CIRCULAR CONJUNTA No. 002
San Juan de Pasto, 12 de junio de 2026
PARA:
DECANOS, DIRECTORES, UNIDADES ACADÉMICAS, ADMINISTRATIVOS, DOCENTES HORA CÁTEDRA, DOCENTES TIEMPO COMPLETO OCASIONAL, DOCENTES HORA CÁTEDRA POR SERVICIOS PRESTADOS
DE:
ELIZABETH CABRERA RAMOS, Jefe Sección Talento Humano
GIRALDO JAVIER GÓMEZ, Vicerrector Académico
ASUNTO:
VINCULACIÓN DE DOCENTES HORA CÁTEDRA, TIEMPO COMPLETO OCASIONAL Y HORA CÁTEDRA POR SERVICIOS PRESTADOS SEMESTRE B2026 Y AÑO B2026-A2027
Cordial saludo
Una vez se haya aprobado la labor académica, para dar cumplimiento al cronograma de vinculación docente aprobado mediante Resolución No. 0145, la cual se puede consultar en el link: https://www.udenar.edu.co/resolucion-0145-calendario-de-programacion-academica-semestre-b2026-y-ano-b2026-a2027/
Cada docente recibirá una notificación a su correo para iniciar la legalización del contrato a través de la plataforma SAPIENS, cada uno debe legalizar su vinculación antes de iniciar las actividades académicas de su contrato.
El docente registrará la hoja de vida en la plataforma sapiens en modulo hoja de vida, en caso que requiera orientación podrá consultar el video tutorial en el siguiente enlace: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/tutorial_hoja_vida/
En este sentido, se solicita a cada docente registrar los documentos actualizados a la fecha a partir del 17 de junio de 2026, conforme a los siguientes requisitos:
POR FAVOR CARGAR SOLO LOS DOCUMENTOS LISTADOS A CONTINUACION EN FORMATO PDF:
- Cédula de ciudadanía
- Certificado de cuenta bancaria
- Certificado de afiliación a cesantías
- Certificado de afiliación a salud.
– Si está afiliado a Emssanar, Mallamas, Asmet Salud o FAMISANAR, debe descargar el formulario de afiliación como trabajador dependiente desde la página web de la EPS correspondiente, completarlo a mano en los campos No. 6, 7, 8, 9, 10, 15, 16, 18 y No.54 firmarlo y adjuntarlo junto con los demás documentos.
Por favor descargar los formatos en los siguientes links:
– Emssanar: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Emsaanar.pdf
– Mallamas: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Mallamas.pdf
– Asmet Salud: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Asmet_Salud.pdf
– Famisanar: https://sapiens.udenar.edu.co:3026/cdn/images/formularios/Famisanar.pdf
– Si está afiliado a Nueva EPS, Sanitas, Salud Total o Sura, únicamente debe adjuntar el certificado de afiliación. - Certificado de afiliación a pensión.
- Antecedentes de Procuraduría.
- Antecedentes de Contraloría.
- Antecedentes de Policía.
- Certificado sobre medidas correctivas de Policía.
- Certificado deudores alimentarios REDAM
- Formato declaración de bienes y rentas
- Paz y Salvo de avances firmado
- Recibo Pago Estampilla Prodesarrollo Universidad de Nariño
En el marco de su misión institucional y conforme al procedimiento DTH-GEH-PR04 (Vinculación del Talento Humano), se informa al personal docente hora catedra vinculado mediante contrato laboral (incluyendo hora cátedra por servicios prestados), que para el proceso previo a la suscripción de contratos correspondiente al semestre B2026, se debe realizar los siguientes procesos, así:
1. PAGO DE ESTAMPILLAS PRO-UNIVERSIDAD DE NARIÑO
Una vez aprobada la solicitud de vinculación, se deberá:
- Revisar instructivo anexo a la presente Circular para facilitar el proceso de generación de recibo de pago de ESTAMPILLAS PRO-UNIVERSIDAD DE NARIÑO.
- Descargar de la plataforma SAPIENS la certificación expedida por la Sección de Talento Humano de la Universidad de Nariño y la cedula de ciudadanía para comenzar el proceso de solicitud de estampillas.
2. PAZ Y SALVO DE REPORTE DE AVANCES POR REVISORÍA DE CUENTAS
- Debe descargar este documento desde la plataforma SAPIENS, debe ingresar a hoja de vida después al botón paz y salvos y seleccionar la opción 2 reporte de avances.
- El documento debe estar actualizado y firmado por el docente.
Comedidamente informamos que las fechas de legalización de vinculación corresponde a:
- Los docentes del departamento de medicina (decimo semestre) que inician el 13 de julio deberán legalizar contrato desde el 17 de junio de 2026 hasta el 10 de julio 2026.
- Los docentes hora cátedra de concurso que inician el 21 de julio deberán legalizar contrato desde el 18 de junio de 2026 hasta el al 17 de julio 2026.
- Los docentes hora cátedra por servicios prestados que inician el 03 de agosto deberán legalizar contrato desde el 17 de julio al 30 de julio de 2026.
- Los docentes hora cátedra por servicios prestados formación humanística que inician el 10 de agosto deberán legalizar contrato desde el 01 de julio de 2026 al 6 de agosto de 2026.
Una vez los docentes suban los documentos para la legalización del contrato, desde la Sección de Talento Humano enviara los contratos para su revisión y firma a los departamentos, por tanto, los departamentos y los docentes deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones al momento de firmar el contrato:
- Verificar que el objeto del contrato corresponda a la labor aprobada en sapiens, con el número total de horas.
- Revisar los datos personales del docente nombre, documento y escalafón estén correctos
En caso que se presente algún error en los contratos cada departamento debe solicitar la corrección a la Sección de Sistemas de Información relacionando los contratos a corregir con las observaciones para los ajustes pertinentes, posteriormente informar a la Sección de Talento Humano para que sean generados nuevamente.
Aquellos docentes que no realicen el proceso de legalización dentro de las fechas señaladas su vinculación de realizará en el mes siguiente.
Recordamos que los docentes que no realicen la legalización de su contrato y la firma del mismo no podrán ser vinculados y no podrán desarrollar ninguna actividad.
Anexo manual pago de estampillas
Atentamente:
Original Firmado
ELIZABETH CABRERA RAMOS
Jefe Sección de Talento Humano
Original Firmado
GIRALDO JAVIER GÓMEZ GUERRA
Vicerrector Académico
