UNIVERSIDAD DE NARIÑO
VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
OFICINA CONTROL INTERNO DE GESTIÓN
CIRCULAR No. 009
PARA:
Vicerrectores, Secretario General, Decanos, Directores de Programa, Directores de Centro, Directores de Proyectos, Convenios, Jefes de Dependencia, Extensiones y demás funcionarios y contratistas Universidad de Nariño.
DE:
Oficina Control Interno de Gestión y Vicerrectoría Administrativa.
FECHA:
5 de junio de 2017.
ASUNTO:
Presentación informe de actividades/gestión, semestre A de 2017.
La oficina de Control Interno, en cumplimiento de su misión institucional; respetuosamente solicita a VICERRECTORES, SECRETARIO GENERAL, DECANOS, DIRECTORES DE DEPARTAMENTO, DIRECTORES DE CENTROS, JEFES DE DEPENDENCIA, DIRECTORES DE PROYECTOS, CONVENIOS Y DEMÁS FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA UNIVERSIDAD DE NARIÑO, remitir a esta oficina en medio digital el informe de gestión correspondiente al semestre A del año 2017, el cual debe contener:
- Todas y cada una de las actividades, funciones y tareas adelantadas por el personal de colaboradores (funcionarios/contratistas), adscritos a las distintas áreas de sus dependencias, durante el Semestre A del año 2017.
- El informe debe ser presentado en esta oficina EN MEDIO DIGITAL, a más tardar el día viernes veintitrés (23) de junio de los corrientes para su respectiva consolidación, evaluación y posterior reporte al Señor Rector de la Universidad de Nariño; Dr. Carlos Solarte Portilla.
PROCEDIMIENTO A SEGUIR:
- Cada Vicerrector, Decano, Jefe de Departamento, Jefe de Área, Dependencia, Oficina, debe solicitar a cada uno de sus colaboradores la presentación del informe detallado de actividades, funciones y tareas realizadas o adelantadas durante el Semestre A del año 2017
- Después de haber recibido la información presentada por el equipo de colaboradores, cada Vicerrector, Decano, Jefe de Departamento, Jefe de Área, Dependencia, Oficina, DEBE CONSOLIDAR Y AGREGAR DICHA INFORMACIÓN A SU RESPECTIVO INFORME GENERAL DE GESTIÓN ADELANTADO DURANTE EL PERIODO SOLICITADO, este documento integrado es el que debe remitirse a la Oficina de Control Interno, EN MEDIO DIGITAL ÚNICAMENTE.
- La información a presentar por el equipo de colaboradores de su Unidad AcadémicoAdministrativa, deberá ser diligenciada en formato de Calidad, INFORME DE ACTIVIDADES Código: CIN-CYE-FR-13; Versión: 2; vigente a partir del 2015-03-20 el cual se anexa a este comunicado. (En el mentado formato su equipo de colaboradores deben diligenciar únicamente los campos de su competencia).
- Teniendo en cuenta la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) y el Acuerdo 029 del 20 de marzo de 2007 “por el cual se aprueba el instructivo para el manejo administrativo de los Bienes, Propiedad Planta y Equipo de la Universidad de Nariño”, es responsabilidad de cada uno de los jefes de oficinas, dependencias o contratistas que tengan a su cargo bienes de la entidad, que le hayan sido suministrados o los hayan adquirido para su servicio, uso, custodia o administración, revisar el estado de los mismos y cerciorarse de firmar al final de cada periodo el reporte ante la Oficina de Almacén y Suministros. En este punto, se advierte que NO revisar periódicamente los inventarios a cargo, implica responsabilidad administrativa, disciplinaria y fiscal. En vista de lo expuesto, se sugiere a cada persona consultar Inventario en el link directo de la página de la Universidad de Nariño: http://190.66.7.7/almacen/personal/index.php?opt=persona1.php), el cual desplegará un espacio para la consulta del inventario mediante la digitación del numero de identificación personal, así:
Nota Importante: Una vez impreso el reporte, se debe realizar una lectura de los bienes confiados en custodia, a fin de verificar la existencia y el estado de los mismos, anotando que en caso de existir sobrantes o faltantes en los bienes, ya sea que se encuentren justificados o sin justificar, se debe hacer ante la Jefatura de Almacén y Suministros y de manera formal las respectivas observaciones.
La oficina de Almacén y Suministros a su vez, deberá adelantar un informe consolidado de todos los inventarios institucionales reportados, por lo cual deberá remitir el resultado de esta verificación a la Oficina de Control Interno, indicando las novedades del caso si las hubiere, así como también el listado de las personas que no han realizado la firma de los mismos al cierre del periodo académico.
Para terminar, el Informe de Actividades solicitado, se fundamenta en:
- a. Artículo 5°de la Ley 951 de 2005, el cual señala: “Los servidores públicos del Estado, están obligados en los términos de esta Ley a entregar un informe mediante Acta de Informe de Gestión, sobre los asuntos y recursos a su cargo”.
- b. Artículo 2º.- de la Ley 87 de 1993, el cual consigna que la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces debe:
- Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
- Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
- Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
- Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
- Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
- Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.
El incumplimiento al requerimiento señalado anteriormente, será sancionado de conformidad a la normatividad interna establecida para la Universidad de Nariño y en concordancia a las Leyes generales que la regulan.
MARÍA ANGÉLICA INSUASTY C.
Jefe Oficina de Control Interno
