CIRCULAR No. 007
(3 de abril de 2025)
DE:
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, SECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA DE INFORMÁTICA Y TELECOMUNICACIONES, SECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
PARA:
COMUNIDAD UNIVERSITARIA
FECHA:
3 de abril 2025.
ASUNTO:
VENTANA DE MANTENIMIENTO PROGRAMADO EN EL DATACENTER Y ESTRICTA OBSERVANCIA DEL CRONOGRAMA FINANCIERO
Por medio de la presente, informamos que se han programado dos ventanas de mantenimiento en el Data Center institucional, con el propósito de realizar actualizaciones e instalar nueva infraestructura tecnológica (servidores y equipos de almacenamiento). Estas intervenciones son necesarias para garantizar la continuidad y mejora de nuestros servicios digitales.
Detalles de las ventanas de mantenimiento:
1. Primera ventana:
- Fecha: Sábado 5 de abril de 2025
- Horario: 7:00 a.m. a 6:00 p.m.
- Afectación: Servicio de Internet y plataformas institucionales alojadas en el Data Center presentarán intermitencias durante el día
2. Segunda ventana:
- Fecha: Del 11 al 16 de abril de 2025
- Afectación: Indisponibilidad total de los siguientes servicios:
▪ Internet institucional
▪ Sistema SAPIENS
▪ Página web institucional
▪ Sistema Financiero
▪ Otras plataformas alojadas en el Data Center
Dada la indisponibilidad de los sistemas durante el mantenimiento, se establece el siguiente cronograma de estricto cumplimiento para garantizar la continuidad de los procesos financieros:
| ACTIVIDAD | DEPENDENCIA ACADÉMICO ADMINISTRATIVA
QUE RECIBE |
DEPENDENCIA ACADÉMICO ADMINISTRATIVA
QUE ENTREGA |
FECHA LÌMITE |
| Autorización solicitudes de Avances | Vicerrectoría Administrativa | Diferentes dependencias | Hasta 8 abril de 2025 |
| Revisión y trámite de Avances y órdenes de pago | Revisoría de Cuentas | Diferentes dependencias | Hasta 9 abril de 2025 12:00 m (Medio día) |
| Registro en el sistema
financiero de avances y órdenes de pago |
Contabilidad | Revisoría de Cuentas | Hasta 9 abril de 2025
6:00 p.m. |
| Trámite para pago de Avances y órdenes de pago | Tesorería | Contabilidad | Hasta 10 abril de 2025
2:00 p.m. |
Notas importantes:
- Los avances y órdenes de pago, recibidas en Tesorería hasta el día jueves 10 de abril (2:00 p.m.), se reflejarán en cuentas bancarias entre el 10 y 11 de abril.
- Los avances y órdenes de pago, recibidas en Tesorería el día jueves 10 de abril después de las 3:00 p.m., se procesarán a partir del 21 de abril
Recomendaciones:
- Personal administrativo: Se solicita priorizar la gestión de documentos relacionados con avances y órdenes de pago antes de las fechas límite.
- Jefes de dependencia: Se reitera la importancia de cumplir con este cronograma para evitar retrasos en los procesos financieros.
El cronograma establecido es de carácter obligatorio e inmodificable para todo el personal universitario involucrado en estos procesos. De manera respetuosa pero enfática, hacemos un llamado especial a los Vicerrectores, Directores, Decanos, Coordinadores de Convenios y demás Jefes de Dependencia para garantizar el estricto cumplimiento de lo dispuesto en la presente circular institucional.
Agradecemos su comprensión y colaboración durante este período de mantenimiento, el cual busca mejorar la infraestructura tecnológica de nuestra institución.
Original firmado
MARTHA LUCIA ENRIQUEZ GUERRERO
Vicerrectora Administrativa y Financiera (E)
Original firmado
JOSÉ MARÍA MUÑOZ BOTINA
Subdirector Sección Infraestructura de
Informática y Telecomunicaciones
Original firmado
OSCAR ANDRÉS BASANTE
Subdirector de Sistemas de Información
