UNIVERSIDAD DE NARIÑO
UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
CIRCULAR No. 001
Año 2018
De:
UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
Para:
RECTOR, VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, JEFE DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTOS, DIRECTORES DE CENTROS, DIRECTORES DE CONVENIOS Y PROYECTOS, JEFES DE DEPENDENCIAS, PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO
Fecha:
MAYO DE 2018
Asunto:
Legalización de Avances
La Unidad de Control Disciplinario Interno, en cumplimiento de su función preventiva para GARANTIZAR LA FUNCION PUBLICA, fundamentada en el Art. 22 del Código Disciplinario Único, respetuosamente insta a los servidores públicos de la Universidad de Nariño a conocer y atender la normatividad interna de la Universidad de Nariño y la ley disciplinaria, en lo referente a los tramites contemplados para solicitar y legalizar avances concedidos para el cumplimiento de las funciones propias.
De forma insistente, se ha solicitado a los servidores públicos, se proceda a la legalización oportuna de los gastos y pagos autorizados mediante resolución de avance; sin embargo a la fecha se encuentra reiteración en el incumplimiento de los trámites necesarios y la entrega de los soportes que dan cuenta del uso adecuado de los recursos públicos de la Universidad de Nariño.
Por lo tanto se sugiere a todo el personal docente y administrativo, independientemente de su vinculación, a tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Si usted no es el (la) directo (a) responsable de los gastos, no permita que se concedan avances a su nombre.
- La legalización de los avances es responsabilidad únicamente del (la) beneficiario (a), dicha función no puede delegarse en el personal administrativo o ajeno a la Institución.
- Antes de ejecutar el gasto autorizado, verifique que soportes documentales debe allegar para proceder a su legalización.
- Todos los avances deben ser legalizados dentro del plazo contemplado en la resolución que autoriza.
- Si desconoce los trámites, consulte los requisitos e información que deben contener las facturas y cuentas de cobro, como pago de impuestos, deducciones y soportes adicionales.
- Recuerde que cuando se trata de una actividad académica, para legalizar un avance se requiere hacer entrega de un informe de actividades y la socialización del aprendizaje.
- Al conceder un avance, el (la) beneficiario (a) autoriza a la Universidad de Nariño a descontar de los pagos de nómina, el valor consignado, cuando no se procede a la justificación del gasto; sin embargo la compensación no constituye legalización como tampoco exime de responsabilidad disciplinaria.
La omisión de legalización oportuna de avances puede configurarse como falta disciplinaria, en tanto que se relaciona directamente con el cumplimiento de una función propia del cargo y del manejo y administración de recursos públicos, por lo tanto se invita al personal administrativo y docente, se proceda oportunamente allegando los soportes que acrediten los gastos y pagos autorizados mediante resolución de avance.
Toda la información relacionada con los trámites y requisitos relacionados con los avances, se encuentra en la cartilla que podrá ser consultada en el link: http://www.udenar.edu.co/recursos/wp-content/uploads/2017/10/CARTILLA-SOLICITUD-Y-LEGALIZACI%C3%93N-DE-AVANCES-V2.pdf.
Se firma, en San Juan de Pasto, a los veintiún (21) días del mes de mayo de 2018
CAROLINA MEJIA VALLEJO
Jefe Unidad de Control Disciplinario Interno
