente de los recursos asignados, de acuerdo con los requerimientos y formatos establecidos por las entidades financiadoras. La División Financiera Central (conformado por la Sección de presupuesto, contabilidad y tesorería) apoya los procedimientos tales como: la emisión del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), la emisión del Registro Presupuestal (RP), Registros de Movimientos Financieros y los Reportes Contables y de Tesorería.
Por lo tanto, se insiste en el compromiso de reporte de información que recae solidariamente sobre los coordinadores/investigadores principales/directores y los profesionales contratados al interior de cada Proyecto/Convenio, quienes deben elaborar y presentar de forma adecuada y oportuna los reportes e informes técnicos, financieros y otros según corresponda, por requerimiento de la Universidad de Nariño y/o entes externos.
Por cuanto, los reportes mencionados son un insumo muy importante e indispensable en la gestión administrativa y financiera de la entidad, además de estar sujetos a procesos de auditoría externa.
Se informa que, a partir de la emisión de este comunicado, las triangulaciones (constituidas como un documento de control y seguimiento interno de la Universidad), son de carácter mensual y obligatorias, y deben presentarse sin ninguna excepción por parte de la Coordinación de cada Proyecto/Convenio. Los Informes Financieros se deben presentar de acuerdo con los requerimientos y tiempos establecidos por el ente financiador del Proyecto/Convenio, y/o los entes de control y vigilancia. Esta información deberá reposar en medio físico o digital, resguardado por el proyecto/convenio bajo la responsabilidad de su Coordinador/Director o Investigador principal.
PROCEDIMIENTO DE APROBACIÓN Y REVISIÓN DE INFORMES FINANCIEROS
Con la finalidad de realizar de manera oportuna el descargue de la información y la elaboración de la triangulación de cada mes, la sección de Contabilidad realiza el respectivo cierre contable el día 25 del mes siguiente; por su parte, la sección de Presupuesto realiza el respectivo cierre presupuestal el día 05 del mes siguiente.
La triangulación debe ser elaborada con la información de la sección de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería, cuya revisión se realizará dentro de los 8 días calendario siguientes, contados desde la fecha de envío a los respectivos correos institucionales establecidos.
En caso de encontrarse inconsistencias u observaciones, la Unidad Gestora dispondrá de 2 días calendario, a partir de la comunicación oficial de las secciones antes mencionadas, para subsanar y enviar nuevamente a trámite de revisión y aprobación que durará como máximo 8 días calendario después de ser remitido. Una vez subsanadas las inconsistencias, las secciones de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería aprobarán las triangulaciones.
Una vez aprobadas las triangulaciones, se presentará para su revisión el reporte y/o informe financiero, en las condiciones y periodicidad que sean requeridas por el ente financiador, según el tipo de proyecto/convenio. Las secciones de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería dispondrán para dicha revisión de un máximo de 5 días calendario después de ser remitido. Si existieran inconsistencias u observaciones, la unidad gestora dispondrá de 2 días calendario para subsanar y remitir nuevamente a las secciones anteriormente mencionadas, las cuales harán la revisión correspondiente en un término máximo 5 días calendario desde la fecha de remisión.
En caso de no presentarse ninguna observación, las oficinas financieras informarán a la unidad gestora, para que procedan a la consolidación de los reportes y/o informes financieros, junto con la triangulación, para trámite de firma.
Por último, para el pago de las respectivas cuentas de aquellos contratistas que tienen dentro de sus entregables el reporte de información financiera, será responsabilidad de los supervisores de dichos contratos expedir el correspondiente certificado de cumplimiento, una vez se tenga aprobada la triangulación del mes, y cuando corresponda, el informe financiero, por parte de las secciones de Presupuesto, Contabilidad y Tesorería.
Cordialmente,
Original Firmado
MILTÓN OSWALDO OSPINA OSPINA
Vicerrector Administrativo y Financiero
Original Firmado
WILLIAM ALBARRACÍN HERNÁNDEZ
Vicerrector de Investigaciones e Interacción Social
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe de Control Interno de Gestión y Calidad