UNIVERSIDAD DE NARIÑO
CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD
CIRCULAR CONJUNTA No. 010
Año 2023
DE:
OFICINA CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD Y UNIDAD DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO.
PARA:
VICERRECTORES, DECANOS DE FACULTAD, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS, DOCENTES Y PERSONAL RESPONSABLE DE TRÁMITES DE VINCULACIÓN DE DOCENTES AL INTERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
FECHA:
14 DE JUNIO DE 2023
ASUNTO:
MEDIDAS PARA LA PREVENCIÓN DEL DAÑO ANTIJURÍDICO EN RELACIÓN A HECHOS CUMPLIDOS EN LA VINCULACIÓN DE DOCENTES Y LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO MISIONAL DE FORMACIÓN ACADÉMICA.
En virtud de las funciones señaladas para el Proceso de Control y Evaluación, y especialmente con el fin de generar lineamientos de prevención del daño antijurídico, respecto de las actuaciones desplegadas por los intervinientes en la actividad contractual que puedan enmarcarse dentro de la teoría del enriquecimiento sin justa causa, para que sean tenidos en cuenta, con el fin de contribuir al adecuado desarrollo de la actividad contractual, la oficina de Control Interno de Gestión y Calidad, conjuntamente con la Unidad de Control Interno Disciplinario, se permite informar que en lo corrido del primer cuatrimestre de la vigencia 2022 desde el Comité de Conciliación de la Universidad de Nariño se han venido analizando varias solicitudes, radicadas por parte de docentes, en las cuales se requiere el pago de sus honorarios por los servicios prestados en diversos diplomados y cursos.
Que una vez estudiadas las referidas solicitudes de conciliación se evidencia que:
a. Los contratos por medio de los cuales se realiza la vinculación del personal docente, no se suscribieron en debida forma y dentro del terminó establecido para ello.
b. Los docentes iniciaron las clases de los diferentes módulos y cursos, sin contar con un contrato debidamente legalizado que ampare el desarrollo de tales funciones, dando lugar a la posible materialización del riesgo: “pago de hechos cumplidos”.
c. No se cuenta con la Programación de la Asignatura cargada en el Sistema SAPIENS y los registros de notas no se realizaron oportunamente.
Por lo expuesto y en aras de prevenir el daño antijuridico y levantar las acciones correctivas y de mejoramiento del caso, el Proceso de Control y Evaluación recomienda:
El artículo 23 de la Ley 80 de 1993, indica: “DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.”
Por lo tanto, la universidad a través de las unidades gestoras y el personal involucrado en la contratación docente, debe cumplir con la obligación de adelantar los trámites administrativos necesarios para que el contrato celebrado sea ejecutable en debida forma ejerciendo los debidos controles, a fin de evitar daños derivados del no pago de las prestaciones ejecutadas.
Por consiguiente y de conformidad a lo dispuesto dentro de la normatividad universitaria, ninguna actividad o labor se puede iniciar sin la debida suscripción de un contrato, por lo cual es deber de cada Director de Departamento e inclusive de los docentes vinculados, velar para que por ningún motivo se inicien clases, sin el perfeccionamiento de la vinculación contractual.
Además, se advierte que los docentes son solidariamente responsables por iniciar las clases sin tener un contrato legalizado, por lo cual la norma es clara en manifestar lo siguiente:
“De igual manera ocurre, cuando el particular ejecuta prestaciones sin contrato, obrando por su cuenta y a sabiendas de que no hay siquiera una relación precontractual, pues en este evento se está eludiendo claramente la aplicación de las normas que rigen la formación, existencia y ejecución de los contratos estatales”. Por lo tanto, se advierte que el particular incurso en esta situación, debe asumir los efectos de su negligencia, pues el daño proviene exclusivamente de su propia actuación.
RIESGOS PROBABLES ASOCIADOS AL PROCESO DE CONTRATACIÓN:
El desconocimiento de la normativa anterior, puede llevar a situaciones constitutivas de los denominados hechos cumplidos, como se observa a continuación:
HECHOS CUMPLIDOS:
Los hechos cumplidos se consolidan cuando se adquieren obligaciones, sin que medie soporte legal que los respalde, es decir, se eleve a escrito la obligación, y cuando existiendo tal formalidad; antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales en su creación, como la reserva presupuestal previa, o cuando en la ejecución de un contrato se adicionan bienes o servicios no incluidos desde el inicio.
- Vulneración de las solemnidades legales al no elevar a escrito el acuerdo entre el objeto y contraprestación y por consiguiente la prestación del servicio o ejecución de la obra sin soporte contractual.
- La presunta asunción de obligaciones a cargo de la Entidad y la consecuente orden de ejecutar actividades, prestar servicios, realizar obras o recibir bienes, sin que el acto o contrato cuente con la afectación presupuestal debida.
- Adiciones o modificaciones al contrato inicial, sin que consten por escrito o sin soporte presupuestal, derivadas de órdenes al contratista de ejecutar o cumplir con algo que no esté incluido en el contrato principal.
- Reconocimiento de obras, bienes o servicios no pactados en el contrato, en la etapa de liquidación.
Al respecto, se recuerda que la Ley 1952 de 2019 “por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario”, establece:
Artículo 54. Faltas gravísimas. Faltas relacionadas con la Contratación Pública:
3. participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley…
La incursión en la falta disciplinaria descrita podría conllevar una sanción consistente en destitución e inhabilidad para ejercer cargos públicos.
Ahora bien, se advierte que la acción de repetición es un mecanismo moralizador y de mejora de la eficiencia de la administración pública con que el constituyente de 1991 dotó a la administración, a efectos de que esta pueda recuperar los dineros que tuvo que pagar como consecuencia de una sentencia o una conciliación cuya causa se encuentra en el actuar doloso o gravemente culposo de uno de sus agentes
DEFINICIÓN DE CONTROLES ASOCIADOS A LOS RIESGOS DESCRITOS:
Por lo tanto, los responsables de la actividad contractual actuarán con la diligencia debida, a fin de prevenir la materialización de situaciones que puedan constituir enriquecimiento sin justa causa y reclamaciones de los contratistas afectados.
La actividad contractual debe ceñirse a los postulados de la buena fe objetiva, la cual debe estar presente en todas las etapas del proceso contractual, es decir, antes, durante y después del contrato.
El personal responsable de desarrollar la actividad contractual debe conocer y acatar la regulación legal y reglamentaria, siempre en el marco de los principios constitucionales que la amparan. Por lo tanto, es importante estudiar la normativa interna, los procedimientos y por ende adoptar medidas para fortalecer las buenas prácticas en materia de contratación.
Dando cumplimiento al Acuerdo Numero 057 de junio 16 de 1994 “por el cual se expide el ESTATUTO DEL PERSONAL DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO, es responsabilidad del Decano o Director respectivo en atención a su facultades, ejercer la debida vigilancia sobre la manera y la calidad como el docente vaya dando cumplimiento a las obligaciones contractuales y podrá hacerle las sugerencias o recomendaciones que estime conveniente para la mejor ejecución del mismo.
En tal sentido es deber de los Responsables-Supervisores de los procesos de contratación docente, diseñar controles eficientes que permitan concluir que los objetivos de estos contratos cumplieron a cabalidad las funciones para los cuales fueron provistos. Por tal razón, se sugiere el diseño de estrategias de control para hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones contractuales pactadas en los contratos de prestación de servicios docentes horas cátedra, a través de la implementación de formatos o herramientas que permitan constatar que existió la vigilancia del cumplimiento del contrato y el informe final del seguimiento a las asignaturas ejecutadas.
Finalmente, como acción de mejoramiento del Proceso de Formación Académica y resultado del ejercicio de Auditoria Interna de Gestión y Calidad practicado en el mes de mayo de la presente anualidad, se solicita respetuosamente a los docentes vinculados con la universidad propender por el oportuno seguimiento de los contenidos programáticos y del Registro de Notas durante el semestre como también el eficiente reporte de Calificaciones Finales (Cierre de Libretas en el Sistema SAPIENS) de cada periodo académico, tal como se encuentra establecido en el Calendario Académico, a modo de no causar inconvenientes en la generación de la matrícula académica del semestre siguiente.
Cualquier inquietud con respecto a lo señalado, acudir a la División de Talento Humano, Departamento de Contratación de la Universidad de Nariño y/o Departamento Jurídico.
Atentamente,
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad.
Original Firmado
CAROLINA MEJIA VALLEJO
Jefe Control Interno Disciplinario.