CIRCULAR No. 10
(8 DE SEPTIEMBRE DE 2025)
DE:
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, DIRECCIÓN FINANCIERA Y OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD.
PARA:
VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTRO, DIRECTORES DE CONVENIOS Y PROYECTOS, JEFES DE DEPENDENCIAS, ESCUELA DE POSTGRADOS FACEA Y PERSONAL ADMINISTRATIVO EN GENERAL DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
FECHA:
8 DE SEPTIEMBRE DE 2025
ASUNTO:
ESTRICTA OBSERVANCIA DEL CRONOGRAMA DE CIERRE FINANCIERO VIGENCIA 2025
A continuación, se da a conocer el cronograma de cierre financiero de la vigencia 2025, a fin de no incurrir en retrasos en los reportes de información con destino a Entes de Control Externo y Fiscal, el cual es de obligatorio cumplimiento y además se recuerda que su ejecución oportuna incide en la calificación de Control Interno Contable institucional, evaluado por la Contraloría Departamental de Nariño durante los procesos de auditoria externa.
Por lo expuesto, se solicita al personal de apoyo administrativo como secretarias, asistentes y demás funcionarios que realicen trabajo operativo referente al trámite de cuentas y documentos que comprometan recursos financieros, se REVISE de manera detallada si los bienes y servicios contratados para su sección-unidad-dependencia, fueron recibidos a satisfacción; se GESTIONE inmediatamente los documentos respectivos para el pago ante las oficinas financieras y se REPORTE a Revisoría de Cuentas a más tardar en las fechas señaladas en el presente calendario, así:
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ACTIVIDAD |
DEPENDENCIA ACADÉMICO ADMINISTRATIVA QUE ENTREGA | DEPENDENCIA ACADÉMICO ADMINISTRATIVA QUE RECIBE |
FECHA LÌMITE |
| Recepción de solicitudes de CDP (Para solicitud de ofertas) | Diferentes dependencias | – Presupuesto
– Vicerrectoría Administrativa |
Hasta octubre 31 de 2025 |
| Expedición y remisión de CDP (Para solicitud de ofertas) | Presupuesto | Diferentes dependencias | Hasta noviembre 7 de 2025 |
| Reporte de novedades de nómina, OPS, nombramientos y contrataciones de personal administrativo y docentes Hora cátedra | Dependencias Académico Administrativas | Sección de Talento Humano | Hasta noviembre 7 de 2025 |
| Recepción de solicitudes de bienes y servicios (Para solicitud de ofertas) | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta noviembre 12 de 2025 |
| Recepción de solicitudes de CDP (Contratación Directa) | Diferentes dependencias | – Presupuesto
– Vicerrectoría Administrativa |
Hasta noviembre 14 de 2025 |
| Expedición y remisión de CDP (Contratación Directa) | Presupuesto | Diferentes dependencias | Hasta noviembre 18 de 2025 |
| Recepción de solicitudes de bienes y servicios (Contratación Directa) | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta noviembre 21 de 2025 |
| Elaboración de contratos de órdenes de compras y proceso de legalización (Contratación Directa) | – Departamento de Contratación
– Diferentes dependencias |
– Departamento de Contratación
-Departamento Jurídico |
Hasta noviembre 25 de 2025 |
| Modificaciones de contratos ya elaborados (Valor, tiempo y otros) y elaboración de modificaciones | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta noviembre 27 de 2025 |
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Solicitud de Registro Presupuestal |
– Departamento de Contratación
– Diferentes dependencias |
Presupuesto |
Hasta noviembre 27 de 2025 |
| Expedición de Registro Presupuestal | Presupuesto | – Departamento de Contratación
– Diferentes dependencias |
Hasta diciembre 3 de 2025 |
| Autorización de Avances | Vicerrectoría Administrativa | Diferentes dependencias | Hasta noviembre 28 de 2025 |
| Legalización de Cajas Menores y
Avances |
Diferentes dependencias | Revisoría de Cuentas | Hasta diciembre
19 de 2025 |
| Recepción de facturas para registro de bienes en Notas de Ingresos (Documentación completa) | – Departamento de Contratación
– Diferentes dependencias |
Almacén |
Hasta diciembre 12 de 2025 |
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Entrega de Notas de Ingreso |
Almacén |
Contabilidad |
Hasta diciembre 16 de 2025 |
| Actualización de bienes muebles (bajas) e inventarios
Semovientes (muertes y nacimientos) |
– Laboratorios
– Clínica Veterinaria – Granjas |
Almacén |
Hasta diciembre 26 de 2025 |
| Reporte para Actualización de bienes muebles (bajas). |
Almacén |
Contabilidad |
Hasta diciembre 16 de 2025 |
| Reporte para Actualización de inventarios y semovientes (muertes y nacimientos) | Almacén |
Contabilidad |
Hasta diciembre 23 de 2025 |
| Cierre de Almacén (actas y órdenes) | Almacén | Contabilidad | Hasta diciembre 24 de 2025 |
| Recepción de soportes: facturas, y constancia de recibos de bienes y servicios, para trámite de cuentas cuyos contratos sean suscritos desde Compras | Diferentes dependencias | Departamento de Contratación | Hasta diciembre 12 de 2025 |
| Recepción de cuentas con los soportes correspondientes cuyos bienes y servicios estén recibidos a satisfacción | – Departamento de Contratación
– Diferentes dependencias |
Revisoría de Cuentas |
Hasta diciembre 16 de 2025 |
| Recepción de cuentas para registro contable | Revisoría de Cuentas | Contabilidad | Hasta diciembre 18 de 2025 |
| Recepción de cuentas para expedición de PAC | – Departamento de Contratación
– Diferentes dependencias |
Tesorería |
Hasta diciembre 16 de 2025 |
| Recepción de cuentas para pago | Contabilidad | Tesorería | Hasta diciembre 19 de 2025 |
| Recepción de nóminas para pago | Recursos Humanos | Tesorería | Hasta diciembre 26 de 2025 |
| Recepción de constancia de cumplimiento de Servicios Personales | Diferentes dependencias | Recursos Humanos | Hasta diciembre 5 de 2025 |
| Constitución de RESERVAS PRESUPUESTALES, como “un instrumento de uso excepcional, o sea, esporádico y justificado únicamente en situaciones atípicas y ajenas a la voluntad de la entidad contratante que impidan la ejecución de los compromisos en las fechas inicialmente pactadas dentro de la misma vigencia en que éste se perfeccionó, debiendo desplazarse la recepción del respectivo bien o servicio a la vigencia fiscal siguiente (Art. 12 Ley 819/2003) |
Ordenadores del gasto |
Presupuesto |
Hasta diciembre 22 de 2025 |
ASPECTOS IMPORTANTES A TENERSE EN CUENTA, CON EL PROPÓSITO DE EVITAR CONTRATIEMPOS DE ÚLTIMO MOMENTO:
1. El cronograma descrito es de estricto cumplimiento e inmodificable; por parte de todo el personal de la Universidad involucrado en el proceso, por lo tanto, solicitamos comedidamente a Vicerrectores, Directores, Decanos, Coordinadores de Convenios y demás Jefes de Dependencia el cumplimiento de la presente Circular.
2. Es importante tener en cuenta que el cronograma contiene fechas límites, lo que significa que las cuentas deben tramitarse continuamente atendiendo a la fecha máxima de vencimiento. En este sentido, evite la acumulación de cuentas en las dependencias para trámite de última hora.
3. Conforme al Artículo 54 de la ley 1952 de 2019, una cuenta no tramitada puede acarrear responsabilidades y sanciones disciplinarias. Así mismo, es menester recordar que, en aplicación de las normas tributarias, es obligación del ente universitario registrar todos los ingresos, costos, gastos, y demás, generados en la vigencia 2025, en el mismo periodo de su ocurrencia, por lo cual se advierte que el NO CUMPLIMIENTO de los cronogramas establecidos dará lugar al reporte inmediato a la Oficina de Control Interno Disciplinario, para lo de su competencia.
Agradecemos su amable atención y colaboración, en estos procesos.
Original Firmado
IVAN ERNESTO MARTINEZ GUERRERO
VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO
Original Firmado
ADRIANA ISABEL YEPEZ VILLOTA
Directora Financiera
Cordialmente,
