Circular No. 019 – Vicerrectoría Académica

DIRIGIDA A:

Decanos Facultades, Secretarias Académicas, Directores de Posgrados y funcionarios que intervengan con paz y salvo de trabajos de grado.

ASUNTO:

Aplicativo registro de información de trabajos de grado.

Cordial saludo.

Como es de su conocimiento, con el fin de reducir los trámites relacionados con la recepción de trabajos de grado y paz y salvos, la Sección de Biblioteca, en articulación con la Sección de Sistemas de Información, desarrolló una serie de capacitaciones convocadas mediante Circular 007 de 30 de enero de 2024, donde se socializó el uso, manejo y ventajas del aplicativo “Trabajo de grado” alojado en el sistema integrado de información SAPIENS, informando que las Facultades y Postgrados, serán las responsables de subir la información relacionada con los trabajos de grado al mencionado sistema, de tal manera que una vez se finalice este proceso automáticamente se genere el paz y salvo por este concepto.

Este cambio obedece a la necesidad de mejorar la gestión de los procesos académicos, garantizando una mayor eficiencia y pertinencia en el trámite de los trabajos de grado como requisito para optar al título. Además, de permitir la comunicación directa y fluida entre los estudiantes y las unidades académicas, facilitando la resolución de posibles inconvenientes y asegurando que los requisitos necesarios se cumplan de manera oportuna.

Por lo anterior, ya no es necesario que los Secretarios Académicos una vez revisados los trabajos de grado, remitan oficio a la Sección de Biblioteca con la información del trabajo de grado, debido a que este proceso lo realizarán directamente a través del nuevo aplicativo, siendo su responsabilidad el correcto y oportuno ingreso de la información.

No se debe olvidar que la responsabilidad directa en subir la información relacionada con los trabajos de grado al Sistema, está en cabeza de las Facultades, y desde la secretaria académica, se adelantarán la parte operativa conllevando al diligenciamiento de los campos en el aplicativo, previa información suministrada por quienes intervienen en el proceso, de tal manera que este registro active el paz y salvo de trabajo de grado a los estudiantes.

Agradecemos la colaboración y el compromiso de todas las unidades académicas en la implementación de este nuevo sistema, que sin duda contribuirá al fortalecimiento de nuestros procesos académicos y administrativos.

Para cualquier duda o consulta adicional, no duden en contactar a la Sección de Biblioteca y a la Sección de Sistemas de Información para apoyo técnico sobre la plataforma.

Nota aclaratoria: todos los documentos de trabajos de grado, incluyendo los que obtengan mención meritoria o laureada, mantendrán la misma trazabilidad, únicamente serán recibidos en formato digital.

Atentamente,