CIRCULAR No 029 – Vicerrectoría Académica

PARA:

VICERRECTORÍA ACADÉMICA, CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD, UNIDAD DISCIPLINARIA INTERNA.

DE:

DECANOS DE FACULTAD, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIVISIÓN DE TALENTO HUMANO, LICEO DE BACHILLERATO DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO, DIRECCIÓN DE FORMACIÓN HUMANÍSTICA, PREUNIVERSITARIOS, CENTRO DE IDIOMAS Y PERSONAL EN GENERAL DELEGADO PARA ASUNTOS DE CONTRATACIÓN DOCENTE.

Asunto:

ESTRICTA OBSERVACIÓN Y CUMPLIMIENTO SOBRE EL REPORTE DE CONTRATOS DEBIDAMENTE FIRMADOS ANTE LAS PLATAFORMAS: SIA OBSERVA, DIARI Y SECOP II.

Fecha:

27 DE MARZO DE 2023.

Cordial saludo.

Cordial saludo.

La Vicerrectoría Académica, conjuntamente con la Oficina de Control Interno y la Unidad Disciplinaria de la Universidad de Nariño, en cumplimiento de su rol de tipo preventivo previsto desde la Constitución Política de Colombia, Leyes 87 de 1993 y Ley 1952 de 2019, por medio de la presente advierte sobre la “ESTRICTA OBSERVANCIA DEL REPORTE DE CONTRATOS DEBIDAMENTE FIRMADOS Y CON TODOS SUS REQUISITOS DE LEGALIZACIÓN POR PARTE DE LOS DOCENTES VINCULADOS AL SERVICIO DE LA UNIVERSIDAD, A FIN DE QUE ESTOS PUEDAN RENDIRSE DE MANERA OPORTUNA ANTE PLATAFORMAS TALES COMO: SIA OBSERVA, DIARI Y SECOP II (Según lo dispuesto por las Circulares emitidas por parte de la Contraloría General de la Nación y la Contraloría Departamental de Nariño)”.

En este orden de ideas, se recuerda, que con la expedición de la Ley 2195 de 2022, el legislador determinó que, las entidades sometidas al derecho privado o a regímenes excepcionales de contratación, se encuentran en el deber de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces. Al respecto, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la poscontractual.

Así mismo, la rendición de información contractual ante el SIA OBSERVA, según la Resolución Orgánica CDN-100-41-295 del 14 de julio de 2022 expedida por la Contraloría Departamental de Nariño, se debe efectuar en debida forma y en los formatos establecidos, presentándose MES A MES, a través de la página de la Contraloría Departamental de Nariño, en el Sistema de Información SIA Observa.

Por consiguiente, se señala que los aplicativos en plataforma WEB tienen como funcionalidad principal ofrecer a las entidades de control fiscal y a los Sujetos Vigilados, una herramienta de captura de información contractual y presupuestal para la toma decisiones oportuna y con carácter preventivo. En mérito de ello, los aplicativos se alimentan con la información contractual del ente universitario, permitiendo así la generación de reportes de acceso público para que toda la ciudadanía pueda conocer la gestión y manejo de los recursos públicos.

Por ende, en cumplimiento a las normas antes citadas y las directrices impartidas por la Contraloría General y la Departamental, se informa a todas las unidades y personal que interviene en los procesos contractuales donde el Vicerrector Académico es delegado como Ordenador del Gasto por mínima cuantía, que, para el reporte y rendición ante las diferentes plataformas, cada Unidad Gestora deberá:

1. Remitir a la Vicerrectoría Académica los Contratos de Prestación de Servicios (OPS), Órdenes de Compra, Actas de Modificación, Reinicio o Terminación de Contrato, los cuales deben estar debidamente firmados por todas las partes, y cada uno de estos debe contener como anexo:

1.1 Acto Administrativo que avale el contrato o el avance (Resolución, Acuerdo, Proposición o Convocatoria).

1.2 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

1.3 Registro Presupuestal (RP).

2. Los contratos deben ser entregados en el término de 3 días, contados a partir de su suscripción. Se informa que los plazos ya están definidos por los entes de Control Externo, por lo tanto, si la documentación contractual se rinde de manera incompleta o extraordinaria, la responsabilidad recaerá directamente sobre la dependencia gestora o el funcionario encargado para ello, por su entrega tardía.

En cuanto al incumplimiento en la rendición de la información al SIA Observa, la Resolución 012 de 2017 de la AGR, establece en su Capítulo VII, las sanciones respectivas así:

ARTÍCULO 15°. CAUSALES DE SANCIÓN. Como consecuencia del proceso de rendición y revisión de las cuentas, la Auditoria General de la República podrá imponer sanciones en aplicación a lo dispuesto en los artículos 100, 101 y 102 de la Ley 42 de 1993, y en particular cuando:

• No se rindan las cuentas o informes exigidos.
• No se rindan en la forma y oportunidad establecidas por los órganos de control fiscal en desarrollo de sus competencias.
• Se incurra reiteradamente en errores.
• Se omita la presentación de cuentas e informes.
• Se determinen glosas de forma en la revisión de cuentas.
• De cualquier manera, entorpezcan o impidan el cabal cumplimiento de las funciones asignadas a la Auditoria General.
• No se le suministren oportunamente las informaciones que solicite.
• Reportar o registrar datos o informaciones inexactas, en las plataformas, bases de datos o sistemas de información de los órganos de control o aquellos que contribuyan a la vigilancia y al control fiscal.

NOTA: Se advierte que los documentos radicados extemporáneamente deberán contar con la solicitud expresa de publicación extemporánea, justificada por parte del Supervisor Contractual, precisando que la publicación contractual en los aplicativos antes señalados, se configura como una exigencia de vigilancia y que su rendición se debe realizar en los plazos otorgados, so pena de incurrir en falta disciplinaria y fiscal al omitir la responsabilidad que le asiste al personal encargado del reporte de información contractual y con usuario vigente para ello dentro de la Universidad de Nariño.

Agradecemos su atención a la presente.

Cordialmente,