UNIVERSIDAD DE NARIÑO
OFICINA CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD, DIRECCION DE CONTROL
INTERNO DISCIPLINARIO, VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA,
VICERRECTORIA ACADÉMICA Y SECCIÓN DE TALENTO HUMANO
CIRCULAR No. 001
AÑO 2024
PARA:
VICERRECTORES, DECANOS DE FACULTAD, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DOCENTES Y PERSONAL RESPONSABLE DE TRÁMITES DE VINCULACIÓN DE DOCENTES AL INTERIOR DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO
DE:
OFICINA CONTROL INTERNO DE GESTIÓN Y CALIDAD, DIRECCION DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO, VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, VICERRECTORIA ACADÉMICA Y SECCIÓN DE TALENTO HUMANO.
FECHA:
11 DE ENERO DE 2024
ASUNTO:
RECOMENDACIONES URGENTES PARA EL PROCESO DE CONTRATACIÓN DOCENTE
En virtud de las funciones señaladas para el Proceso de Control y Evaluación, conjuntamente con la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Sección de Talento Humano y la Vicerrectoría Académica, por medio de la presente se emiten lineamientos de prevención del daño antijurídico, respecto de las actuaciones desplegadas por los intervinientes en la actividad contractual, así:
- 1. Los contratos por medio de los cuales se realiza la vinculación del personal docente, deben suscribirse en debida forma y dentro del terminó establecido para ello.
- 2. Se indica de manera reiterativa que ningún docente puede iniciar la prestación del servicio educativo, sin contar con un contrato debidamente legalizado y formalizado con la entrega oportuna de todos los documentos exigidos por la Sección de Talento Humano para cada periodo de vinculación, pues de lo contrario puede materializarse el riesgo sobre el “pago de hechos cumplidos”.
- 3. Las Direcciones de Departamento, Jefes de Oficina o quienes hagan sus veces, deben estar atentos a las labores de planificación de las contrataciones docentes y se señala que ningún docente puede iniciar labores sin haber entregado los documentos requeridos ante la Sección de Talento Humano, así como también contar con la firma respectiva del contrato. En este entendido, se advierte además que la universidad no se responsabiliza por él pago de horas cátedra de los docentes que no hayan hecho su vinculación en debida manera, ni tampoco se hará responsable de los aportes y la cobertura en relación al Sistema Integral de Seguridad Social, dado que la nómina se tramitará de manera integral en una sola oportunidad en el mes.
Por consiguiente, es deber del docente firmar su contrato. Una vez firmado el documento para que quede en firme debe allegarse a la Sección de Talento Humano los siguientes documentos para la legalización:
Docentes antiguos Hora Cátedra:
a. Cédula
b. Certificado de afiliación a salud y pensión
c. Certificados de antecedentes: procuraduría; contraloría; policía judicial; medidas correctivas; deudores alimentarios.
d. Formato de bienes y rentas
Docentes nuevos Hora Cátedra:
a. Cédula
b. Certificado de afiliación a salud, pensión y cesantías
c. Certificados de antecedentes: procuraduría; contraloría; policía judicial; medidas correctivas; deudores alimentarios.
d. Formato de bienes y rentas
e. Certificado bancario
El contrato firmado debe ser entregado a Vicerrectoría Académica, y legalizar su vínculo laboral mediante la entrega de sus documentos ante la Sección de Talento Humano, antes de iniciar sus labores, los cuales son un soporte necesario para realizar eficazmente la afiliación al Sistema Integral de Seguridad Social y no incurrir en intereses de mora por dicho concepto. La legalización del contrato debe darse hasta la fecha 21 de enero de 2024 y las novedades debe reportarse hasta el día 10 de cada mes. En caso de informar y entregar los documentos de novedades por fuera del término, la liquidación de la nomina del mes se realizará el siguiente mes.
- 4. Según el Sistema Integrado de Gestión de Calidad, la persona que ejerce la figura de Supervisor del contrato docente debe exigir la presentación del programa de la asignatura, seguimiento de la asignatura y el respectivo informe final, actividades que deben estar alineadas al registro de los formatos establecidos en la plataforma institucional SAPIENS.
- 5. Velar por la estricta observancia del reporte de contratos debidamente firmados y con todos los requisitos de legalización de los docentes vinculados al servicio de la universidad, a fin de que estos puedan rendirse de manera oportuna ante plataformas tales como: SIA OBSERVA, DIARI Y SECOP II (según lo dispuesto por las circulares emitidas por parte de la Contraloría General de la Nación y la Contraloría Departamental de Nariño)”.
En este orden de ideas, se recuerda, que con la expedición de la Ley 2195 de 2022, el legislador determinó que, las entidades sometidas al derecho privado o a regímenes excepcionales de contratación, se encuentran en el deber de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces. Al respecto, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la poscontractual.
Así mismo, el registro de la información contractual ante el aplicativo SIA OBSERVA, según la Resolución Orgánica CDN-100-41-295 del 14 de julio de 2022 expedida por la Contraloría Departamental de Nariño, se debe efectuar en debida forma y en los formatos establecidos, presentándose MES A MES, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles del mes siguiente a través de la página de la Contraloría Departamental de Nariño, en el Sistema de Información SIA Observa.
Por lo señalado y en aras de prevenir el daño antijuridico y levantar las acciones correctivas y de mejoramiento del caso, el Proceso de Control y Evaluación recomienda:
El artículo 23 de la Ley 80 de 1993, indica: “DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.”
- 6. Es responsabilidad de los Consejos de Facultad velar por el cumplimiento de la normatividad y el envió de las novedades de labor académica presentada por los Directores de Departamento en las fechas estipuladas, tanto a la Sección de Talento Humano y la Vicerrectoría Académica. Estas novedades deben ser presentadas mediante Acuerdos o Proposiciones adjuntando el reporte de SAPIENS. Se aclara que solo en el caso que se presenten renuncias o no aceptación de labor, los directores de departamento deben realizar una certificación en la que constaten la vinculación del docente y el número de horas efectivamente laboradas. La información anterior debe ser notificada de manera oficial a la Vicerrectoría académica con copia a la Sección de Talento Humano
Por lo tanto, la universidad a través de las unidades gestoras y el personal involucrado en la contratación docente, debe cumplir con la obligación de adelantar oportunamente los trámites administrativos necesarios para que el contrato celebrado sea ejecutable en debida forma ejerciendo los debidos controles y evitar así daños derivados del no pago de las prestaciones ejecutadas.
Además, se indica que los docentes son solidariamente responsables por iniciar las clases sin tener un contrato legalizado, por lo cual la norma es clara en manifestar lo siguiente:
“De igual manera ocurre, cuando el particular ejecuta prestaciones sin contrato, obrando por su cuenta y a sabiendas de que no hay siquiera una relación precontractual, pues en este evento se está eludiendo claramente la aplicación de las normas que rigen la formación, existencia y ejecución de los contratos estatales”. Por lo tanto, se advierte que el particular incurso en esta situación, debe asumir los efectos de su negligencia, pues el daño proviene exclusivamente de su propia actuación.
RIESGOS PROBABLES ASOCIADOS AL PROCESO DE CONTRATACIÓN:
El desconocimiento de la normativa anterior, puede llevar a situaciones constitutivas de los denominados hechos cumplidos, como se observa a continuación:
HECHOS CUMPLIDOS:
Los hechos cumplidos se consolidan cuando se adquieren obligaciones, sin que medie soporte legal que los respalde, es decir, se eleve a escrito la obligación, y cuando existiendo tal formalidad; antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales en su creación, como la reserva presupuestal previa, o cuando en la ejecución de un contrato se adicionan bienes o servicios no incluidos desde el inicio.
- Vulneración de las solemnidades legales al no elevar a escrito el acuerdo entre el objeto y contraprestación y por consiguiente la prestación del servicio o ejecución de la obra sin soporte contractual.
- La presunta asunción de obligaciones a cargo de la Entidad y la consecuente orden de ejecutar actividades, prestar servicios, realizar obras o recibir bienes, sin que el acto o contrato cuente con la afectación presupuestal debida.
- Adiciones o modificaciones al contrato inicial, sin que consten por escrito o sin soporte presupuestal, derivadas de órdenes al contratista de ejecutar o cumplir con algo que no esté incluido en el contrato principal.
- Reconocimiento de obras, bienes o servicios no pactados en el contrato, en la etapa de liquidación.
Al respecto, se recuerda que la Ley 1952 de 2019 “por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario”, establece:
Artículo 54. Faltas gravísimas. Faltas relacionadas con la Contratación Pública:
3. participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley…
La incursión en la falta disciplinaria descrita podría conllevar una sanción consistente en destitución e inhabilidad para ejercer cargos públicos.
Ahora bien, se señala que la acción de repetición es un mecanismo moralizador y de mejora de la eficiencia de la administración pública con que el constituyente de 1991 dotó a la administración, a efectos de que esta pueda recuperar los dineros que tuvo que pagar como consecuencia de una sentencia o una conciliación cuya causa se encuentra en el actuar doloso o gravemente culposo de uno de sus agentes.
Para terminar, dando cumplimiento al Acuerdo Numero 057 de junio 16 de 1994 “por el cual se expide el ESTATUTO DEL PERSONAL DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO”, es responsabilidad del Decano o Director respectivo en atención a su facultades, ejercer la debida vigilancia sobre la manera y la calidad como el docente vaya dando cumplimiento a las obligaciones contractuales y podrá hacerle las sugerencias o recomendaciones que estime conveniente para la mejor ejecución del mismo.
Cualquier inquietud con respecto a lo señalado, acudir a la Sección de Talento Humano, Departamento de Contratación, Departamento Jurídico o las respectivas Vicerrectorías.
Original Firmado
JAIRO A. GUERRERO GARCÍA
Vicerrector Administrativo y Financiero
Original Firmado
GIRALDO JAVIER GOMEZ GUERRA
Vicerrector Académico
Original Firmado
ELIZABETH CABRERA RAMOS
Jefe Sección Talento Humano
Original Firmado
CAROLINA MEJIA VALLEJO
Dirección Control Interno Disciplinario
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Oficina de Control Interno de Gestión y Calidad.