UNIVERSIDAD DE NARIÑO
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
CIRCULAR No. 001
DE:
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Y OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD
PARA:
VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE CONVENIOS Y PROYECTOS, JEFES DE DEPENDENCIAS, ESCUELA DE POSTGRADOS FACEA Y PERSONAL ADMINISTRATIVO EN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO
FECHA:
SEPTIEMBRE 29 DE 2023
ASUNTO:
ESTRICTA OBSERVANCIA DEL CRONOGRAMA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023
A continuación, se da a conocer el cronograma de cierre financiero de la vigencia 2023, a fin de no incurrir en retrasos en los reportes de información con destino a Entes de Control Externo y Fiscal, el cual es de obligatorio cumplimiento y además se recuerda que su ejecución oportuna incide en la calificación del Control Interno Contable institucional evaluado por la Contraloría Departamental de Nariño durante los procesos de auditoria externa.
Por lo expuesto, se solicita al personal de apoyo administrativo como secretarias, asistentes y demás funcionarios que realicen trabajo operativo referente al trámite de cuentas y documentos que comprometan recursos financieros, se REVISE de manera detallada si los bienes y servicios contratados para su sección-unidad-dependencia, fueron recibidos a satisfacción; se GESTIONE inmediatamente los documentos respectivos para el pago ante las oficinas financieras y se REPORTE a Revisoría de Cuentas a más tardar en las fechas señaladas en el presente calendario, así:
CRONOGRAMA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2023
| ACTIVIDAD | DEPENDENCIA ACADÉMICO ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA |
DEPENDENCIA ACADÉMICO ADMINISTRATIVA QUE RECIBE |
FECHA LÍMITE |
| Recepción de solicitudes de CDP (Para Convocatorias Públicas) | Diferentes dependencias | – Presupuesto – Vicerrectoría Administrativa |
Hasta noviembre 1 de 2023 |
| Expedición y remisión de CDP (Convocatorias Públicas) | Presupuesto | Diferentes dependencias | Hasta noviembre 3 de 2023 |
| Recepción de solicitudes de bienes y servicios (Convocatorias Públicas) | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta noviembre 7 de 2023 |
| Recepción de solicitudes de CDP (Contratación Directa) | Diferentes dependencias | – Presupuesto – Vicerrectoría Administrativa |
Hasta noviembre 10 de 2023 |
| Expedición y remisión de CDP (Contratación Directa) | Presupuesto | Diferentes dependencias | Hasta noviembre 16 de 2023 |
| Recepción de solicitudes de bienes y servicios (Contratación Directa) | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta noviembre 17 de 2023 |
| Elaboración de contratos de órdenes de compras y proceso de legalización (Contratación Directa) | – Departamento de Contratación – Diferentes dependencias |
– Departamento de Contratación – Departamento Jurídico |
Hasta noviembre 21 de 2023 |
| Modificaciones de contratos ya elaborados (valor, tiempo y otros) y elaboración de modificaciones | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta noviembre 24 de 2023 |
| Solicitud de Registro Presupuestal | – Departamento de Contratación – Diferentes dependencias |
Presupuesto | Hasta noviembre 27 de 2023 |
| Expedición de Registro Presupuestal | Presupuesto | – Departamento de Contratación – Diferentes dependencias |
Hasta noviembre 27 de 2023 |
| Autorización de Avances | Vicerrectoría Administrativa | Diferentes dependencias | Hasta noviembre 29 de 2023 |
| Legalización de Cajas Menores y Avances | Diferentes dependencias | Revisoría de Cuentas | Hasta diciembre 20 de 2023 |
| Recepción de facturas para registro de bienes en Notas de Ingresos | – Departamento de Contratación – Diferentes dependencias |
Almacén | Hasta diciembre 11 de 2023 |
| Entrega de Notas de Ingreso | Almacén | Contabilidad | Hasta diciembre 14 de 2023 |
| Actualización de bienes muebles (bajas) e inventarios Semovientes (muertes y nacimientos) | – Laboratorios – Clínica Veterinaria – Granjas |
Almacén | Hasta diciembre 29 de 2023 |
| Reporte para Actualización de bienes muebles (bajas), inventarios y semovientes (muertes y nacimientos) | Almacén | Contabilidad | Hasta diciembre 29 de 2023 |
| Cierre de Almacén (actas y órdenes) | Almacén | Contabilidad | Hasta diciembre 29 de 2023 |
| Recepción de soportes: facturas, y constancia de recibos de bienes y servicios, para trámite de cuentas cuyos contratos sean suscritos desde Compras | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta diciembre 11 de 2023 |
| Recepción de cuentas con los soportes correspondientes cuyos bienes y servicios estén recibidos a satisfacción | – Departamento de Contratación – Diferentes dependencias |
Revisoría de Cuentas | Hasta diciembre 15 de 2023 |
| Recepción de cuentas para registro contable | Revisoría de Cuentas | Contabilidad | Hasta diciembre 20 de 2023 |
| Recepción de cuentas para pago | Contabilidad | Tesorería | Hasta diciembre 21 de 2023 |
| Recepción de nóminas para pago | Recursos Humanos | Tesorería | Hasta diciembre 26 de 2023 |
| Recepción de constancia de cumplimiento de Servicios Personales | Diferentes dependencias | Recursos Humanos | Hasta diciembre 15 de 2023 |
| Constitución de RESERVAS PRESUPUESTALES, como “un instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que este se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente (Art. 12 Ley 819/2003) | Ordenadores del gasto | Presupuesto | Hasta diciembre 29 de 2023 |
ASPECTOS IMPORTANTES A TENERSE EN CUENTA, CON EL PROPÓSITO DE EVITAR CONTRATIEMPOS DE ÚLTIMO MOMENTO:
- El cronograma descrito es de estricto cumplimiento por parte de todo el personal de la Universidad involucrado en el proceso, por lo tanto solicitamos comedidamente a Vicerrectores Directores, Decanos, Coordinadores de Convenios y demás Jefes de Dependencia el cumplimiento de la presente Circular.
- Es importante tener en cuenta que el cronograma contiene fechas límites, lo que significa que las cuentas deben tramitarse continuamente atendiendo a la fecha máxima de vencimiento. En este sentido, evite la acumulación de cuentas en las dependencias para trámite de última hora.
- Conforme al Artículo 54 de la ley 1952 de 2019, una cuenta no tramitada puede acarrear responsabilidades y sanciones disciplinarias. Así mismo, es menester recordar que en aplicación de las normas tributarias, es obligación del ente universitario registrar todos los ingresos, costos, gastos, y demás, generados en el año 2023, en el mismo periodo de su ocurrencia, por lo cual se advierte que el NO CUMPLIMIENTO de los cronogramas establecidos dará lugar al reporte inmediato a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia.
Agradecemos su amable atención y colaboración, y se advierte que de NO CUMPLIRSE la presente Circular, los responsables de las unidades académico- administrativas serán requeridos por las oficinas de control interno de la entidad.
Atentamente,
Original Firmado
MILTON OSWALDO OSPINA OSPINA
Vicerrector Administrativo
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Control Interno