Circular No. 003 – 2023, Vicerrectoría Administrativa y Financiera

PARA:

COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.

DE:

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

ASUNTO:

 TRÁMITE DE NOTAS DE INGRESO Y PAGO DE CUENTAS.

En aras de mejorar los procesos administrativos y como estrategia de control de los riesgos financieros en lo relacionado al registro de Notas de Ingreso y el correspondiente pago a los proveedores, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad de Nariño se permite emitir la presente circular con el fin de se articulen las dependencias involucradas en la modificación del procedimiento que actualmente se lleva, de la siguiente manera:

1. Las unidades gestoras de los elementos deben enviar las Facturas Electrónicas o los documentos equivalentes a la Sección de Contratación de la Universidad de Nariño para la correspondiente revisión de las mismas. Este proceso debe incluir la verificación de los requerimientos de forma y cantidad según lo estipulado en los contratos. Dicha descripción debe estar determinada en la descripción de las facturas y documentos equivalentes. Adicional a lo anterior, se debe contar con la revisión de los requisitos de facturación electrónica establecidos en los artículos 11 y 12 en la resolución 00042 de la DIAN y las normas que los modifiquen.
2. Posterior a ello, la Sección de Contratación debe tramitar la nota de ingreso en la oficina de Almacén y Suministros, presentando los siguientes documentos en dos PDF, así:

El primero únicamente con la factura.
El segundo PDF, con la siguiente documentación:

• Orden de Pago
• Contrato o acto administrativo
• RUT actualizado al año 2020
• Documentos presupuestales CDP y Registro
• Factura electrónica con requisitos legales o cuenta de cobro
• Recibido a satisfacción o cumplido
• Pólizas aprobadas cuando lo requiera el contrato
• Cámara de comercio
• Formato de especificación de compra o servicios
• Antecedentes de Procuraduría, Contraloría, Judiciales, Medidas correctivas
• Certificación de cuenta bancaria
• Demás soportes que la universidad considere pertinentes según la naturaleza del contrato.

3. Las oficinas involucradas en el proceso administrativo en mención deberán actualizar sus procedimientos correspondientes, establecerlos en los formatos con el cumplimiento de Gestión de Calidad y deberán ser informados y socializados a las unidades correspondientes; lo anterior sin ser requisito para la aplicación inmediata de directrices establecidas en esta circular.La presente debe cumplirse para las solicitudes realizadas en el mes de febrero de 2023 en adelante.Agradecemos su atención y el cumplimiento a la presente.