UNIVERSIDAD DE NARIÑO
CONTROL INTERNO
CIRCULAR No. 005
AÑO 2021
De:
OFICINA CONTROL INTERNO Y UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO INTERNO
Para:
VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE PROYECTOS/CONVENIOS, JEFES DE DEPENDENCIA, COORDINADORES DE EXTENSIÓN TUMACO, IPIALES Y TUQUERRES, DOCENTES, FUNCIONARIOS, CONTRATISTAS Y COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.
Fecha:
29 DE ABRIL DE 2021.
Asunto:
ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE CONTACTO COMO MECANISMO DE ATENCION AL CIUDADANO Y FORTALECIMIENTO DE LA POLITICA DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN INSTITUCIONAL.
El proceso de Gestión de Información y Tecnología de la universidad, la Oficina de Control Interno de Gestión conjuntamente con la Unidad de Control Disciplinario Interno, en cumplimiento de su rol de prevención y mejora continua, fundamentado en el Art. 22 del Código Disciplinario Único y la Ley 87 de 1993, solicita a la comunidad universitaria en general atender la siguiente solicitud, con carácter perentorio.
Con el fin de fortalecer el Proceso de Gestión de Comunicaciones y el Proceso de Información y Tecnología, los cuales soportan de manera transversal a los procesos misionales y de apoyo de la Universidad de Nariño, es importante contar con sistemas de información actualizados de manera periódica, con el objeto de consolidar una fuente única de datos útiles para afirmar o argumentar las decisiones universitarias.
Ahora bien, en la coyuntura del proceso de elecciones de Rector, Decanos y Directores de Departamento, que se llevará a cabo de manera virtual el próximo 13 de mayo de 2021 y en aras de cumplir con el calendario electoral dispuesto para ello, SE SOLICITA CON CARÁCTER URGENTE (PLAZO LIMITE VIERNES 30 DE ABRIL DE 2021) REALIZAR LA ACTUALIZACIÓN DE DATOS DE CONTACTO TANTO DEL PERSONAL DOCENTE, COMO DE ESTUDIANTES.
Por consiguiente, se solicita comedidamente la actualización del correo electrónico de contacto de todos los integrantes de la comunidad universitaria (personal docente, personal administrativo y estudiantes), para lo cual se ha dispuesto desde el Proceso de Gestión de Información y Tecnología de todas las herramientas para su registro, actualización y/o proceso de recuperación de cuenta.
Así mismo, se advierte que para garantizar que la información institucional (EMISOR DE INFORMACIÓN) llegue a sus (RECEPTORES DE INFORMACIÓN) de manera eficiente, ya sean docentes, estudiantes o administrativos, se debe efectuar el registro de un correo electrónico de uso permanente.
Nota: Se aclara además que las contraseñas ó claves para el ingreso de sus correos electrónicos registrados en el sistema de información institucional, NO son de conocimiento y uso del ente universitario, dado que las mismas son creadas directamente por la persona en particular, quien deberá ejercer todos los mecanismos de seguridad dispuestos para este propósito.
En efecto, recuerde tener una cuenta de uso cotidiano, una contraseña segura y protegida y la información de recuperación actualizada, por cuanto una contraseña de alta seguridad le permite al usuario: 1. Proteger su información personal 2. Proteger sus correos electrónicos, archivos y demás contenido y 3. Evitar que otra persona acceda a su cuenta.
En vista de todo lo expuesto, a continuación, se presenta las instrucciones para la actualización de datos de contacto, como estrategia de consolidación de la “Política de Actualización de información Institucional”, así:
Ingrese al link directo: https://www.udenar.edu.co/instruccionesactualizacion/
Del cual se desplegará lo siguiente:
Una vez tomada algunas de las anteriores opciones, se ingresa directamente a nuestro Sistema de Información Sapiens (http://sapiens.udenar.edu.co:5091/#/est_antiguo/actualizar_info_contacto).
De lo contrario, se desprende un formulario que con su número de identificación personal, despliega unas preguntas de verificación y posteriormente le permite registrar los datos para su actualización de contacto.
Nota: Todos los campos deben ser diligenciados, de lo contrario no le permite guardar satisfactoriamente el Formulario
Finalmente, recuerde que, como resultado de la gestión integral de los SISTEMAS DE INFORMACIÓN DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO, se obtiene información de apoyo, sistemas de información misionales, servicios informativos digitales y sistemas de información de Direccionamiento Estratégico.
Finalmente, recuerde que según lo dispuesto en el artículo 34 de la ley 734 de 2002, es deber de todo servidor público:
“14. Registrar en la oficina de recursos humanos, o en la que haga sus veces, su domicilio o dirección de residencia y teléfono, y dar aviso oportuno de cualquier cambio.”
En caso de presentarse alguna duda e inquietudes, dirigirse al correo ci@udenar.edu.co ó al teléfono 7244309 Extensión 1100.
Por su atención a la presente, se anticipa agradecimientos.
Atentamente,
Atentamente,
Original Firmado
CAROLINA MEJIA VALLEJO
Jefe Unidad Control Interno Disciplinario
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe de Control Interno