CIRCULAR 006-2026
27 de julio de 2026
AYC-GD-006-2026
PARA:
Dependencias Académicas y Administrativas
ASUNTO:
Concertación de espacios de entrevistas para el levantamiento de información y construcción de las Tablas de Retención Documental (TRD).
Desde la Unidad de Gestión Documental y Archivo les extendemos un cordial saludo.
En el marco de la implementación del Sistema de Gestión Documental al interior de la Universidad de Nariño, la Unidad de Gestión Documental y Archivo es la encargada de brindar herramientas que permitan administrar la documentación producida y recibida en el ejercicio de las funciones, a través de la planificación, organización, custodia y conservación documental, en concordancia con los lineamientos de la normativa nacional y el Archivo General de la Nación (Ley 594 del 2000 – Ley General de Archivos).
En este sentido, como Institución Pública de Educación Superior y sujeto obligado ante la ley, la construcción e implementación de los instrumentos archivísticos, en especial las Tablas de Retención Documental (TRD) resulta indispensable para garantizar la transparencia, el acceso a la información y la adecuada conservación de la Memoria Institucional.
Es importante resaltar que la Gestión Documental no es un proceso aislado, sino transversal a toda la Entidad que fortalece el cumplimiento de la misionalidad de la Universidad de Nariño en sus ejes de Educación, Investigación e Interacción Social.
Además, una Institución de Educación Superior con 121 años de historia requiere de una intervención archivística integral sobre la totalidad de sus documentos, ya sean físicos, digitales y/o sistematizados. Así mismo, uno de los beneficios más significativos de este ejercicio, es la optimización y el aprovechamiento eficiente de las áreas que actualmente se encuentran ocupadas por fondos acumulados, permitiendo liberar y dignificar los espacios institucionales.
Por lo anteriormente expuesto, nos permitimos informar que el equipo de la Unidad de Gestión Documental y Archivo se estará contactando de manera progresiva con cada una de las Oficinas y Dependencias Académicas y Administrativas, tanto de la Sede Principal como de sus diferentes Sedes y Extensiones, con el fin de concertar las agendas y espacios de trabajo necesarios para el levantamiento de información.
El éxito de este Instrumento y la consecución de sus inherentes beneficios exigen el compromiso, articulación y disposición de toda la Comunidad Universitaria.
Agradecemos de antemano su valiosa colaboración y acompañamiento en este proceso fundamental para nuestra Universidad.
Cordialmente,
Original Firmado
SONIA JANETH ESCOBAR ORTEGA
Jefe Unidad de Gestión Documental y Archivo.
Original Firmado
Vo. Bo. GLORIA DEL PILAR LONDOÑO MARTINEZ
Secretaria Genera
