CIRCULAR CONJUNTA No 015 – 2023, Control Interno de Gestión y Calidad

En virtud de las funciones señaladas para el Proceso de Control y Evaluación, conjuntamente con la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la Sección de Talento Humano y la Vicerrectoría Académica, por medio de la presente se emiten lineamientos de prevención del daño antijurídico, respecto de las actuaciones desplegadas por los intervinientes en la actividad contractual, así:

En este orden de ideas, se recuerda, que con la expedición de la Ley 2195 de 2022, el legislador determinó que, las entidades sometidas al derecho privado o a regímenes excepcionales de contratación, se encuentran en el deber de publicar su actividad contractual en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP II o la plataforma transaccional que haga sus veces. Al respecto, se entiende por actividad contractual los documentos, contratos, actos e información generada por oferentes, contratista, contratante, supervisor o interventor, tanto en la etapa precontractual, como en la contractual y la poscontractual.

Así mismo, el registro de la información contractual ante el aplicativo SIA OBSERVA, según la Resolución Orgánica CDN-100-41-295 del 14 de julio de 2022 expedida por la Contraloría Departamental de Nariño, se debe efectuar en debida forma y en los formatos establecidos, presentándose MES A MES, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles del mes siguiente a través de la página de la Contraloría Departamental de Nariño, en el Sistema de Información SIA Observa.

Por lo señalado y en aras de prevenir el daño antijurídico y levantar las acciones correctivas y de mejoramiento del caso, el Proceso de Control y Evaluación recomienda:

El artículo 23 de la Ley 80 de 1993, indica: “DE LOS PRINCIPIOS EN LAS ACTUACIONES CONTRACTUALES DE LAS ENTIDADES ESTATALES. Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa. Igualmente, se aplicarán en las mismas las normas que regulan la conducta de los servidores públicos, las reglas de interpretación de la contratación, los principios generales del derecho y los particulares del derecho administrativo.”

Por lo tanto, la universidad a través de las unidades gestoras y el personal involucrado en la contratación docente, debe cumplir con la obligación de adelantar oportunamente los trámites administrativos necesarios para que el contrato celebrado sea ejecutable en debida forma ejerciendo los debidos controles, a fin de evitar daños derivados del no pago de las prestaciones ejecutadas.

Además, se anota que los docentes son solidariamente responsables por iniciar las clases sin tener un contrato legalizado, por lo cual la norma es clara en manifestar lo siguiente:

“De igual manera ocurre, cuando el particular ejecuta prestaciones sin contrato, obrando por su cuenta y a sabiendas de que no hay siquiera una relación precontractual, pues en este evento se está eludiendo claramente la aplicación de las normas que rigen la formación, existencia y ejecución de los contratos estatales”. Por lo tanto, se advierte que el particular incurso en esta situación, debe asumir los efectos de su negligencia, pues el daño proviene exclusivamente de su propia actuación.

RIESGOS PROBABLES ASOCIADOS AL PROCESO DE CONTRATACIÓN:

El desconocimiento de la normativa anterior, puede llevar a situaciones constitutivas de los denominados hechos cumplidos, como se observa a continuación:

HECHOS CUMPLIDOS:

Los hechos cumplidos se consolidan cuando se adquieren obligaciones, sin que medie soporte legal que los respalde, es decir, se eleve a escrito la obligación, y cuando existiendo tal formalidad; antes de su ejecución no se han cumplido requisitos mínimos y legales en su creación, como la reserva presupuestal previa, o cuando en la ejecución de un contrato se adicionan bienes o servicios no incluidos desde el inicio.

Al respecto, se recuerda que la Ley 1952 de 2019 “por medio de la cual se expide el Código General Disciplinario”, establece:

Artículo 54. Faltas gravísimas. Faltas relacionadas con la Contratación Pública:

3. participar en la etapa precontractual o en la actividad contractual, en detrimento del patrimonio público, o con desconocimiento de los principios que regulan la contratación estatal y la función administrativa contemplados en la Constitución y en la ley…

La incursión en la falta disciplinaria descrita podría conllevar una sanción consistente en destitución e inhabilidad para ejercer cargos públicos.

Ahora bien, se señala que la acción de repetición es un mecanismo moralizador y de mejora de la eficiencia de la administración pública con que el constituyente de 1991 dotó a la administración, a efectos de que esta pueda recuperar los dineros que tuvo que pagar como consecuencia de una sentencia o una conciliación cuya causa se encuentra en el actuar doloso o gravemente culposo de uno de sus agentes.

Para terminar, dando cumplimiento al Acuerdo Número 057 de junio 16 de 1994 “por el cual se expide el ESTATUTO DEL PERSONAL DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO”, es responsabilidad del Decano o Director respectivo en atención a sus facultades, ejercer la debida vigilancia sobre la manera y la calidad como el docente vaya dando cumplimiento a las obligaciones contractuales y podrá hacerle las sugerencias o recomendaciones que estime conveniente para la mejor ejecución del mismo.

Cualquier inquietud con respecto a lo señalado, acudir a la Sección de Talento Humano, Departamento de Contratación, Departamento Jurídico o las respectivas vicerrectorías.

Atentamente,