CIRCULAR 010
San Juan de Pasto 29 de julio de 2026
PARA:
Personal docente, administrativo y trabajadores oficiales de la Universidad de Nariño.
DE:
Adriana Guerrero, Coordinadora Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo.
ASUNTO:
Conservación del Concepto Médico Ocupacional y corresponsabilidad en el seguimiento de las evaluaciones médico-ocupacionales.
Cordial saludo,
La Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo, en desarrollo de las actividades de vigilancia de la salud de los trabajadores y con el propósito de fortalecer la eficiencia de los procesos médico-ocupacionales de la Universidad de Nariño, se permite recordar a todos los funcionarios la importancia de conservar adecuadamente la copia del Concepto Médico Ocupacional que es entregada por el médico laboral al finalizar cada evaluación médico ocupacional.
El Concepto Médico Ocupacional constituye el documento oficial mediante el cual el médico laboral comunica las conclusiones derivadas de la evaluación realizada, incluyendo la aptitud para el desempeño del cargo, las recomendaciones, restricciones o demás medidas preventivas que deben ser observadas por el trabajador y por la Institución para proteger su salud y prevenir la ocurrencia de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
La Resolución 1843 de 2025, expedida por el Ministerio del Trabajo, establece las disposiciones que regulan la práctica de las evaluaciones médicas ocupacionales y el manejo de la historia clínica ocupacional, determinando que el concepto médico ocupacional es el documento mediante el cual se comunican las conclusiones de la valoración ocupacional, garantizando en todo momento la reserva y confidencialidad de la historia clínica ocupacional.
Así mismo, el artículo 2.2.4.6.10 del Decreto 1072 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, establece como responsabilidades de los trabajadores, entre otras, procurar el cuidado integral de su salud, suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud, participar en las actividades de capacitación y prevención, y cumplir las normas, reglamentos e instrucciones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), contribuyendo al adecuado funcionamiento del mismo.
En virtud de lo anterior, y en aplicación del principio de corresponsabilidad que orienta el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se solicita a todos los funcionarios de la Universidad de Nariño:
- Conservar de manera permanente la copia original del Concepto Médico Ocupacional entregada por el médico laboral.
- Mantener un archivo personal con los conceptos médico-ocupacionales y demás documentos relacionados con su seguimiento ocupacional.
- Conocer la fecha en que fue practicada su última evaluación médico-ocupacional y realizar seguimiento a la fecha prevista para su actualización, de conformidad con el procedimiento institucional adoptado por la Universidad.
- Presentar el Concepto Médico Ocupacional cuando sea requerido dentro de los procedimientos institucionales relacionados con la gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Se informa igualmente que, en la actualidad, la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo no dispone de un sistema informático para la administración y reproducción automática de los conceptos médico-ocupacionales. En consecuencia, cuando un funcionario extravía el documento y solicita una nueva copia, el médico laboral debe reconstruir manualmente la información contenida en el concepto, consultando la historia clínica ocupacional y verificando las recomendaciones emitidas en su momento. Esta actividad demanda un tiempo considerable que limita la disponibilidad del profesional para la realización de nuevas evaluaciones médico-ocupacionales, seguimientos clínicos, valoraciones de ingreso, retorno laboral, post incapacidad y demás actividades propias de la vigilancia de la salud de los trabajadores.
De igual manera, se recuerda que, conforme al procedimiento institucional establecido por la Universidad de Nariño, las evaluaciones médicas ocupacionales periódicas deberán actualizarse con una periodicidad de tres (3) años, salvo que el médico laboral determine una periodicidad diferente en atención a las condiciones de salud del funcionario, la exposición a factores de riesgo, cambios en el cargo o cualquier otra circunstancia técnica que justifique una nueva valoración.
El cumplimiento de este procedimiento permitirá optimizar la programación de las evaluaciones médico ocupacionales, fortalecer la gestión documental de la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo y garantizar una atención más oportuna a todos los funcionarios de la Universidad.
Finalmente, se recuerda que el incumplimiento de los procedimientos establecidos por la Oficina de Seguridad y Salud en el Trabajo dificulta el desarrollo de las actividades de vigilancia de la salud de los trabajadores, afecta la oportunidad en la prestación del servicio médico-ocupacional y limita el tiempo disponible para la atención de otros funcionarios que requieren valoración. En consecuencia, se exhorta a todos los funcionarios de la Universidad de Nariño a cumplir las directrices impartidas en la presente Circular, en observancia de los principios de autocuidado, corresponsabilidad, prevención y colaboración que orientan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contribuyendo así al fortalecimiento de la cultura institucional de prevención y al adecuado funcionamiento del SG-SST.
Agradecemos su compromiso y colaboración en el cumplimiento de estas disposiciones, orientadas a proteger la salud de los trabajadores, optimizar los recursos institucionales y fortalecer las actividades de promoción de la salud y prevención de los riesgos laborales.
Cordialmente,
Original Firmado
ADRIANA CRISTINA GUERRERO R.
Coordinadora SG-SST
Lic. Renovada S.O 3416 IDSN
