UNIVERSIDAD DE NARIÑO
CONTROL INTERNO
CIRCULAR No. 022
AÑO 2017
De:
OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
Para:
VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE PROGRAMA, DIRECTORES DE CENTROS, JEFES DE DEPENDENCIA, PERSONAL ADMINISTRATIVO, DIRECTORES DE PROYECTOS Y DEMÁS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
Fecha:
NOVIEMBRE (10) DE DOS MIL DIECISIETE (2017)
Asunto:
Presentación informe de actividades/gestión, semestre B de 2017.
La oficina de Control Interno, en cumplimiento de su misión institucional; respetuosamente solicita a VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTROS, JEFES DE DEPENDENCIA, DIRECTORES DE PROYECTOS, CONVENIOS Y DEMÁS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO, remitir a esta oficina en medio digital el informe de gestión correspondiente al semestre B del año 2017, el cual debe contener:
- Todas y cada una de las actividades, funciones y tareas adelantadas por el personal de colaboradores (funcionarios/contratistas), adscritos a las distintas áreas de sus dependencias, durante lo corrido del Semestre B del año 2017.
- El informe debe ser presentado en esta oficina en medio digital, (doble copia), a más tardar el día jueves siete (07) de diciembre de los corrientes para su respectiva consolidación, evaluación y posterior reporte a la Señora Rectora de la Universidad de Nariño; Doctora Martha Sofía González Insuasti.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR:
- Cada Vicerrector, Decano, Jefe de Departamento, Jefe de Área, Dependencia, Oficina, debe solicitar a cada uno de sus colaboradores la presentación del informe detallado de actividades, funciones y tareas realizadas o adelantadas durante el Semestre B del año 2017.
- Así mismo, se recuerda en esta oportunidad que después de haber recibido la información presentada por el equipo de colaboradores, cada Vicerrector, Decano, Jefe de Departamento, Jefe de Área, Dependencia, Oficina, debe consolidar dicha información y agregarla a su respectivo informe general de gestión adelantada durante el periodo solicitado, para luego enviarse en forma consolidada a la Oficina de Control Interno, en medio digital (doble copia).
- La información a presentar por el equipo de colaboradores de su Unidad AcadémicoAdministrativa, así como también el informe a presentar de manera consolidada por cada Jefe, respectivamente, deberá ser diligenciada en formato de Calidad, INFORME DE ACTIVIDADES Código: CIN-CYE-FR-13; Versión: 2; vigencia 2015-03-20 el cual se anexa a este comunicado. (En el mentado formato su equipo de colaboradores deben diligenciar únicamente los campos de su competencia).
- Cada Vicerrector, Decano, Jefe de Departamento, Jefe de Área, Dependencia, Oficina y funcionarios en general encargados de inventarios, deberán revisar la lista de elementos a su cargo (para ello puede ingresar al link directo http://190.66.7.7/almacen/personal/index.php?opt=persona1.php), a fin de verificar la existencia y el estado de los mismos, así como también informar por escrito el reporte de cualquier novedad, observaciones que serán evaluadas por la oficina de Almacén y Suministros, quien a su vez deberá adelantar un informe consolidado de todos los inventarios institucionales reportados, por lo cual deberá remitir el resultado de esta verificación a la Oficina de Control Interno indicando las novedades del caso si las hubiere.
El Informe de Actividades solicitado, se fundamenta en:
a. Artículo 5°de la Ley 951 de 2005, el cual señala: “Los servidores públicos del Estado, están obligados en los términos de esta Ley a entregar un informe mediante Acta de Informe de Gestión, sobre los asuntos y recursos a su cargo”.
b. Ahora bien, las personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios, son particulares contratados para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad, cuando estas funciones no pueden ser realizadas con personal de planta o requieran conocimientos especializados. En vista de ello, el objeto de estas contrataciones es el apoyo o colaboración para que la universidad cumpla sus funciones, obteniendo en su beneficio el desarrollo de productos o entregables que tengan un nexo causal claro o correlación con los procesos misionales asignados al ente universitario
c. Artículo 2º.- de la Ley 87 de 1993, el cual consigna que la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe:
- Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
- Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
- Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
- Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
- Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
- Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
El incumplimiento al requerimiento señalado anteriormente, será sancionado de conformidad a la normatividad interna establecida para la Universidad de Nariño y en concordancia a las Leyes generales que la regulan.
Por su atención a la presente, anticipo agradecimientos.
Atentamente,
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY CUÉLLAR
Jefe Oficina de Control Interno
