Circular No. 016 – 2021, Vicerrectoría Académica

PARA:

DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO Y COMITÉS CURRICULARES

DE:

HUGO RUIZ ERASO
VICERRECTORÍA ACADÉMICA

ASUNTO:

DIVISIONES DE GRUPO

Cordial saludo

Se informa que esta Vicerrectoría únicamente aprobara las divisiones de grupo que superen los 65 estudiantes en aquellas asignaturas teóricas y para el caso de la práctica que superen los 25 estudiantes, exceptuando las asignaturas de las áreas de flexibilidad curricular: Matemáticas, Estadística, Química, Biología y Física que forman parte de la categoría Asignaturas Comunes de Universidad las cuales su número se encuentra establecido mediante Acuerdo No. 074 de 3 de diciembre de 2019 del Consejo Académico.

Los departamentos deben registrar la solicitud de la asignatura en la plataforma SAPIENS, así como la asignación del docente la cual registrara en el sistema como PENDIENTE (si es un servicio prestado por otro Departamento deberá solicitar la asignación del docente dónde corresponda). Posteriormente se debe presentar la Proposición de modificación de labor académica a la Facultad anexando el listado oficial de estudiantes matriculados expedido por OCARA que justifique dicha división, la Facultad verificará el cumplimiento del número de estudiantes señalado en la presente Circular y esta remitirá el Acuerdo de modificación a la Vicerrectoría Académica, dónde una vez aprobado continúa con el proceso y se registrará directamente en el sistema de labor académica Sapiens cambiando el estado APROBADO.

La asignación de los nuevos grupos se debe registrar en la plataforma contando el número de semanas a partir de la fecha de división y no por 18 semanas.

Aclaramos que una vez surtido este proceso, la aprobación se ve reflejada directamente a través de la plataforma de labor Académica SAPIENS, la Vicerrectoría Académica no realiza ningún trámite de notificación a los departamentos para procesos de horarios, ni matriculas o cupos, ya que estos procesos son responsabilidad de los departamentos y facultades.

Por lo anterior se solicita comedidamente que una vez el nuevo grupo se encuentra en estado APROBADO en el sistema de labor académica Sapiens, realizar los procesos de su competencia. En el caso que los docentes asignados sean hora cátedra se enviara la modificación de los contratos, y se reportara a la Oficina de Recursos Humanos la novedad teniendo en cuenta el cronograma de nómina que se carga los 10 primeros días de cada mes.

Agradezco la atención.

Atentamente,