UNIVERSIDAD DE NARIÑO
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
CIRCULAR DE CIERRE No. 006
DE:
VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN.
PARA:
VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE CONVENIOS Y PROYECTOS, JEFES DE DEPENDENCIAS, ESCUELA DE POSTGRADOS FACEA Y PERSONAL ADMINISTRATIVO EN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
FECHA:
04 DE NOVIEMBRE DE 2020
ASUNTO:
ESTRICTA OBSERVANCIA DEL CRONOGRAMA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2020.
A continuación se da a conocer el cronograma de cierre financiero de la vigencia 2020, a fin de no incurrir en retrasos en los reportes de información con destino a Entes de Control Externo y Fiscal, el cual es de obligatorio acatamiento, así:
Se solicita al personal de apoyo administrativo como secretarias, asistentes y demás funcionarios que realicen trabajo operativo referente a trámite de cuentas y documentos que comprometan recursos financieros, se REVISE de manera detallada si los bienes y servicios contratados para su sección, fueron recibidos a satisfacción; se GESTIONE inmediatamente los documentos respectivos para el pago ante las oficinas financieras y se REPORTE a Revisoría de cuentas a más tardar en las fechas señaladas en este calendario.
Se recuerda que de haber casos excepcionales en los que los bienes están recibidos a satisfacción en la universidad, pero tienen inconvenientes en la documentación, se debe tramitar la Orden de Pago y reportar a Revisoría de Cuentas. Para estos efectos, cualquier inquietud al respecto, se deben comunicar con dicha oficina directamente.
ASPECTOS IMPORTANTES A TENERSE EN CUENTA, CON EL PROPÓSITO DE EVITAR CONTRATIEMPOS DE ÚLTIMO MOMENTO:
- El cronograma descrito es de estricto cumplimiento por parte de todo el personal de la Universidad involucrado en el proceso, por lo tanto solicitamos comedidamente a Vicerrectores, Directores, Decanos, Coordinadores de Convenios y demás Jefes de Dependencia el cumplimiento de la presente circular.
- Es importante tener en cuenta que el cronograma contiene fechas límites, lo que significa que las cuentas deben tramitarse continuamente atendiendo a la fecha máxima de vencimiento. En este sentido, evite la acumulación de cuentas en las dependencias para trámite de última hora.
- El cierre del Bienio 2019-2020 de los proyectos financiados con los recursos del Sistema General de Regalías, se regirán por lo establecido en el manual de cierre de SGR emitido por el Ministerio de Hacienda, el cual se dará a conocer tan pronto se publique.
- Según el artículo 34 de la ley 734 de 2002; una cuenta no tramitada en su debido tiempo podría tener responsabilidades y sanciones disciplinarias. Así mismo, el INCUMPLIMIENTO de la presente circular será reportado a la Oficina de Control Interno.
Agradecemos su amable atención y colaboración.
Cordialmente,
Original Firmado
JAIRO A. GUERRERO GARCÍA
Vicerrector Administrativo
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Control Interno