UNIVERSIDAD DE NARIÑO
CONTROL INTERNO
CIRCULAR No. 003
De:
OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
Para:
VICERRECTORES, DECANOS, DOCENTES, COORDINADORES DE PROYECTOS, CONTRATOS, CONVENIOS Y PERSONAS QUE HAYAN TENIDO O TENGAN A SU CARGO LA RESPONSABILIDAD DE LA SUPERVISIÓN E INTERVENTORÍA SEGÚN CORRESPONDA.
Fecha:
JUEVES 26 DE MARZO DE 2020
Asunto:
ESTRICTO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN (ESTADO DE AVANCE) DE CONVENIOS, PROYECTOS Y CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Y REPORTES DE INFORMACIÓN EN SUS DIFERENTES ETAPAS SEGÚN LA NUEVA METODOLOGÍA DE MEDICIÓN DEL ÍNDICE DE GESTIÓN DE PROYECTOS DE REGALÍAS IGPR.
La oficina de Control Interno de la Universidad de Nariño en primera instancia reconoce y valora el compromiso y responsabilidad de todas las Unidades Académico-Administrativas para asumir las directrices y orientaciones por parte del Gobierno Nacional y las autoridades departamentales, municipales e institucionales, frente a la pandemia del COVID-19.
Sin embargo y en observancia de la misión Institucional conferida mediante la Ley 87 de 1993 a este Despacho y con el ánimo de cumplir las instrucciones impartidas por la Alta Dirección, en cuanto a implementar mecanismos en el marco de las labores de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación periódica y selectiva de la ejecución y resultados de los Proyectos, Convenios y Contratos Interadministrativos celebrados por la Universidad de Nariño, ya sea en calidad de Ejecutora u Operadora, solicita a los Coordinadores de los Proyectos financiados con los recursos del Sistema General de Regalías en los que la Universidad funge como Operador o como Ejecutor, revisar y acatar la nueva metodología de medición del Índice de Gestión de Proyectos de Regalías IGPR.
Dicho índice, se convierte en una herramienta de control preventivo, el cual toma como insumo principal la información registrada por las entidades ejecutoras de los proyectos aprobados con recursos del SGR y de las acciones del Sistema de Monitoreo, Seguimiento, Control y Evaluación – SMSCE para: incentivar los procesos de mejora continua, impulsando en todo momento el autocontrol y el fortalecimiento institucional a través de la identificación y gestión de riesgos, promoción de buenas prácticas, focalización de las labores del SMSCE y además medir la gestión de las entidades ejecutoras de los proyectos del SGR en doble condición: gestión administrativa y gestión del desempeño de los proyectos.
En vista de lo expuesto, a continuación se relaciona la información suministrada por el Departamento Nacional de Planeación a través de la Subdirección de Monitoreo, Seguimiento y Evaluación de la Dirección de Vigilancia de las Regalías, con el fin y plantear los mecanismos de trabajo en cada uno de los proyectos para cumplir dicha solicitud y superar las situaciones presentadas en cada uno de los proyectos subsanando cualquier alerta aún vigente.
La Dirección de Vigilancia de Las Regalías se permite informar que, a partir del 31 de marzo de 2020, el Índice de Gestión de Proyectos de Regalías IGPR cambiará la metodología de medición, por lo anterior y en aras de que su entidad obtenga resultados favorables, se recomienda tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Actualice la información mensualmente de acuerdo con el estado del proyecto, verificando que sus alertas por NO REPORTE DE INFORMACIÓN (Tanto en el aplicativo CUENTAS como en GESPROY-SGR) se encuentren subsanadas.
- El representante Legal debe aprobar y enviar la información actualizada en los aplicativos del sistema SGR antes del día 15 de cada mes.
Para proyectos sin contratar:
- Gestione en el menor tiempo posible el certificado de cumplimiento de requisitos de ejecución y luego los procesos precontractuales, en promedio el primer contrato de los proyectos del SGR se suscribe 5 meses después de su aprobación.
Para proyectos en ejecución:
- Gestione las acciones que correspondan para cumplir con el alcance, tiempo y costo del proyecto programado.
Para proyectos terminados:
- Cierre los proyectos terminados: liquide los contratos, valide requisitos de cierre y cargue el acto administrativo de cierre del proyecto.”
Por consiguiente, es responsabilidad de cada uno de los Coordinadores conjuntamente con su equipo de trabajo, personal de Interventoría, el reporte de la información requerida, así como también la ejecución del plan de trabajo para la solución de alertas, revisión periódica y constante del estado de los Proyectos y el reporte de informes para atender exigencias de los entes de vigilancia, según corresponda.
Se agradece de antemano su amable atención, a fin de cumplir estrictamente con los requerimientos de los Entes de Control Externo en las fechas establecidas y por ende mantener el buen nombre de la Universidad de Nariño, a través de los resultados y los indicadores de gestión de los proyectos financiados con el Sistema General de Regalías.
Por su atención a la presente, se anticipa agradecimientos.
Cordialmente,
Original Firmado
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe de Control Interno